Speaker-Proben für Events digital meistern - So geht's

Gerade bei großen Veranstaltungen, mit mehreren parallelen Tracks - sowohl bei digitalen Events als auch bei Präsenz-Events - können die Proben der Speaker zu einer echten Herausforderung werden:

• Mehrere Speaker wollen zur gleichen Zeit proben.
• Einige melden sich nicht zu einem Probetermin an, andere wiederum haben ihn im Moment der Vereinbarung schon fast wieder vergessen.
• Ihre Kollegen in der Technik haben keinen Überblick darüber, wer wann was probt.

Die Folge: Die Vorträge liegen ihnen nicht vor, was wiederum zu einem Zeitverlust führt. Doch das alles muss nicht sein. Seit Jahren managen wir von BEEFTEA diese Herausforderung mit einer digitalen Lösung und einem durchdachten Konzept dahinter:

Speaker-Proben und ihre Herausforderungen

Speaker-Proben müssen sein. Stimmen das Licht, der Bildausschnitt oder der Ton nicht, kann das schnell Ihr gesamtes Event ruinieren. Deshalb sind Speaker-Proben so wichtig. Doch das Management dieser Testläufe hat es in sich. Neben den eben schon genannten Hürden, erfordern diese viel organisatorische Abstimmung. Alle Fragen rund um die Proben der Speaker müssen Sie individuell bearbeiten und beantworten:

• Welcher Speaker kann wann proben?
• Wo ist der reale oder digitale Veranstaltungsort?
• Wann und wo genau findet die Probe statt?
• Wie erfolgt die Anreise?

Darüber hinaus kann es Ihnen passieren, dass Ihre Speaker zu spät zu den Proben kommen, weil sie die vereinbarte Uhrzeit schlichtweg vergessen haben.

Doch das ginge deutlich effizienter und nervenschonender für alle Beteiligten. Mit dem bewährten BEEFTEA-Konzept und einer digitalen Lösung.

Wie wir bei BEEFTEA die Speaker-Proben digital und effizient managen

Die Lösung für die Organisation und Kommunikation der Speaker-Proben ist ein digitales Tool und ein durchdachtes System, mit wir sowohl individuell kommunizieren und zugleich die Routineaufgaben digitalisiert haben.

Deshalb sieht das Management der Speaker-Proben dank einer digitalen Lösung bei BEEFTEA schon seit Jahren so aus:

• Buchung von Probenslots mit einem internem Verfügbarbeitscheck, D.h. das Tool überprüft und verhindert, dass zwei Speaker gleichzeitig proben.
• Buchung von verschiedenen Probenräumen, Das bedeutet, dass es sowohl auf der Bühne als auch in einem separaten Speaker-Check-Raum Proben gibt. Auf der Bühne geht es darum, dass sich die Speaker mit der Umgebung vertraut machen, während sie in dem separaten Raum die Präsentation noch einmal anpassen oder mit anderen Vortragenden abstimmen und Folien entsprechend verschieben können. So blockiert niemand zu lange die echte Bühne.
• Zentralisiertes Kommunikationstool für die Speaker, D.h. aus einem einzigen IT-System heraus werden die Speaker auf unterschiedlichen Kanälen angeschrieben, z.B. SMS, E-Mail oder Push-Notification. Der Vorteil: Der Organisator muss nicht mit verschiedenen IT-Systemen arbeiten und erreicht dennoch alle Speaker.
• Mehrstufige Erinnerungsfunktion für die Speaker (SMS, E-Mail), So stellen wir sicher, dass Ihre Speaker pünktlich erscheinen.
• Übergabe der Proben-Buchungen an Ihre Technik-Crew, Kommt nun ein Speaker zur Bühne, hat der Techniker die Präsentation schon vorliegen und derjenige, der sich um die Medien kümmert, hat auch diese griffbereit.
• Automatische Synchronisierung mit Terminkalendern aller Beteiligten, Alle Speaker haben ihren Termin fest in ihrem eigenen Kalender eingetragen.
• 24/7 Online-Terminbuchung über Ihre Website, über Links aus E-Mails sowie über Social Media.

Darüber hinaus gibt es in unserer mehrsprachigen digitalen Lösung eine automatische Wartelisten-Funktion. Ebenso lässt sich ein individuelles Branding im Sinne Ihrer Corporate Identity umsetzen und wir können Ihnen offene Schnittstellen (API) zur Anbindung an Ihre Tools zur Verfügung stellen. Der komplette Prozess ist natürlich absolut DSGVO-konform.

Fazit

Dank des digitalen Managements Ihrer Speaker-Proben weiß jeder Speaker und jeder aus Ihrer Technik-Crew, wann wer bei den Speaker-Proben dran ist. Der Speaker kann sich seinen Slot aussuchen - egal ob für ein Digitalevent oder für die Probe bei einem Präsenzevent - und erscheint dank der Erinnerung pünktlich zum vereinbarten Probetermin. Ihre Technik kann effizient alle Proben durchlaufen lassen und Sie können sich auf die Qualität aller Vorträge verlassen – ganz ohne organisatorisches Chaos oder Missverständnisse.

Wer mehr über unser Speakertool wissen möchte schreibt uns unter berlin@beeftea.de