Mehr Nachhaltigkeit durch DMS erreichen

Nachhaltigkeit und eine nachhaltige Unternehmenskultur werden für jedes Unternehmen immer bedeutsamer. Auf der Liste konkreter Maßnahmen im Rahmen einer Nachhaltigkeitsstrategie sollte digitales Dokumentenmanagement mit einem DMS nicht fehlen. Es optimiert Prozesse, spart Kosten wie Ressourcen und senkt damit den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens. Lesen Sie hier weitere Informationen, wie sich mehr Nachhaltigkeit durch DMS erreichen lässt.

Umsetzung nachhaltiger Strategien im Unternehmen

Der Begriff der Nachhaltigkeit umfasst drei Bereiche: Ökologie, Soziale Gerechtigkeit und Ökonomie.  Eine Nachhaltigkeitsstrategie sollte grundsätzlich alle aufgreifen. Ein allgemeingültiges Modell gibt es dafür nicht. Jedes Unternehmen muss einen eigenen, individuell passenden Weg finden. Dafür jedoch gibt es einige allgemeine, bewährte Ansätze:

• Festlegung von gut messbaren Zielen und Zwischenzielen – etwa die Senkung des CO2-Fußabdrucks um einen bestimmten Prozentsatz
• Die Verwendung von Umweltmanagementstandards (ISO 14001) hilft vor allem größeren Unternehmen Umweltauswirkungen zu identifizieren, zu kontrollieren und zu verbessern.
• Bewusstsein und Engagement von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch Schulungen fördern
• Einführung neuer Arbeits(zeit)modelle, die die Nachhaltigkeit des Unternehmens stärken können
• Effizienz von Liefer- und Prozessketten optimieren
• Lieferanten und Partner mit hohen Nachhaltigkeitsstandards suchen
• Nutzung erneuerbarer Energien
• Investitionen in energiesparende Technologien, um CO2-Verbrauch wie Kosten zu senken
• Integration der Nachhaltigkeitsstrategie in die Unternehmenskultur
• transparente Kommunikation der Strategie und aller Maßnahmen nach außen wie unternehmensintern

Herausforderungen bei der Umsetzung der Strategien

Die größte Herausforderung sehen die meisten Unternehmer und Entscheider in den initialen Kosten und weiteren Investitionen. Vor allem KMU, Selbstständige oder Freiberufler wähnen hier eine unüberwindbare Hürde und verzichten direkt auf eine ganzheitliche Nachhaltigkeitsstrategie. Ein zweites Problem kann im Wandel der Unternehmenskultur entstehen. Alle Mitarbeitenden müssen von den Änderungen überzeugt sein. Unsicherheiten oder offener Widerstand lassen die Strategien scheitern. In einem Wettbewerb, bei dem andere auf Investitionen in Nachhaltigkeit verzichten, kann die eigene Transformation zunächst Umsätze oder Margen belasten. Dann wird es umso wichtiger, Nachhaltigkeit als wesentlichen Teil der Corporate Identity deutlich zu kommunizieren. Sie stellt heute schon vielfach einen wichtigen Wettbewerbsfaktor dar, der letztlich das Unternehmensergebnis sogar deutlich steigern kann. Zuletzt kommt es immer auf Glaubwürdigkeit und Transparenz an. Jede Behauptung von Nachhaltigkeit muss belegbar sein. Ansonsten entsteht schnell der kontraproduktive, imageschädigende Eindruck von Greenwashing.

Mit der Einführung und Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) meistern Sie direkt einige dieser Herausforderungen und leisten einen positiven Beitrag für Klima und Umwelt.

CO2-Bilanz reduzieren: mehr Nachhaltigkeit durch DMS

Ein DMS bietet zuerst einen sehr einfachen und nicht sehr kostenintensiven Einstieg in die nachhaltige Transformation. Selbst kleinere Unternehmen können sich die Investition in ein DMS leisten und profitieren direkt von geringeren Kosten für alle Prozesse der Dokumentenbearbeitung.

Die Nutzung eines DMS senkt den Papierverbrauch im Unternehmen enorm. Das spart ebenso und schont wertvolle natürliche Ressourcen. Digitale Dokumente eröffnen dann ganz andere Möglichkeiten bei der Zusammenarbeit. Die Bearbeitung der Dokumente kann jederzeit ortsunabhängig erfolgen, was in vielen Unternehmen Fahrten, Pendeln, Kraftstoff und Umweltbelastung reduzieren kann. Am Ende hilft das DMS sogar beim Reporting, um die Nachhaltigkeitssteigerungen mit dem System zu dokumentieren.

Messungen dieses ökologischen Erfolgs lassen sich an verschiedenen Stellen durch Key Performance Indicators (KPI) messen – zum Beispiel beim:

• Energieverbrauch
• Wasserverbrauch
• Müllverursachung
• CO2-Emissionen
• Ressourceneffizienz oder auch im sozialen Bereich durch
• Mitarbeiterzufriedenheit

Diese Zahlen geben nicht nur Feedback zur Wirksamkeit einer Nachhaltigkeitsstrategie, sondern bilden genauso einen öffentlichen Ausweis für die unternehmerische Nachhaltigkeit durch DMS und andere Schritte.