5 Tipps für gelungene Konferenzen und Mitarbeiter-Events - aus der Sicht einer Vortragenden

Ich habe bisher auf rund 40 verschiedenen Events gesprochen - vom kleinen Meetup bis hin zur Konferenz mit vielen hundert Teilnehmern. Dabei habe ich viele gut organisierte aber auch manch chaotische Events erlebt. Ich bin zwar kein Eventmanager, kann aber aus diesen Erfahrungen einige Faktoren ableiten, die eine gelungene, reibungslose Veranstaltung ausmachen. Diese möchte ich hier mit dir teilen, damit dein nächstes Event für Teilnehmer, Vortragende und andere Akteure ein voller Erfolg wird.

Kommunikation ist alles

Wenn ich ein Event als "chaotisch" oder "nicht so gut organisiert" wahrgenommen habe, dann lag es fast immer an mangelnden Informationen. Entweder mir wurde nicht klar mitgeteilt, wo ich mich wann melden muss, um mich und meinen PC mit der Präsentationstechnik im Raum verkabeln zu lassen, Änderungen im Zeitplan wurden nicht rechtzeitig bekannt gegeben oder es gab unzureichend Vorab-Details über die Location. Ein Mal war es z.B. so, dass mir nicht mitgeteilt wurde, dass es einen separaten Raum für uns Vortragende gibt, wo man auch seine Wertsachen lassen kann. So musste ich mein Gepäck kurz vor dem Vortrag neben der Bühne "verstecken" um es während des Programmpunkts sicher aufzubewahren..

Mein Tipp: Miteinander kommunizieren und regelmäßig prüfen, ob man den Mitwirkenden alle relevanten Änderungen und Details bereits mitgeteilt hat. Das ist jetzt kein Geheimtipp, aber manchmal gehen solche Dinge im Trubel der Event-Vorbereitung schnell unter.

Interesse für eine Session vorher einschätzen

Ich war auf so mancher Konferenz, da fand meine Session in einem der kleinsten Räume statt. Der Raum war dann aber überfüllt und manche Menschen mussten stehen. Bei anderen Events war ich für die große Hauptbühne eingeplant, dort waren aber nur die ersten 4 Reihen voll besetzt. Beides ist nicht optimal. Im ersten Szenario müssen manche Teilnehmer stehen oder um einen Sitzplatz "kämpfen" - und sich so nicht voll auf den Inhalt fokussieren. Beim anderen Extrem ist es für den Vortragenden entmutigend, vor einem so leeren Saal zu sprechen und es kommt eventuell keine energiegeladene Stimmung im Publikum auf. Fragerunden sind zäh und von unangenehmen stillen Phasen geprägt.

Mein Tipp: Vorher herausfinden, wie viele Teilnehmer sich für einen bestimmten Programmpunkt interessieren. Natürlich ist das Ergebnis nicht exakt, es hilft aber bei der Raum- und Zeitplanung. Möglichkeiten dazu wären eine Umfrage oder eine Konferenz-App, in der sich Teilnehmer ihre Lieblings-Sessions vormerken können.

Fragen vorbereiten (lassen)

Bei vielen meiner Vorträge gab es Fragerunden, die oft auch sehr interessant waren - für mich und das Publikum. Manchmal gibt es aber die Situation, dass niemand die erste Frage stellen will. Es breitet sich Stille aus, alle schauen sich fragend an, und nichts passiert. Ein professionell geschulter Redner kann das natürlich auflösen, z.B. indem man die Situation mit einem Witz auflockert oder selbst eine beliebte Frage stellt und gleich beantwortet. Nicht jeder Vortragende hat aber eine Redner-Ausbildung durchlaufen, sondern ist "nur" Experte/Expertin auf dem eigenen Fachgebiet. Deswegen sollte man als Veranstalter darauf vorbereitet sein.

Mein Tipp: Den Moderator oder die Moderatorin bitten, sich während des Vortrags eine erste Frage zu überlegen. Alternative: Sich vom Vortragenden vorher eine kleine Liste oft gestellter Fragen zuschicken lassen, die der Moderator dann stellen kann, wenn der Anfang der Fragerunde zäh verläuft.

Technisch flexibel bleiben

Bei einem Meetup letztes Jahr war der "Klicker" auf der Bühne nicht mit meiner Präsentationssoftware bzw. deren Tastenbelegung kompatibel. Man konnte den technischen Aufbau aber recht schnell und flexibel anpassen, so dass ich den PC direkt über die Tastatur steuern konnte, ohne "Klicker". Jeder Vortragende bringt einen anderen PC mit, die Betriebssysteme und eingesetzten Programme sind verschieden. Flexibilität und Improvisationstalent hilft, die Technik im Griff zu behalten.

Mein Tipp: Man könnte alle Vortragenden bitten, ihre Folien in einem einheitlichen Format an den Veranstalter zu schicken und spielt diese dann von einem zentralen PC aus ab. So lassen sich Kompatibilitätsprobleme vermeiden. Die andere Möglichkeit: Jeder bringt sein eigenes System,. Dann sollte aber zwischen den Vorträgen genug Zeit für technische Umbauten sein. Auch sollten erfahrene Techniker und die verschiedensten Anschlüsse bereitstehen. um mit technischen Herausforderungen schnell und professionell umgehen zu können.

Speaker in das Event-Marketing mit einbeziehen

Wenn ich vor einem Event eingeladen werde, auf einem Social Media Kanal des Veranstalters ein kurzes Interview zu geben oder einen kleinen Gastbeitrag für dessen Website zu schreiben, dann freue ich mich! Warum? Es ist eine Win-Win Situation. Der Veranstalter bekommt Online-Material für sein Marketing und ich kann meine Expertenposition stärken sowie schon vor dem Event eine Verbindung zu den Teilnehmenden aufbauen. Das Problem: Diese Anfragen sind sehr selten. Viele Veranstalter/innen lassen diese Chance ungenutzt.

Mein Tipp: Die Vortragenden bei öffentlichen Events in das Marketing einbeziehen - weit über die reine Line-Up Bekanntgabe. Kleine Aktionen wie z.B. ein Live-Interview auf Instagram kosten den Beteiligten nur einige Minuten Zeit, steigern aber den "Buzz" um das Event. Auch Sammel-Posts wie "Die Top-Tipps unserer Speaker" wo jeder Vortragende einen kurzen Tipp oder ein Zitat beisteuert, sind nicht aufwändig, können das Event-Marketing aber unterstützen. Solange es für Adie Vortragenden kein großer Zusatzaufwand ist und sie mti einer Erwähnung ihrer Social Media Kanäle oder einem Link auf ihre Website "belohnt" werden, sagen die meisten bestimmt nicht nein.

Fazit

5 einfache Dinge können dazu beitragen, dass das Event für alle ein Erfolg ist -für Teilnehmende, Vortragende und das eigene Unternehmen. Für ein gutes Event braucht es natürlich noch einiges mehr - z.B. gute Vortragsredner. Ich selbst halte Vorträge zu den Themen "Ziele erreichen - trotz der Hindernisse" sowie "Digitale Barrierefreiheit als Erfolgsfaktor im Online-Marketing/in der Softwareentwicklung". Da ich nicht alle Themen abdecken kann und es neben mir noch so viele andere großartige Kollegen gibt, stelle ich auch gerne den Kontakt zu guten Rednern in meinem Netzwerk her. Lass uns einfach mal unverbindlich über die Veranstaltung sprechen, die du gerade planst.