Personalauswahl mit System

Die Personalsuche und -auswahl sowie die sich anschließenden Einstellungsentscheidungen gehören zu den wichtigsten internen Investitionen, die nicht dem Zufallsprinzip überlassen werden dürfen. Persönliche Erfahrungen und Menschenkenntnis sind sicher fördernde Faktoren bei der Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern, können aber eine Verfahrensobjektivierung nicht ersetzen. Eine systematische abgesicherte Mitarbeiterselektion umfasst die folgenden Schritte:

1. Präzise Definition des Aufgaben- und Anforderungsprofils

Zunächst sind Anforderungskriterien für die zu besetzende Position systematisch zu erheben und zu definieren. Das heißt die für die Bewältigung der Aufgaben notwendigen spezifischen Fertigkeiten, Fähigkeiten und Eigenschaften müssen beschrieben, zusammengefasst und gewichtet werden und als Anforderungsprofil festgelegt werden. Damit ist eine wesentliche Grundlage für die Bewerberauswahl und die Vorstellungsgespräche geschaffen.

2. Strukturierung des Verfahrens

In einem weiteren Schritt muss das Einstellungsverfahren systematisch strukturiert werden, um eine größtmögliche Entscheidungssicherheit, Gültigkeit und Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen. Das heißt konkret:

• Wie wird der infrage kommende Bewerbermarkt angesprochen?
• In welchen Jobbörsen soll eine Stellenanzeige platziert werden?
• Auf welchen Social Media Kanälen macht eine Veröffentlichung Sinn? Können wir geeignete Kandidatinnen und Kandidaten direkt ansprechen? Ist es sinnvoll, eine spezialisierte Personalberatung in den Auswahlprozess miteinzubeziehen?
• Wie werden fehlende Informationen eingeholt, zum Beispiel durch ein Telefoninterview? 
• Wie viel Schritte umfasst die Auswahlstrategie?

3. Objektive Auswahlkriterien festlegen

Die dritte grundsätzliche Überlegung besteht darin, nach welchen Kriterien eine Vorauswahl der Bewerbungen getroffen wird. Es empfiehlt sich, eine Bewertungsskala für die bis dahin vorliegenden schriftlichen Bewerbungsunterlagen zu erarbeiten. Bewährt hat sich eine Bewertung nach vier Kategorien (sehr gut geeignet, gut geeignet, bedingt geeignet, nicht geeignet). Darüber hinaus gibt eine systematische Lebenslaufanalyse gute Anhaltspunkte für Fragen im späteren Vorstellungsgespräch. Diese vorformulierten Fragen werden zu einem Leitfaden zusammengefasst, der die Grundlage für ein teilstrukturiertes Interview bildet.

4. Strukturiertes Interview

Ein gutes Bewerberinterview bedarf einer systematischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Aus unserer Erfahrung gliedert sich ein solches Gespräch in folgende vier Phasen:

1. Kontaktphase

2. Interviewphase

3. Motivationsphase

4. Diskussion- und Abschlussphase

Ein intern erarbeiteter Leitfaden strukturiert das Gespräch und erleichtert den Ablauf.

5. Fundierte Entscheidung treffen

Hier geht es darum, nach Auswertung aller durchgeführten Interviews zu einer abgewogenen Einstellungsentscheidung zu kommen. Dazu ist es erforderlich, die gewonnenen Informationen in Bezug auf ihre Zielsetzungen und Anforderungen zu gewichten und im Anschluss daran eine fachliche Bewertung der Bewerberqualifikation im Hinblick auf die zu besetzende Stelle durchzuführen.