¿Cómo documenta y comunica los procesos y estándares de archivado de archivos a su equipo y a las partes interesadas?

1 Por qué es importante la integridad y la verificación del archivo

La integridad y la verificación del archivo son esenciales para garantizar la autenticidad, confiabilidad y facilidad de uso de los archivos archivados. La integridad del archivo significa que los archivos están libres de corrupción, alteración o pérdida, y que se puede recuperar y acceder a ellos según lo previsto. La verificación del archivo significa que los archivos se pueden validar y autenticar como copias originales o precisas de los datos de origen, y que cumplen con los estándares y políticas establecidos. Sin integridad y verificación del archivo, los archivos archivados pueden volverse inutilizables, inaccesibles o no confiables, y pueden comprometer los requisitos legales, reglamentarios u operativos de la organización.

2 Métodos para la integridad y verificación del archivo

Cuando se trata de la integridad y verificación del archivo, existen varios métodos según el tipo, el formato y el tamaño de los archivos, y el sistema y el entorno de archivado. Los métodos comunes incluyen sumas de comprobación, firmas digitales, cifrado y metadatos. Las sumas de comprobación son valores matemáticos calculados a partir del contenido de un archivo para detectar cualquier cambio o error; las firmas digitales utilizan una clave privada para firmar un archivo y una clave pública para verificarlo; el cifrado transforma el contenido de un archivo en una forma ilegible; y los metadatos son datos que describen las características, el contexto y el contenido de un archivo. Todos estos métodos se pueden utilizar para verificar la integridad de los archivos y proteger su confidencialidad.

3 Cómo documentar la integridad y verificación del archivo

Documentar la integridad y verificación del archivo es esencial para crear un registro del proceso y el resultado del archivo, así como para proporcionar evidencia y responsabilidad de la calidad y el rendimiento del archivo. Para ello, debe crear un plan de archivo, que describa los objetivos, el alcance, los métodos, los estándares, las funciones y las responsabilidades del proyecto de archivado. Además, el mantenimiento de una pista de auditoría registrará o informará de las acciones y eventos que se producen durante el proceso de archivado. Finalmente, genere un informe de archivo para resumir los resultados del proceso de archivado, como el número, tamaño, formato, suma de comprobación, firma, cifrado, metadatos o estado de los archivos. Este informe también puede incluir información sobre cualquier problema o recomendación para mejorar el proceso de archivado.