Wie funktioniert Digitalisierung in der Baubranche?

Um das Thema Digitalisierung kommt heutzutage keine Firma mehr herum. Denn längst sind die Zeiten von Zettel und Stift als Hauptkommunikationsmittel und Aktenordner als Ablagesystem vergangen. Auch die Baubranche spürt diese Veränderungen. Jedoch gab es hier in der Vergangenheit zahlreiche Probleme:

• fehlerhafte Schnittstellen: Die meisten Fehler im Bereich der Digitalisierung entstehen an den Schnittstellen. Denn entweder weiß Programm A nicht, ob tatsächlich alle Daten in der korrekten Form bei Programm B angekommen sind oder ein Update von Programm B führt zu schwerwiegenden und zeitkritischen Fehlern in der Verarbeitung von wichtigen Unternehmensdaten.
• komplizierte Auswahl: Um die Anzahl der Schnittstellen zu minimieren, entschied man sich für ein System. Hier stellte sich oft das Problem, für welches System man sich entscheiden sollte. Denn die eine funktionierende Lösung, die für alle Abteilungen – Buchhaltung, Bauleiter und Kalkulation – funktioniert, gibt es eigentlich nicht.
• Leben mit Kompromissen: Also mussten Kompromisse her. Diese brachten, je nach Arbeitsschritt, mal für die eine und mal für die andere Abteilung manuelles Nacharbeiten mit sich. Hinzu kam, dass die Software meistens ein ganzes Heer an Mitarbeitern brauchte, die sich nur darum kümmerten. Wirklich glücklich war damit niemand, aber man fühlte sich zumindest teilweise digitalisiert.

BIM - das Allheilmittel?

Auch die nun erscheinenden BIM-Lösungen sind keine echte Lösung - fehlende Standards und wenig Interaktionen sorgen dafür, dass zwar Prozessdaten übermittelt werden, "weiche" Informationen wie Emails, Fotos und Skizzen verbleiben oft in einem "Datensilo" und stehen anderen Applikationen nicht zur Verfügung.

Lösung: Ein eigenständiges Dokumenten-Management-System

Die Antwort auf all diese Herausforderungen liegt auf der Hand: Es muss ein System her, das sich nahtlos in alle bestehenden Systeme integrieren lässt. Es sollte zuverlässig funktionieren und noch dazu mobil genauso gut wie vor Ort funktionieren. Genau das haben wir jetzt im Angebot. Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

• Jeder arbeitet mit der Lösung, die zu ihm passt: Jede Abteilung kann dank des unabhängigen DMS (Dokumenten-Management-System) mit der Lösung arbeiten, die am besten für seine Abteilung funktioniert.
• Eine Software, die sich einfach integrieren lässt: Eine moderne Software kann in der Regel über eine direkte Schnittstelle an bestehende Systeme angebunden werden. Sollte das tatsächlich einmal nicht möglich sein, bieten Systeme wie „Zapier“ oder „IFTTT“ (If This Then That) einfache und sicher funktionierende Anbindungen.
• keine Angst mehr vor Updates: Zwar arbeiten die Systeme miteinander, aber jedes System steht autark da. Eine Anpassung in System A sorgt nicht für einen kritischen Ausfall in System B oder im DMS.
• keine Bindung an ein System: Das DMS ist vollkommen unabhängig. Somit ist niemand mehr gezwungen, das DMS eines bestimmten Herstellers zu nutzen. Oder sich ein DMS vom Hersteller einer Fachanwendung vorschreiben zu lassen.
• Updates en passant: Die Zeiten, in denen ein Update Wochen im Voraus geplant werden musste, gehören endgültig der Vergangenheit an. Dafür benötigt es auch keine Nachtschichten mehr. Die Updates laufen, wenn sie eben nötig sind. Die einzelnen Veränderungen können kleinschrittiger ausfallen und niemand muss sich „an die neue Version gewöhnen“.

Cloud oder auf eigener Hardware - eine Entscheidung für immer?

All das passiert, wenn nötig cloudbasiert oder es ist auf der bestehenden Hardware installiert. Somit hat jeder die Dokumente genau dann zur Verfügung, wenn er sie braucht. Dadurch entfällt auch der Eingriff in den bestehenden Programmcode.

Ein Wechsel des Betreibermodells ist jederzeit möglich. Sie legen sich also nicht langfristig fest, wie Ihre IT-Infrastruktur betrieben wird.

Vorteile für die Compliance?

Aufbewahrungsfristen werden automatisch eingehalten und die Effizienz des Unternehmens steigt quasi von allein. Auch um das Thema Datensicherheit muss sich niemand mehr Gedanken machen. Es kommen nur noch berechtigte Mitarbeiter an die unterschiedlichen Dokumente.