¿Cómo puedes entrenar a tu equipo para construir mejores relaciones con los oradores?

1 Comunícate de forma clara y coherente

La comunicación es clave para cualquier relación, especialmente con los oradores que tienen agendas ocupadas, múltiples compromisos y altas expectativas. Usted y su equipo deben comunicarse de manera clara y coherente con los oradores sobre la visión, los objetivos, el formato, el cronograma, la logística y las expectativas del evento. Utilice una variedad de canales, como el correo electrónico, el teléfono, las videollamadas y las redes sociales, para comunicarse con los oradores y mantenerlos informados y comprometidos. Crea un kit de oradores que incluya toda la información y los recursos relevantes que necesitan para preparar y realizar su presentación. Y no olvide hacer un seguimiento con comentarios, agradecimientos y referencias después del evento.

2 Comprender y satisfacer sus necesidades

Los oradores no son solo proveedores de contenido, también son seres humanos con sus propias necesidades, preferencias y desafíos. Usted y su equipo deben comprender y satisfacer sus necesidades, ya sean relacionadas con viajes, alojamiento, equipo, accesibilidad, dieta u otros aspectos. Pregúntales qué necesitan y quieren del evento, y haz todo lo posible para complacerlos. Ofrézcales opciones y alternativas, y sea flexible y adaptable a cualquier cambio o problema que pueda surgir. Y demuéstrales que te preocupas por su bienestar, comodidad y satisfacción.

3 Colabora y co-crea

Los oradores no son solo participantes pasivos, sino que también son socios activos en el éxito de su evento. Usted y su equipo deben colaborar y co-crear con los oradores, e involucrarlos en la planificación, el diseño y la entrega del evento. Invítelos a compartir sus ideas, puntos de vista y comentarios sobre el tema, la agenda, el contenido, la audiencia y los resultados del evento. Anímelos a interactuar con otros oradores, patrocinadores, socios y asistentes, y cree oportunidades para establecer contactos y aprender. Y empoderarlos para que muestren su experiencia, personalidad y valor.

5 Aprender y mejorar

Los oradores no son solo invitados de una sola vez, sino que también son posibles aliados y defensores a largo plazo de su evento y organización. Usted y su equipo deben aprender y mejorar de sus relaciones con los oradores, y usarlas como oportunidades para mejorar sus habilidades, conocimientos y desempeño. Pídeles sus comentarios, sugerencias y testimonios sobre la calidad, relevancia e impacto del evento. Analice los datos, las métricas y los resultados de sus presentaciones, e identifique las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Y aplica las lecciones aprendidas, las mejores prácticas y las recomendaciones a tus futuros eventos y relaciones.