Weniger Ineffizienz, mehr Produktivität: Automatisierung im Arbeitsalltag von Informationsarbeiterinnen und -arbeitern

Wir haben in Deutschland aktuell ein großes Problem: unsere Produktivität. Deutschland hinkt beim Bruttoinlandsprodukt nicht nur China und den USA hinterher. Auch in der Eurozone ist es ein Schlusslicht und bremst damit die gesamte wirtschaftliche Entwicklung. Wir produzieren zu wenig materielle Güter, zu wenig Dienstleistungen und sind auch nicht innovativ genug. So fällt zumindest die Analyse unter Expertinnen und Experten im Finanz- und Wirtschaftssektor aus. Die gute Nachricht ist: Automatisierung kann dabei helfen, dieses Problem zu lösen.

Denn schaut man sich die demografische Entwicklung einmal genauer an, dann steht fest: Deutschland muss mit weniger Menschen mehr produzieren. Das gelingt, indem Unternehmen auf Automatisierung setzen. Und auch, wenn diese alle möglichen Bereiche und Branchen betrifft, so möchte ich mich hier einmal explizit den Dienstleistungen und dem Arbeitsalltag von Informationsarbeiterinnen und -arbeitern widmen.

Ineffizienzen hindern uns daran, mit weniger Menschen mehr zu schaffen

Warum also genau die Information Worker? Wenn wir uns unseren Arbeitsalltag als Informationsarbeiterinnen und -arbeiter einmal näher anschauen, dann sind wir oft unglaublich unproduktiv. Man denke nur daran, wie wir mit Daten arbeiten, wie wir Dateien hin- und herschicken oder aber auch – ein ganz simples Beispiel – wie wir auf der Laptop-Tastatur herumtippen. Wer von uns beherrscht schon wirklich das 10-Finger-System beim Schreiben? Wahrscheinlich sind es nicht die meisten. Dabei würde allein das uns schon helfen, deutlich schneller zu arbeiten.

Hinzukommt: Wir verschicken immer noch Dateien per E-Mails. Wir konsolidieren Daten mühselig und sehr zeitaufwändig aus den unterschiedlichsten Systemen, führen sie in Excel-Tabellen zusammen und sitzen dann in Meetings, um erst einmal eine halbe Stunde darüber zu debattieren, warum die Daten so nicht stimmen könnten und wer denn jetzt wohl der richtige Ansprechpartner für welches Thema sein kann. Diese Ineffizienzen hindern uns daran, mit weniger Menschen mehr zu produzieren, mehr zu erreichen.

Was sind nun also ganz konkrete Fragestellungen, mit denen wir Information Worker uns unbedingt beschäftigen sollten?

1. Wo kann ich auf Excel-Listen verzichten?

Machen Sie mal eine einfache Übung: Sammeln Sie die in Ihrem Umfeld existierenden Excel-Listen und fragen Sie sich im Zuge dessen: Wo kommen die Daten, die in diesen Excel-Tabellen stehen, eigentlich her? Müssen sie unbedingt manuell oder halbautomatisch in Excel-Listen wandern, die dann herumgeschickt werden? Lassen sich die Daten nicht auch in dem System, in dem sie entstehen, konsolidieren und z. B. über Power BI in einem Report visualisieren und auf Knopfdruck bereitstellen, um so direkt über Fachthemen diskutieren und schneller Entscheidungen treffen zu können? Klar ist: Wenn wir nicht permanent mit dem Exportieren und Importieren von Daten oder dem Debattieren über Zahlen beschäftigt sind, dann treffen wir auch leichter und bessere Entscheidungen und können Dinge schneller vorantreiben. Sich also genau anzuschauen, wo und auf wie viele Excel-Tabellen – z. B. ein Drittel, die Hälfte, alle – verzichtet werden kann, ist wichtig. Übrigens: Wir bei HIRSCHTEC machen das auch und haben uns zum Ziel gesetzt, bis Ende des Jahres die Excel-Listen um die Hälfte zu reduzieren und Daten aus unseren Systemen über automatisierte Reports zu generieren.

2. Wo sind Systeme nicht miteinander verknüpft?

Eigentlich ein Klassiker, den die IT schon seit Jahrzehnten kennt. Wo hakt es beim Aufbau von Schnittstellen? Wo werden Daten nicht sauber zwischen den Systemen transferiert? Hier ist es wichtig, dass sichergestellt ist, dass zentrale Systeme nahtlos miteinander integriert werden können und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht permanent zwischen unterschiedlichen Systemen hin- und herspringen müssen. Denn auch das hat wiederum Ineffizienzen und Unproduktivität zur Folge.

3. Gibt es genug Freiraum für schnelle Entscheidungen und wie sind die Informationsflüsse gestaltet?

Je mehr Abstimmungsschleifen es gibt, desto unproduktiver wird’s auch oft. Freiräume für schnelle Entscheidungsfindungen sind daher essenziell. Gleiches gilt für die Gestaltung bzw. Optimierung der Informationsflüsse: Es muss klar sein, wer welche Informationen benötigt, wer sich zu welchem Thema äußern sollte und wer überhaupt in welchem Meetings sitzt. Und dann wäre da natürlich noch das Thema E-Mails: Wann und wofür braucht es diese überhaupt noch? Wo ermöglichen digitale Tools wie z. B. Social Intranets oder Mitarbeiter-Apps eine schnellere und effizientere Kommunikation? All das sind Themen und Fragen, mit denen sich insbesondere auch Kommunikationsabteilungen beschäftigen sollten, um das Thema Automatisierung und Steigerung der Produktivität deutlich nach vorne zu bringen.

Und nur eines nebenbei: Wer es schafft, durch Kommunikationsmaßnahmen wie die Einführung eines Digital Workplace, einer Mitarbeiter-App oder von Automatisierungen, den Information Overload zu reduzieren und nachweislich die Produktivität zu steigern, der hat immer ein gutes Argument in der Hinterhand, wenn es um Budget-Verhandlungen geht und rennt offene Türen beim Vorstand ein.

Und wie sieht es bei Ihnen aus? Überlegen Sie noch – oder automatisieren Sie schon? Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen und Ergebnisse und freue mich, wenn Sie diese in den Kommentaren teilen.