Prozessmanagement - Das Spielfeld für sich entdecken

Erfolgreiche Unternehmen müssen auf den zunehmenden Wettbewerbsdruck, die Globalisierung sowie den stärkeren Fokus auf eine transparente und verantwortungsvolle Unternehmensführung mit effizienten und flexiblen Prozessen reagieren. Doch die Frage, die sich viele Unternehmen in diesem Zusammenhang immer häufiger stellen, ist, wie überhaupt in der eigenen Organisation gearbeitet wird. Durch agile Arbeitsweisen, Automatisierung oder aber mithilfe von IoT, soll das Unternehmen in die Lage versetzt werden, effizient und effektiv zu arbeiten. Die vorher zu erledigen Hausaufgaben, werden dabei in den meisten Fällen vollständig außer Acht gelassen. Ohne ein solides Fundament, bei dem die internen Prozesse klar sind, tätigen Unternehmen schnell die falschen Investitionen oder starten nicht zielführende Projekte. Auch deshalb scheitern in Deutschland ca. 60 bis 80 Prozent aller IT-Projekte (Quelle: t3n Magazin).

Viele Leser:innen haben es sicherlich schon einmal gehört, gesehen oder selbst ausgesprochen:

"Einen schlechten analogen Prozess zu digitalisieren oder gar zu automatisieren, macht den eigentlichen Prozess dadurch nicht zu einem sinnvollen Prozess."

Bevor man also, getrieben durch Wettbewerbsdruck oder Innovationseifer, entsprechende Projekte startet, ist es deutlich lohnender, die eigenen Prozesse zunächst kritisch zu hinterfragen und möglicherweise neu zu denken.

Das Prozessmanagement ermöglicht Unternehmen all ihre unternehmensweiten Prozesse zu untersuchen, zu beobachten und im Bedarfsfall zu verändern bzw. zu optimieren. Das übergeordnete Ziel des Prozessmanagements ist es, freie Ressourcen für das eigene Unternehmen zu schaffen, die wiederum an anderer Stelle gewinnbringender eingesetzt werden können. Durch optimierte Prozesse und nachhaltige Verbesserungen befähigen Sie das Unternehmen somit langfristig am Markt zu bestehen und aus der Masse herauszustechen.

Wege entstehen dadurch, dass man Sie geht. - (Franz Kafka)

Best Practice - So kann Prozssmanagement z. B. bei der Einführung einer IT-Lösung im Unternehmen sinnvoll genutzt werden

• Phase 1: Vorbereitungsphase

Die erste Phase des Projekts wird auch als Vorbereitungsphase bezeichnet. Innerhalb der Vorbereitungsphase stehen Tätigkeiten wie die Identifizierung einer Projektidee, die Formulierung eines Projektantrags oder das Festlegen der wichtigsten Ansprechpartner des gewünschten Projekts auf der Agenda. Im Anschluss wird das Vorhaben auf die informationstechnische Realisierbarkeit sowie die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit überprüft. Es sollten neben Investitionskosten vor allem Nutzeneffekte abgeschätzt werden und im Projektteam diskutiert werden.

• Phase 2: Ist-Analyse

Ziel der Ist-Analyse ist es, den organisatorischen und technischen Zustand der durch das Projekt betroffenen Unternehmensbereiche inklusive der Schwachstellen zu identifizieren. Daher werden zunächst systematisch die Prozesse der aktuell bestehenden Aufbau- und Ablauforganisation sowie die bestehende IT-Infrastruktur hinsichtlich Hardware und Software erhoben. Darauf aufbauend werden die bestehenden Schwachstellen in allen Fachbereichen identifiziert und samt ihrer Ursachen analysiert. Aus den Ursachen der Schwachstellen lassen sich vor dem Hintergrund des gegebenen Projektziels systematisch Änderungsbedarfe ableiten, die sowohl organisatorischer als auch informationstechnischer Natur sein können.

• Phase 3: Soll-Konzeption

Auch die Phase der Soll-Konzeption ist stark von Aspekten der Aufbau- und Ablauforganisation geprägt. Hier werden aufgrund der ermittelten Änderungsbedarfe die zukünftigen Soll-Prozesse für die relevanten Unternehmensbereiche entwickelt. Durch diese Veränderungen lassen sich mögliche Einsparpotenziale realisieren, die sich aus organisatorischen Schwachstellen ergeben. Aus den verbesserten Prozessen lassen sich nun Kriterien herleiten, die eine IT-Lösung erfüllen muss, um die Prozesse effizient und digital zu unterstützen. Diese Anforderungen werden in Form eines Lastenhefts zusammengefasst, das darüber hinaus auch jene Änderungsbedarfe berücksichtigen muss, die sich aus den grundsätzlichen informationstechnischen Schwachstellen ergeben haben. Die umfassende Einbeziehung der Prozessbeteiligten und späteren Anwender einer IT-Lösung ist gerade in dieser Phase unabdingbar, da nur so sichergestellt werden kann, dass nicht wichtige Aspekte der Prozessgestaltung oder fachspezifische Anforderungen an die IT übersehen werden, die einer späteren Akzeptanz der organisatorischen und technischen Lösung im Wege stehen. Das Lastenheft ist die fundierte Basis für die Auswahl einer geeigneten IT-Lösung und ermöglicht eine Anbieterentscheidung auf Basis eines qualifizierten, mit dem Lastenheft korrespondierenden Pflichtenhefts und darauf basierenden Angebots. Dieses Vorgehen wiederum trägt dazu bei, die Unsicherheit hinsichtlich der vorzunehmenden Investition zu reduzieren.

• Phase 4: IT- und Einführungsphase

In der Phase der IT-Gestaltung finden die Tätigkeiten statt, die die eigentliche Umsetzung der IT-Lösung zum Ziel haben. Hierzu gehören die Spezifikation der IT-Lösung mithilfe eines detaillierten Pflichtenhefts und darauf aufbauend der Entwurf und die Implementierung von Individualentwicklungen und/oder die Anpassung von Standardsoftwarekomponenten durch die Ausnutzung vorgesehener Customizing-Einstellungen oder durch kundenspezifische Erweiterungen der Software. Da die meisten IT-Lösungen in Unternehmen nicht als „Greenfield Ansatz“ entwickelt oder eingeführt werden, muss in dieser Phase auch die Integration der neuen Lösung in die bestehende IT-Landschaft konzipiert und realisiert werden. In der Einführungsphase erfolgt nach einem zuvor definierten Vorgehen die organisatorische Umstellung der beteiligten Unternehmensbereiche und Prozesse sowie die Produktivsetzung der neuen IT-Lösung. Beide Tätigkeiten müssen gründlich vorbereitet und in der Regel durch entsprechende Maßnahmen der Organisationsentwicklung sowie durch individuelle Schulungsmaßnahmen begleitet werden.

Good to know: Durch den Einsatz von z. B. SAP-Signavio-Lösungen werden Ihnen viele innovative Ansätze im Bereich des Prozessmanagements geboten. Zum Beispiel unterstützt SAP-Signavio-Process-Manager, die Modellierung, sorgt für ein einheitliches und gemeinsames Verständnis, reduziert Risiken und erleichtert Prozessentscheidungen und User-Schulungen im Nachgang. Darüber hinaus ermöglichen Simulationsfunktionen bereits vor der Umsetzung schnelle Erkenntnisse und zuverlässige Abschätzungen über mögliche Auswirkungen von Änderungen.

Prozessmanagement ist eine extrem wirkungsvolle Methode, die eigene Organisation langfristig effizienter aufzustellen und IT-Lösungen zu implementieren, die auch wirklich sinnvoll sind. Egal welche Größe das Unternehmen hat, der Aufwand das Prozessmanagement zu etablieren lohnt sich. Gerade beim Aufbau eines eigenen Prozessmanagements, aber auch bei der Betrachtung einzelner Kernprozesse, ist es extrem wertvoll einen Blick von außerhalb und nicht durch die Unternehmensbrille zu bekommen, da sonst schnell zu stark in den etablierten Denkmustern verblieben wird.

Getreu dem Motto: "Wir machen das mit den Fähnchen" 🏳🌈

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