Projekt-Mediation

Projekt-Mediation, systematische Streit- und Konfliktlösung als erfolgsfördernde Kultur* im Projekt- & Prozessmanagement.

 OTPE-Infobrief 03-2022

Wahrscheinlich kennen Sie die Methoden und Techniken der „systematischen Problemlösung“ aus ihrem Qualitätsmanagement, Ihren Entwicklung-, Produktions- oder Fertigungsprozessen.

Was wäre, wenn man die Methoden zur Lösung technisch/ technologischer Probleme von der vertrauen Prozess- und Sachebene auf die für viele Entwickler, Projekt- und Prozess-manager ungewohnte Beziehungsebene überträgt? Was wäre, wenn man die Probleme auf der Motivations-, Führungs- und Handlungsebene der Projekte und Organisationen - die Konflikte - genauso systematisch lösen würde wie die auf der Sachebene?

Tatsächlich ist das nichts Neues. Die besonders erfolgreichen Unternehmen machen genau das. Die Harvard Professoren Kotter und Heskett haben dieses Konzept in ihrer Langzeitstudie untersucht und „erfolgsfördernde Kultur“ genannt. (*vergl. Kotter/Heskett, „Corporate Culture und Performance“).

Anders als das Management durchschnittlich erfolgreicher Unternehmen betrachtet das Management solcher besonders erfolgreichen Unternehmen ihr Unternehmen nicht nur als Kette von Prozessen mit spezifischen Aufgaben, sondern ganzheitlich - als ein komplexes sozio- ökonomisches/ technisches System. Das heißt, sie berücksichtigen in ihrem Führungsprozess auch all die unterschiedlichen Erwartungen und Vorstellungen, die Interessen, die Stakeholder in die Prozesse einbringen und die sie mit ihrem Engagement in den Prozessen umsetzen wollen. (Bild1)

Bild1: Projekte und Unternehmen als komplexe sozio-/ökonomische Systeme

Die Ergebnisse überraschen. Die unterschiedlichen Interessen, die die Stakeholder mit ihrem Engagement verfolgen führen zusammen mit dem eigenverantwortlichen Handeln der Stakeholder zu mehr Konflikten. Das führt auf den ersten Blick dann auch zu deutlich mehr Kommunikations- und Managementaufwand. Doch der erste Blick täuscht.

Tatsächlich ist der Kommunikations- und Managementaufwand dieser High performing Teams trotz der höheren Zahl von Streitigkeiten und Konflikten um ein Vielfaches geringer als der der Teams und Organisationen, deren Management versucht, die Konflikte zu vermeiden oder durch den Einsatz von Macht- oder Rechtsmitteln zu lösen.

Der Schlüssel liegt dabei im Umgang der Parteien mit dem Konflikt und miteinander. Die Konflikte sind nicht das Problem. Die Probleme entstehen erst, wenn die Parteien bei dem Versuch den Konflikt zu lösen scheitern und der Konflikt eskaliert. 

Während die Teams und Organisationen, die über keine erfolgsfördernde Kultur verfügen, oft über Wochen oder Monate "um die Sache" streiten, wechseln reife, agil arbeitende Teams und Organisationen in der Kommunikation auf die Beziehungsebene der Organisation. Dort können sie die Ursachen der Konflikte in Minuten oder wenigen Stunden lösen. Damit vermeiden sie eine Eskalation, langwierige Streitigkeiten und mögliche Schäden auf der Prozess- und Sachebene des Systems. (Bild2)

Bild2: Zeitdiebe und Kostentreiber

Dieses Vorgehen hat einen Namen: Mediation oder mediative Führung.

Stellen Sie sich vor, Sie würden als Projekt- oder Teamleiter, als Scrum Master oder Agile Coach über diese Fähigkeiten verfügen und dort, wo andere über Wochen oder Monate streiten, ad hoc mit allen Beteiligten eine Lösung vereinbaren, die von allen mitgetragen und unterstützt wird.

Mediation ist eine Technik, eine strukturierte Form der Kommunikation.

Es lohnt sich, seine Kompetenzen als Projektmanager mit den speziellen Führungs- und Verhandlungskompetenzen einer Mediatorin oder eines Mediators zu ergänzen. Welche Vorteile es hat, ein Projekt, ein Team oder eine Organisation mediativ zu führen, zeigt die Tabelle.

Bild3: Ergebnisse angewandter Mediation im Projektmanagement

Mediation ist kein Hexenwerk. Die Mediation verbindet Konflikt-, Motivations- und Beziehungsmanagement. Technisch gesehen sind Mediatorinnen und Mediatoren Regler, die die Motivation und das Commitment der Stakeholder zur Zusammenarbeit und damit das Handeln der Stakeholder im Unternehmen oder Prozess regeln. Das erlaubt ein gemeinschaftliches, ziel- und ergebnisorientiertes Handeln der verschiedenen Stakeholder, unabhängig von ihrem individuellen Verhalten, Sein und Mindset.

So wie die Regler in einem technischen System arbeiten die Mediatoren dazu mit dem Feedback der Stakeholder aus den Unternehmen, aus dem Prozess und den darin etablierten Managementsystemen. Das Feedback und ihre Fähigkeiten erlauben ihnen in den Prozessen:

• eine drohende Eskalation zu erkennen, ehe sie im Prozess eintritt,
• hocheskalierte Streitigkeiten ad hoc zu deeskalieren und zu lösen oder auch
• das Entscheidungsverhalten der Beteiligten zu antizipieren und so mögliche Prozess- und Verhandlungsverläufe gezielt zu steuern.

Bild 4: Handeln braucht Motivation

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie zur Lösung einer konkreten Aufgabenstellung Unterstützung suchen oder auch, wenn Sie ihre Fähigkeiten als Projekt- und Teamleiter, als Scrum Master, Agile Coach oder als Führungskraft erweitern wollen. Wir unterstützen Sie gern, damit Sie die Zeit und das Geld, dass Sie bisher vielleicht in die Lösung von Konflikten oder in die Beseitigung der Streitfolgen investieren mußten, sparen oder anderes verwenden können.

Bild 5: Projekt-Mediation und Projektmanagement als Einheit

Gern zeigen wir Ihnen erprobte Methoden und Werkzeuge, mit denen Sie in ihren Projekten, mit Ihren Teams und Ihrer Organisation solche Situationen selbst oder in Zusammenarbeit mit uns schnell und verlässlich klären und dauerhaft können ausräumen . Als geprüfte Mediatoren und Projektmanager freuen wir uns darauf, sie bei der Lösung konkreter Konflikte und Verhandlungsaufgaben oder auch bei Ihrer Weiterbildung zum Projekt-Mediator unterstützen zu dürfen.

Rufen Sie einfach an oder fordern Sie per e-Mail die Informationen zu unserem Ausbildungsprogramm an.

In diesem Sinn. Wir freuen uns auf Sie.

Ihr

Thomas Reich