Sie sind neue Führungskraft? So wird Ihr allererstes Team-Meeting ein Erfolg!

Selbstverständlich kennen Sie das Sprichwort: „Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.“ Und genau deshalb gehört die erste Besprechung mit Ihren Mitarbeitern zu den entscheidendsten Momenten auf Ihrem neuen Karriereweg. Einige Ihrer Mitarbeiter sind wahrscheinlich neugierig, ängstlich oder nervös, weil sie einen neuen Vorgesetzten haben. Ihre erste Teambesprechung bietet die perfekte Gelegenheit, die Mitarbeiter zu beruhigen, einen guten Eindruck zu hinterlassen und die Zusammenarbeit mit Ihrem neuen Team auf die bestmögliche Art und Weise zu beginnen.

Doch wie genau machen Sie das? Wie stellen Sie sicher, dass Ihr erstes Meeting mit Ihrem neuen Team reibungslos verläuft und Sie und Ihr Team in Zukunft erfolgreich sein werden?

Vorbereitung ist 90 % des Erfolges!

Wie Sie Ihre erste Teambesprechung als neuer Manager vorbereiten

Im Führungskräftetraining sagen wir: „Vorbereitung ist 90 % des Erfolges!“ Es gibt ein paar Dinge, die Sie auf jeden Fall im Voraus erledigen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre erste Personalversammlung ein Erfolg wird:

1. Ziel festlegen
2. Themen skizzieren
3. Stichworte vorbereiten
4. Logistik koordinieren
5. Nerven beruhigen

1. Legen Sie ein Ziel für die Teambesprechung fest

Wenn Sie vorab nicht wissen, was Sie bei einer Besprechung erreichen wollen, wird sie niemals erfolgreich sein. Überlegen Sie sich also vor Ihrem ersten Team-Meeting als neue Führungskraft, welche Ziele Sie damit verfolgen. Sei es, das Eis mit Ihrem neuen Team zu brechen (1) oder Ihr erstes Projekt durchzusprechen.

2. Skizzieren Sie wichtige Themen, die Sie behandeln wollen

Sie müssen zwar kein vollständiges Skript für Ihre Besprechung schreiben, aber Sie sollten sich einen allgemeinen Überblick über die Themen verschaffen, die Sie behandeln möchten. Die Goldrandvariante wäre eine vorher erstellte (und verteilte) Agenda.

Beispiel: Wenn das Ziel Ihres Treffens darin besteht, eine persönliche Verbindung herzustellen (1), sollten Sie z. B. Ihren beruflichen Hintergrund, Ihren Managementstil und Ihre Führungsphilosophie ansprechen.

3. Stichworte vorbereiten

Sobald Sie wissen, welche Themen Sie ansprechen wollen, sollten Sie für jedes Thema ein paar spezifische Stichworte vorbereiten. Überlegen Sie, welche Themen sich eher für eine Teamsitzung eignen und welche besser in Einzelgesprächen behandelt werden sollten.

Zum Beispiel: Bereiten Sie ein oder zwei Anekdoten oder Erfolgsstorys vor, die Sie mit der Gruppe teilen möchten, planen Sie eine Übung zur Auflockerung oder bereiten Sie eine Check-in-Aktivität (2) für die Sitzung vor.

4. Koordinieren Sie die Logistik der Teambesprechung

Sie sollten alle Details der Besprechung im Voraus planen. Überlegen Sie, wo und wie Sie sich treffen werden (Präsenz oder virtuell) und wer teilnehmen muss. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Details in Ihrer Kalendereinladung oder, so bald wie möglich, mit Ihren Meeting-Plattformen teilen. Stellen Sie sicher, dass ausreichend Getränke, Moderationsmaterial, etc. vorhanden sind.

5. Beruhigen Sie Ihre „Neu-Manager-Nerven“

Wenn Sie vor der Leitung Ihrer ersten Mitarbeiterversammlung ein wenig nervös oder ängstlich sind, ist das kein Problem! Alles, was Sie zum ersten Mal tun, kann nervenaufreibend sein – das gilt insbesondere für die Leitung Ihrer ersten Team-Besprechung.

Tipp: Planen Sie unmittelbar vor der Besprechung etwas Zeit in Ihrem Kalender ein, um Ihren Geist (und Ihre Nerven!) zu beruhigen. Sie können diese Zeit nutzen, um vor der Besprechung spazieren zu gehen oder ein paar tiefe Atemübungen zu machen.

Wie Sie Ihre erste Teambesprechung als neuer Manager durchführen

Nachdem Sie Ihre Vorbereitungen getroffen haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihre erste Teambesprechung tatsächlich durchzuführen (Hurra!). Im Folgenden finden Sie einige Hinweise zur Durchführung Ihrer ersten Teambesprechung. Diese werden Ihnen helfen, Ihr Besprechungsziel zu erreichen, eine Verbindung zu Ihrem Team herzustellen und eine solide Grundlage für eine erfolgreiche und produktive Teamerfahrung zu schaffen:

1. Eis brechen
2. Flexible Struktur
3. Interaktives Erlebnis
4. Überschaubarer Rahmen
5. Fragen beantworten
6. Authentisch sein
7. Nächste Schritte

1. Brechen Sie das Eis mit Ihren Mitarbeitern

Ihr Team nimmt zum ersten Mal an einer Besprechung teil, die Sie verantworten. Wie bereits erwähnt, sind Ihre Mitarbeiter vielleicht etwas neugierig, ängstlich oder nervös. Bevor Sie mit dem inhaltlichen Teil Ihrer Besprechung beginnen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um das Eis zu brechen (1) und alle (auch Sie selbst!) zu beruhigen.

Tipp zum Eisbrechen: Beginnen Sie Ihr Treffen mit einem kurzen Kennenlernspiel oder einer Runde Eisbrecherfragen (1)

2. Halten Sie die Struktur der Besprechung flexibel

Es ist wichtig, eine Tagesordnung für die Besprechung zu haben. Sie sollten sich jedoch nicht so sehr an diese Tagesordnung klammern, dass Sie die Gelegenheit zu fruchtbaren Gesprächen verpassen. Lassen Sie genügend Spielraum, damit sich Interaktionen organisch entwickeln können.

3. Machen Sie das Meeting zu einem interaktiven Erlebnis

Niemand mag es, wenn man eine Stunde lang auf ihn einredet. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihr Team einzubeziehen und es an den Inhalten der Besprechung zu beteiligen. Auf diese Weise bleiben diese während des Meetings geistig anwesend und wissen von Anfang an, dass Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter wertschätzen.

Ein Beispiel: Nachdem Sie Ihr Team über Ihren persönlichen Hintergrund informiert haben, könnten Sie auch reihum gehen und jeden Mitarbeiter bitten, sich und seine Rolle vorzustellen.

4. Halten Sie die Besprechung in einem überschaubaren Rahmen

Wenn Meetings zu lange dauern, wird es den Teilnehmern schwerfallen, fokussiert zu bleiben. Versuchen Sie, sich so kurz wie möglich zu fassen und die Gesamtdauer der Besprechung unter einer Stunde zu halten. Wenn Sie länger brauchen, sollten Sie Pausen einplanen.

Denken Sie daran: Sobald Sie sich mit Ihrem Team getroffen haben, sollten Sie sich auch zeitnah zu Einzelgesprächen treffen.

5. Lassen Sie Zeit für Fragen der Mitarbeiter

Diese initiale Personalversammlung ist die erste Gelegenheit für Ihr Team, Sie kennenzulernen. Deshalb sollten Sie am Ende der Sitzung genügend Zeit für eine Fragerunde mit dem Team einplanen. Sie selbst werden die Gelegenheit haben, Ihre eigenen Fragen (3) während der persönlichen 1:1-Treffen mit jedem Teammitglied zu stellen.

Tipp: Sehen Sie die Besprechung als Gelegenheit, die Herausforderungen und Anliegen Ihres neuen Teams kennenzulernen. Möglicherweise haben Sie nicht alle Antworten auf deren Fragen, und das ist in Ordnung! Notieren Sie sich die offenen Fragen für das nächste Meeting, und sorgen Sie dafür, dass Sie dann passende Antworten parat haben.

6. Zeigen Sie Ihre Persönlichkeit

Der Aufbau von Vertrauen und authentischen Beziehungen gelingt nur, wenn die Menschen sehen, wer Sie wirklich sind. Dies führt zu einer besseren Kommunikation, zu mehr Vertrauen und Respekt und letztlich zu besseren Arbeitsbeziehungen. Wenn Sie also Ihre erste Mitarbeiterversammlung leiten, lassen Sie Ihre Persönlichkeit durchscheinen!

Ein Beispiel: Wenn Sie ein humorvoller Mensch sind, machen Sie Witze. Wenn Sie ein Hobby haben, erzählen Sie davon. Achtung: Das heißt nicht, dass Sie sich in den Mittelpunkt stellen sollen.

7. Planen Sie nächste Schritte

Wenn Sie Ihre Besprechung beenden, sollten alle Teilnehmer genau wissen, was von ihnen erwartet wird und was als nächstes kommt. Bereiten Sie einige nächste Schritte für die Zeit nach der ersten Mitarbeiterbesprechung vor und informieren Sie Ihre Mitarbeiter über diese. Darüber hinaus können Sie zusätzliche nächste to-dos festlegen, die sich aus dem ergeben, was während des Meetings zur Sprache kam.

Ideen für die nächsten Schritte: Planen Sie Einzelgespräche mit jedem Teammitglied, veranstalten Sie eine Schulung zu neuen Systemen und Prozessen, veranstalten Sie ein Brainstorming zur Planung von Projekten oder vereinbaren Sie einen Termin, um einige Teamwerte und -grundsätze festzulegen.

Toi Toi Toi

Werte Leserinnen und Leser, haben Sie noch Ergänzungen für die Vorbereitung und Durchführung des allerersten Team-Meetings als neue Führungskraft? Dann freue ich mich auf Ihre direkten Nachrichten oder Kommentare.

Allen neuen Führungskräften drücke ich die Daumen für einen guten Start und eine erfolgreiche Karriere.

Ich wünsche Ihnen, dass Sie die Führungskraft werden, der Sie selbst gerne folgen würden.

Beste Grüße, Ihr Carsten Seiffert

(1) Eisbrecherfragen - ausführliche Beispiele: carstenseiffert.de/blog/

(2) Check-in-Aktivität - ausführliche Beispiele: carstenseiffert.de/blog/

(2) Fragen für Einzelgespräche - ausführliche Beispiele: carstenseiffert.de/blog/

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