Verhindern Sie Frühfluktuation: Onboarding von Führungskräften entscheidet über Kollaboration.

“Wer gut anfängt, hat schon zur Hälfte das Ziel erreicht." 

Was Aristoteles in der Nikomachischen Ethik beschreibt, trifft auch in der Unternehmenswelt von 2024 zu. - Vielleicht mehr denn je: 

Die Bedeutung von Onboarding-Prozessen nimmt kontinuierlich zu. 

Die Gründe sind klar: Komplexere Arbeitsprozesse und demografischer Wandel. 

↪️Von gelungenen Onboarding-Prozessen profitiert das gesamte Unternehmen. 

Und: Mangelhaftes Onboarding hingegen kann zur Frühfluktuation führen. Wenn das Führungspositionen betrifft, hat die dadurch hervorgerufene Instabilität schwerwiegende - nicht nur monetäre - Folgen.  

Obwohl Unternehmen die Bedeutung erkennen, werden Onboarding-Prozesse oft noch als nicht ausreichend empfunden. Studien konstatieren beispielsweise zu wenig Strukturen beim Onboarding. 

Ich habe in letzter Zeit intensiv Einführungsphasen von Führungskräften beobachtet und trage in diesem Artikel Faktoren für gelingende Onboarding-Prozesse zusammen. 

Auf geht’s: 

Onboarding ohne Preboarding ist kein Onboarding

Vor dem tatsächlichen Start vergehen mitunter Monate. Diese Zeit ist für den Unternehmenseinstieg bereits kostbar. 

• Finden Firmenevents statt? - Dann gehören künftige Mitarbeitende und vor allem die neuen Führungskräfte mit dazu. 

• Stehen bedeutende Unternehmensentscheidungen an? - Dann informieren Sie künftige Führungskräfte über die Genese und die Resultate. 

• Was passiert gerade in der Abteilung der künftigen Führungskraft?- Halten Sie die Person auf dem Laufenden. 

Kurzum: Es gilt Möglichkeiten zu finden, der neuen Führungskraft gegenüber einladend und integrativ aufzutreten. Das darf auch informelle Treffen mit einschließen. 

Wichtig: Besprechen Sie das gleich im Einstellungsprozess. Der Wunsch danach darf übrigens auch von der neuen Führungskraft ausgehen. 

Wer übernimmt den Lead im Onboarding? 

Es gibt ein sehr wichtiges Element, das beim Thema On- bzw. Preboarding mitunter völlig untergeht:

➡️ Pre- und Onboarding ist ein zweiseitiger Prozess. 

Sowohl das Unternehmen als auch die neue Führungskraft selbst sollten Initiative ergreifen. 

Das Unternehmen sorgt für eine frühzeitige Integration und stellt einen Plan auf, welche Prozesse erklärt werden und welche Tools oder IT-Zugänge die neue Führungskraft benötigt. 

Die neue Führungskraft selbst formuliert Wünsche, was sie zur gelungenen Integration benötigt. 

Ich beobachte, dass die Pre- und Onboarding-Prozesse besonders erfolgreich sind, in denen die Integration ins soziale Gefüge schnell und gut gelingt. 

Wie wichtig ist die Reihenfolge der Vorstellungsrunde?  

Auch wenn unsere Welt sehr technologisiert ist - letztendlich zählen menschliche Schnittstellen. 

Wie gelingt nun die Integration ins soziale Gefüge besonders gut? 

Eine gut geplante und intensive Vorstellungsrunde gehört auf jeden Fall in einen gelungenen Pre- oder Onboardingprozess. 

Je nach Unternehmen ist die Reihenfolge der Vorstellungsrunde von Bedeutung. Zumindest in sehr hierarchisch geprägten Unternehmen. 

Das ist wie beim Antrittsbesuch des Kanzlers. Die Reihenfolge der Kennenlerngespräche erfolgt nach hierarchischen Ebenen. 

Es gibt aber auch andere, innovative Varianten. 

Gehören Rezeptionisten oder Lagerarbeitende in die Kennenlerngespräche von Führungskräften? 

Sympathisch und auch einfacher zu organisieren: Der Zufall entscheidet.

Ein Unternehmen aus meinem Kundenkreis hat Würfel zur Hilfe genommen. 

Zunächst wurde eine Liste erstellt. 

• Darin aufgenommen wurden Personen, die für die künftige Zusammenarbeit elementar sind. 
• Dann wurde die neue Führungskraft gefragt, wen sie unbedingt kennenlernen möchte. Sie sagte: den Pförtner und die Rezeptionistin. 
• Desweiteren wurden fünf Mitarbeiter aus der gesamten restlichen Belegschaft per Zufallsprinzip in die Liste aufgenommen. 
• Die Reihenfolge der Kennenlerngespräche wurde dann erwürfelt. 

Diese neue Führungskraft sagte, dass ihr gerade die Gespräche mit den fünf Zufalls-Mitarbeitenden sehr geholfen habe, tiefergehende Einblicke in die Kultur des Unternehmens zu bekommen.

Bekannt ist ein sehr praxisorientiertes Onboarding vor allem aus dem Einzelhandel: Zur Einarbeitung angehender Führungskräfte gehört hier der Einsatz in Filialen und hinter der Kasse zum Training dazu. 

Buddies oder Mentoren für Führungskräfte? 

Mentoren zur Einarbeitung sind noch nicht die Regel. Das Konzept wird aber zurecht immer beliebter. Wichtig für den Erfolg: Mentor und Mentee sind auf Augenhöhe und beide sind gleichzeitig Lernende und Lehrende. 

In letzter Zeit werde ich immer öfter gefragt, ob Buddies, also eine Art Paten, auch für Führungskräfte sinnvoll im Onboarding-Prozess sein können. 

Immerhin handelt es sich ja bei Führungskräften in mittleren oder großen Unternehmen häufig um gestandene Persönlichkeiten. Da könnte es ja sonderbar anmuten, ihnen einen Paten zur Seite zu stellen. 

Ein Buddy als Begleitung

Ich habe diese Form des Onboardings vor Kurzem in einem recht tradierten Unternehmen der Chemiebranche beobachten können. Mich hat natürlich interessiert, wie der Onboarding-Prozess gelungen ist und habe ein Jahr nach der Vermittlung noch einmal nachgefragt. Der Leiter der Forschungs- und Entwicklungsabteilung hat die Onboardingphase als sehr angenehm und gewinnbringend empfunden. Der “Buddy” stand in der Hierarchie niedriger, hatte allerdings als langjähriger Mitarbeiter intensive Kenntnisse der Zuständigkeiten und Prozesse. 

Wichtig bei der Buddy-Methode: Der ausgewählte Buddy muss ausreichend Zeit für die Begleitung haben! 

Die wichtigen Faktoren Zeit und Empathie

Wie bedeutsam Zeit und Empathie für gelingende Onboarding-Prozesse sind, kann gar nicht genug betont werden. 

Ich weiß, dass es gerade Führungskräften schwer fällt, nicht gleich mit 180 Prozent loszulegen und Veränderungen anzustoßen.  

Gelungene Einarbeitungsprozesse erfordern Geduld und das Verständnis, dass Veränderungen nachhaltiger wirken, wenn sie im Einklang mit der bestehenden Unternehmenskultur und einer offenen Fehlerkultur eingeführt werden. 

Was immer hilft: Versetzen Sie sich in Ihr Gegenüber. Überlegen Sie sich, wie Sie sich in Ihren ersten Arbeitstagen gefühlt haben. 

➡️Jede noch so gestandene Führungskraft verspürt erst einmal Unsicherheit. 

Lediglich die Art und Weise, wie diese in der Regel überspielt wird, unterscheidet sich. 

Genauso sorgen Neubesetzungen in der Führungsriege für Unsicherheiten in der Stammbelegschaft - auf hierarchisch untergeordneten Ebenen, genauso wie auf höher gestellten Ebenen. 

Meiner Meinung nach ist das wichtigste Momentum des Onboardings, diese Unsicherheiten anzuerkennen und auch zu benennen. 

So gelingt die soziale Integration in die Unternehmenskultur. 

Evaluation

Ich erlebe es immer wieder, dass Onboarding-Prozesse immer wieder neu aufgelegt werden. In den meisten Unternehmen sind Wechsel in der Führungsebene ja auch nicht Alltag. 

Dennoch empfehle ich, die Onboarding-Prozesse zu evaluieren, um sie für künftige Onboardings optimieren zu können. 

Fazit: 

Ziel erfolgreicher Onboarding-Prozesse ist die möglichst schnelle Integration in das soziale Gefüge der Unternehmenskultur. 

Ein einladendes und integrierendes Klima zu schaffen, gehört schon in die Preboarding-Phase. Das Onboarding sollte in einem Plan festgelegt werden. Es ist keine einseitige Serviceleistung des Unternehmens. Die neue Führungskraft sollte aktiv das Onboarding mitgestalten und Wünsche äußern. 

Ein Kernelement sind interne Kennenlerngespräche. Hier darf auch gewürfelt werden! Von gelungenen Onboarding-Prozessen profitiert das gesamte Unternehmen. 

Wen möchten Sie in einem neuen Unternehmen als erstes kennenlernen? 

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Ich bin Philip Thormann und seit mehr als 10 Jahren auf die Besetzung von Führungspositionen der obersten Ebenen bei Konzernen und inhabergeführten Unternehmen spezialisiert. 

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