Wie Sie mit dem Wissen um Systeme zu leistungsfähigeren Projektteams kommen – Teil 3
Gerhard Wirnsberger
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Stellen Sie sich vor, Sie müssen Ihre monatliche Projektpräsentation für den Lenkungsausschuss vorbereiten. Der Termin steht fest und kann nicht verschoben werden. Das hat schon oft geklappt, nur dieses Mal bekommen Sie Daten von Ihrem Projektteam nicht, die Sie dringend für die Präsentation brauchen. Vielleicht haben Sie eine ähnliche Situation auch schon einmal erlebt. Lesen Sie weiter und erfahren Sie in diesem Blogbeitrag warum es nicht genügt, nur Handlungsabläufe zu beschreiben, sondern wie die nächste Entwicklungsstufe der Organisationsentwicklung aussehen muss, damit Abläufe in Unternehmen und Projekten effizienter werden.
Was Sie darüber wissen sollten
In meinem letzten Blogbeitrag, hier nachzulesen, habe ich über die historische Entwicklung von organisiertem Verhalten zu Organisationen geschrieben. Ein wesentlicher Entwicklungsschritt war die Industrialisierung, deren theoretische Basis Frederick W. Taylor mit dem Scientific Management schuf. Ein Grundgedanke des Scientific Managements war die Mechanisierung der Arbeit. Dabei zerlegte er die Herstellung eines Produktes in einzelne Arbeitsschritte, die arbeitsteilig ausgeführt werden konnten. Er schuf damit Handlungssysteme, in denen die Abfolge von Tätigkeiten in einzelnen Arbeitsschritte, die Handlungen, exakt definiert waren. Die Arbeit des Menschen wurde wie Abläufe von Maschinen nachbildet. Gegenüber dem Handwerker im Mittelalter stieg die Produktivität an. Es konnten mehr Waren in der gleichen Zeit produziert werden und die Herstellkosten pro Stück sanken. Man könnte meinen, alles ist gut.
Große Organisationen funktionieren immer noch nach dem Prinzip des Scientific Managements. Seit 150 Jahren hat sich daran wenig verändert, wie Arbeit in großen Unternehmen organisiert wird. Arbeiter führen arbeitsteilig einen Arbeitsschritt bei der Produktion aus. Es geht nur um die Verrichtung einer oder mehrerer Handlungen. Entsprechend der Theorie von Chester I. Bernard sind die Mitglieder der Organisation austauschbar.
Ein Fehler an dem Ansatz von Taylor ist, dass Menschen keine Maschinen sind. Das Prinzip der Mechanisierung der Arbeit wird dem Menschen nicht gerecht, denn wenn nur das mechanische Potential eines Menschen abgerufen wird, bleiben wesentliche Bereiche der menschlichen Fähigkeiten unberücksichtigt. Als Konsequenz entsteht ein Motivationsproblem, das in Organisationen oftmals beobachtet werden kann und in der Gallup-Studie jährlich dokumentiert wird. Die Gallup-Studie kann hier nachgelesen werden
Zusammengefasst ist das Ergebnis der Studie, dass deutsche Arbeitnehmer sich nur wenig an ihren Arbeitgeber gebunden fühlen. Fast ein Viertel (24%) der Beschäftigten in Deutschland hat innerlich bereits gekündigt. 61% machen Dienst nach Vorschrift. Nur 15% der Mitarbeiter haben eine hohe emotionale Bindung an ihren Arbeitgeber und sind bereit, sich freiwillig für dessen Ziele einzusetzen. Diejenigen Unternehmen, die eine hohe emotionale Bindung ihrer Mitarbeiter erreichen, haben entsprechend der Gallup-Studie einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil. Wie und womit können wir eine höhere emotionale Bindung erreichen? Dazu folgende Gedanken.
Von Handlungssystemen und Kommunikationssystemen
Denkt man den Gedanken der Handlungssysteme weiter, kommt man zu der Frage, wie die einzelnen Handlungen in der arbeitsteiligen Produktion koordiniert werden. Nach der Theorie von Chester I. Barnard sind Menschen in einer Organisation austauschbar. Die Qualität der Produkte muss unabhängig von einzelnen Personen sichergestellt werden. Folglich muss es in Organisationen ein Regelwerk geben, damit koordinierte Handlungen stattfinden können.
Der deutsche Soziologe Prof. Niklas Luhmann formulierte die Theorie sozialer Systeme. Darin beschreibt er als Basiselement aller sozialen Systeme die Kommunikation. Kommunikation ist erforderlich, damit koordinierte Handlungen stattfinden können. Anders als bei der Handlung sind an einer Kommunikation immer zwei Akteure beteiligt.
Dieser Gedanke, dass an einer Kommunikation immer zwei Akteure beteiligt sein müssen wird verständlich, wenn man sich das Prinzips des doppelten Interakts überlegt. Das Verhalten einer ersten Person wird als Mitteilung einer Information gedeutet und das Verhalten der zweiten Person als Verstehen interpretiert. Luhmann bezeichnet die Kopplung von „Information“, „Mitteilung“ und „Verstehen“ als „emergente Einheit der Kommunikation“.
Das klingt kompliziert, ist aber ganz einfach zu verstehen. Dazu ein kleines Beispiel:
In meinem Projekt möchte ich, dass die Software vor der Auslieferung besser auf Fehler getestet wird (=Information). Dazu teile ich meinem Projektteam mit, dass die Testüberdeckung mit den Anforderungen zu 100% gegeben sein muss (Mitteilung). In einem Testreport wird mir die Testüberdeckung bestätigt (=Verstehen). Dieser Ablauf ist eine Selbstverständlichkeit aus dem täglichen beruflichen Alltag.
Mit diesen Gedanken und der Übung wird klar, dass es nicht genügt, nur Handlungsabläufe zu beschreiben und Prozessabläufe zu spezifizieren. Die Grundlage für unser Handeln ist die Kommunikation. Aus Handlungssystemen werden Kommunikationssysteme, denn nach den grundlegenden Arbeiten von Prof. Niklas Luhmann findet ohne Kommunikation keine synchronisierte Handlung statt.
Welche Auswirkungen haben diese Erkenntnisse auf das Projektmanagement?
In Projekten werden mit einem großen Aufwand Projektprozesse definiert und Produktentwicklungsprozesse erarbeitet. Ohne Frage sind das wichtige Instrumente, ohne die komplexe Projekte nicht gelingen können. In der Praxis wird nur mittels Dokumenten kommuniziert, die in einem Workflow in SharePoint von Microsoft hinterlegt sind. Damit wird jede Kommunikation im Ansatz zerstört. Und wie wir jetzt wissen, ist Kommunikation die Grundlage für Handlungen und somit für erfolgreiche Projekte.
Zusammenfassung
Das Scientific Management ist die Grundlage für die Industrialisierung. Frederik W. Taylor schuf Handlungssysteme, in denen die Abfolge von Tätigkeiten in einzelnen Arbeitsschritten exakt definiert war. Der deutsche Soziologe Prof. Niklas Luhmann beschreibt als Basiselement aller sozialen Systeme die Kommunikation. Kommunikation ist erforderlich, damit koordinierte Handlungen stattfinden können. Kommunikation ist die Grundlage für erfolgreiche Projekte. Lesen Sie im nächsten Blogbeitrag mehr über erfolgreiche Kommunikation in Organisationen und in Projekten.
Bei Fragen zum Thema oder bei einem Wunsch auf persönliche Beratung oder ein Training sprechen Sie mich gerne an.
Viele erfolgreiche Projekte wünscht
Projektstart
Gerhard Wirnsberger, M.Sc.
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