So funktioniert digitale Rechnungsprüfung
docu-fix GmbH
Prozesse. Sicher. Digitalisieren. Digitale Lösungen machen Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.
Zuletzt haben wir Ihnen Lösungen für die E-Rechnungspflicht und die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung gezeigt. Sie automatisieren rechnungsbezogene Arbeitsprozesse und erhöhen die Effizienz in diesem Bereich messbar. Speziell für den Bereich der Eingangsrechnungen werden unsere Digitalisierungsexperten oft gefragt, wie der wichtige Schritt der Rechnungsprüfung digital und sogar automatisch abläuft. Dazu heute mehr:
Die drei Teile der Rechnungsprüfung
Eine Rechnungsprüfung erfolgt
Die formelle Prüfung achtet auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in der Rechnung. Erfüllt diese die allgemeinen Vorschriften zur Geltendmachung der Vorsteuer (§ 14 UstG) oder die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro? An diesen Punkten fehlerhafte Rechnungen müssen aussortiert und neu angefordert werden. Daneben prüft man hier weitere Punkte wie etwa die Richtigkeit der angegebenen Beträge.
Der Abgleich von Rechnung mit Bestellung oder Wareneingang bildet den sachlichen Prüfungsteil. Er erfolgt meist dezentral, was einen hohen Bearbeitungs- und Zeitaufwand bedeutet – besonders, wenn diese Prüfung noch papierbasiert durchgeführt wird.
Eine Subprüfung durch weitere Personen erfolgt zusätzlich bei unklaren Rechnungen oder Prüfungsergebnissen aus den ersten beiden Schritten. Dadurch verlängert sich ein Prüfprozess noch einmal deutlich.
Mit den Prüfungen ist die Rechnungsbearbeitung jedoch noch nicht abgeschlossen. Es folgen Freigabe, Buchung und Bezahlung sowie Ablage beziehungsweise Archivierung der Rechnung.
Empfohlen von LinkedIn
Digitale Rechnungsprüfung für alle Schritte
Rechnungen lassen sich heute genauso digital wie vorher physisch durch den Prüfungsprozess leiten; inklusive Freigabe und automatischer Genehmigung. Sämtliche beschriebenenTeile der Rechnungsprüfung finden dabei Berücksichtigung. Die dafür notwendigen Routinen sind in den meisten DMS bereits voll integriert und erfordern lediglich noch eine Anpassung auf unternehmensindividuelle Anforderungen – zum Beispiel zu den Beträgen, bis zu denen Rechnungen automatisiert freigegeben werden sollen. Die aufwendige Arbeit mit Papierdokumenten entfällt im gesamten Prozess.
So läuft die digitale Rechnungsprüfung im Einzelnen ab
Rechnungen erreichen hier das Unternehmen direkt als E-Rechnung oder werden nach Eingang kurz digitalisiert und vereinheitlicht. Schon vor dem Eingang – bei einer Warenbestellung – lassen sich zusätzliche Merkmale wie die zuständige Kostenstelle oder das entsprechende Konto festlegen und werden später bei der digitalen Rechnungsbearbeitung direkt aufgegriffen. Dazu erhalten alle Rechnungen automatisch eine Verschlagwortung. Dieses Intelligent Indexing sorgt später für eine leichte Auffindbarkeit.
Alle derart erfassten Rechnungen leitet das System selbstständig den für die Prüfung oder Genehmigung festgelegten Mitarbeitenden zu. Danach können weitere Prüf- und Genehmigungsinstanzen eingebunden werden oder es schließen sich unmittelbar die automatische Verbuchung, Bezahlung und Archivierung an. Die oft tagelangen Laufzeiten einer Rechnung von Stelle zu Stelle reduzieren sich auf ein Minimum von wenigen Sekunden. Alle für die Prüfung und Genehmigung benötigten Bestätigungen und Informationen liegen den digitalisierten Rechnungen bei und erlauben eine unmittelbare Entscheidung. Die enorme Zeitersparnis wirkt sich direkt positiv auf der Kostenseite aus.
Weitere Vorteile:
Datenschutz und -sicherheit stellen daneben wichtige Herausforderungen bei der digitalen Rechnungsprüfung dar. Ein DMS liefert Ihnen dafür das Grundgerüst. Achten Sie zusätzlich auf
um die Sicherheit der automatisierten, digitalen Rechnungsprüfung zu maximieren. Hierbei erhalten Sie in der Zukunft laufend weitere Unterstützung durch moderne Technologien wie Blockchain oder KI, die den gesamten Arbeitsprozess weiter optimieren können. Die schon heute sehr hohe Sicherheit dieser Automatisierung wird dadurch noch weiter anwachsen.
Haben Sie Interesse an einem unverbindlichen, persönlichen Kennenlernen der Möglichkeiten für die digitale Rechnungsbearbeitung? Dann sprechen Sie mit uns.