Mehr Leadership im Change aus Sicht der Projektleitung – Mitarbeiter erfolgreich durch Veränderungen führen

„Nichts ist so beständig wie der Wandel“ (Heraklit von Ephesus, etwa 540 – 480 v.Chr.).

Veränderungen haben schon immer stattgefunden. Die Geschwindigkeit des Wandels hat sich jedoch in den vergangenen Jahren massiv erhöht. Unternehmungen, welche den Wandel nicht wahrhaben wollen, werden übernommen oder gehen unter. Deshalb ist es heutzutage ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, ständig in Bewegung zu sein.

Da die Veränderungen dem Naturell des Menschen widersprechen ist es sehr entscheidend, wie Sie Change Management leben. Insbesondere der Umgang mit den Emotionen der Mitarbeiter ist für die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungsvorhaben entscheidend. Sorgen Sie somit dafür, dass in einem Changevorhaben nicht nur das Management des Prozesses berücksichtigt wird, sondern auch Leadership. Folgen Sie daher nicht stur einem Prozess, sondern beziehen Sie die Mitarbeiter resp. mögliche Emotionen der Mitarbeiter von Anfang an in die Planung mit ein.

Umgang mit Emotionen = Leadership

Im heutigen Arbeitsalltag kann festgestellt werden, dass die Zeit für eine Konsolidierung nach einer Umsetzung eines Veränderungsvorhabens häufig fehlt. Das nächste Projekt ist bereits in den Startlöchern. Bei dieser Ausgangslage wird es immer schwieriger, Mitarbeiter für neue Projekte zu mobilisieren und zu motivieren. Ohne Berücksichtigung der Emotionen der Betroffenen, d.h. ohne Leadership in Change Projekten, können die Menschen nicht für die gewünschte Änderung begeistert werden. Und wenn die Mitarbeiter nicht hinter der geplanten Veränderung stehen, ist eine erfolgreiche Umsetzung nur sehr schwer erreichbar.

Damit betroffene Mitarbeiter die Veränderung mittragen, müssen sie den Sinn der Veränderung nachvollziehen können. Involvieren Sie die Mitarbeiter in das Projekt und geben Sie ihnen die Möglichkeit, die Veränderung aktiv mitzugestalten. Kommunizieren Sie aktiv über den Stand des Projektes und zeigen Sie Erfolge auf. Und seien Sie sich vor allem bewusst, dass die Veränderung Emotionen auslösen wird. Emotionen wie Unsicherheit, Angst, Wut etc. gehören bei einem Veränderungsprojekt dazu. Sie sollten erst beunruhigt sein, wenn Emotionen ausbleiben. In diesem Fall nehmen die Mitarbeiter das Projekt nicht ernst und gehen allenfalls aufgrund von Erfahrungen in der Vergangenheit davon aus, dass das Vorhaben dann sowieso nicht umgesetzt wird. Nehmen Sie die auftauchenden Emotionen der Mitarbeiter ernst und seien Sie in dieser Zeit für die Mitarbeiter da, hören Sie Ihnen zu und zeigen Sie Verständnis für deren Situation und Gefühle. Seien Sie aber auch konkret und bestimmt, wenn es darum geht, die Wichtigkeit des Veränderungsvorhabens aufzuzeigen. Dem Mitarbeiter muss klar sein, dass das Projekt realisiert wird. Er muss aber auch spüren, dass Sie ihn dabei unterstützen, diesen Prozess zu meistern.

Anhand eines Projektes im Umfeld des Autors wurde analysiert, wie Leadership in einem Veränderungsprojekt angewendet werden kann, um die Betroffenen für den Change zu mobilisieren und zu motivieren. Bei dieser vertieften Analyse und mit einer Befragung von Betroffenen konnten die folgenden drei Punkte als entscheidende Elemente eruiert werden:

1. Es muss genügend Zeit für die Standortbestimmung und Zieldefinition zur Verfügung stehen. Das gemeinsame Ziel der Veränderung muss über alle betroffenen Abteilungen hinweg für alle sachlogisch, aber auch psychologisch verständlich sein. Der Mitarbeiter muss den Sinn des Projektes nachvollziehen können. Dies kann durch eine gemeinsame und konkrete Vision der verbesserten Situation nach der Veränderung aufgezeigt werden. Dabei soll aber auch die aktuelle Situation gewürdigt und aufgezeigt werden, was bleibt. Der Mitarbeiter darf nie das Gefühl habe, heute sei alles schlecht und morgen alles besser. Die Projektleitung muss aufzeigen können, dass der aufgrund der Umstände notwendige Schritt nur möglich ist, weil die gute bisherige Arbeit und das Wissen der Mitarbeiter dies zulassen.
2. Die Kommunikation des Veränderungsvorhabens ist ebenfalls ein zentrales Element. Es müssen glaubwürdige Kommunikatoren gewählt werden, welche die erarbeitete, gemeinsame Vision authentisch und nachvollziehbar überbringen. Es muss dabei spürbar sein, dass das Management hinter dem Projekt steht. Die Kommunikation ist im ganzen Verlauf einer Veränderung wichtig, verlagert sich dann jedoch später in die Verantwortung der Führungskräfte in den einzelnen Bereichen. Da die direkten Vorgesetzten der Mitarbeiter im Verlauf des Projektes durch den direkten Kontakt mit den Betroffenen zu den Hauptkommunikatoren werden, ist es wichtig, dass im Vorfeld ein gemeinsames Kommunikationskonzept erarbeitet wird und dieses mittels Workshops oder Schulungen im Detail mit den Führungskräften besprochen wird.
3. In der Organisation muss eine gesunde Fehler- und Feedbackkultur bestehen oder aufgebaut werden. Dies ist für eine nachhaltige Umsetzung einer Veränderung entscheidend. Der Umgang in der Organisation muss von gegenseitigem Respekt geprägt sein und es muss ein positives Menschenbild vorherrschen. Es muss spürbar sein, dass dem Mitarbeiter vertraut wird und Fehler erlaubt sind. Wichtig ist, dass die Organisation aus den gemachten Fehlern lernen kann und die Erfahrungen nutzt, um diese in Zukunft vermeiden oder mindestens reduzieren zu können.

Empathie als entscheidender Faktor

Für den Umgang mit den Emotionen der Betroffenen in Veränderungsvorhaben ist Empathie der entscheidende Faktor. Wer sich nicht in die Lage der Betroffenen versetzen kann, wird mit den nicht planbaren und teilweise nicht rationalen Emotionen grosse Mühe haben.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass der Aspekt Leadership für die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungsvorhaben ein zentraler Punkt ist. Die Anzahl von laufenden Projekten und die Geschwindigkeit der Realisierung erschweren die vollständige Berücksichtigung der hiervor erarbeiteten Aspekte. Nichts desto trotz müssen diese jedoch vermehrt in den Fokus rücken, da es genau wegen der Anzahl der Projekte und der Geschwindigkeit der Realisierung immer schwieriger wird, die Betroffenen für neue Vorhaben zu motivieren und zu mobilisieren. Und wenn dies nicht gelingt, wird der gewünschte Erfolg ausbleiben oder mindestens viel mehr Ressourcen (Zeit und Geld) benötigen, als geplant war.

Unterstützung durch Coaching

Sie können Leadership im Change durch einen Coach als Sparringpartner aktiv reflektieren. Durch die unvoreingenommene Aussensicht des Coachs kann er Sie durch systemische Fragen, Methoden und Instrumente dabei unterstützen, das Projekt und die Umsetzung von verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, aus einer gewissen Distanz das Vorhaben zu betrachten und Möglichkeiten zu erarbeiten, wie sie das Projekt auch emotional von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung begleiten können.

Es würde mich freuen, Sie bei Ihrem Projekt begleiten und herausfordern zu dürfen.