Aprenda a entregar y cerrar sus proyectos de ingeniería de manera efectiva, basándose en la gestión de proyectos y los principios de ingeniería.

Using the document keeping procedures active from the most essential key elements to end your project efficiently, Keeping all the project document saved & archived according to an established criteria will help you along your project till you hand it over.

¿Cuáles son las mejores prácticas para la entrega y el cierre efectivos de los proyectos?

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La entrega y el cierre del proyecto son etapas cruciales en cualquier proyecto de ingeniería, ya que garantizan que los entregables cumplan con las expectativas de las partes interesadas y que el proyecto esté formalmente cerrado y documentado. Sin embargo, muchos gerentes de ingeniería enfrentan desafíos para ejecutar estos procesos de manera efectiva, como falta de comunicación, roles y responsabilidades poco claros, documentación incompleta o problemas no resueltos. En este artículo, aprenderá algunas de las mejores prácticas para la entrega y el cierre efectivos de proyectos, basados en los principios de la gestión e ingeniería de proyectos.

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1 Definir los criterios de traspaso

Antes de entregar el proyecto al cliente, patrocinador o usuario final, debe definir los criterios que determinarán la aceptación de los entregables del proyecto. Estos criterios deben estar alineados con el alcance del proyecto, los objetivos, los estándares de calidad y los requisitos de las partes interesadas. También debe especificar los entregables que deben entregarse, como documentos técnicos, resultados de pruebas, manuales de usuario, materiales de capacitación o garantías. Al definir los criterios de entrega, puede evitar ambigüedades, disputas o retrabajo durante el proceso de entrega.

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2 Comunícate de manera efectiva

La comunicación es clave para garantizar una entrega y un cierre del proyecto sin problemas y exitosos. Debes comunicarte con el equipo del proyecto, las partes interesadas y los destinatarios de los entregables durante todo el ciclo de vida del proyecto, y especialmente durante las etapas de entrega y cierre. Debe informarles sobre el cronograma de transferencia, las expectativas, los roles y responsabilidades, los mecanismos de retroalimentación y los procedimientos de escalamiento. También debe proporcionar instrucciones, actualizaciones e informes claros y coherentes sobre el estado del proyecto, los problemas, los riesgos y las lecciones aprendidas. Al comunicarse de manera efectiva, puede generar confianza, relación y colaboración entre las partes del proyecto.

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3 Documento y archivo

La documentación y el archivo son esenciales para capturar y preservar la información, el conocimiento y los resultados del proyecto. Debe documentar y archivar los entregables del proyecto, los procesos, los planes, los cambios, los problemas, los riesgos, las decisiones y las lecciones aprendidas. También debe asegurarse de que la documentación y el archivo cumplan con los estándares, las políticas y las regulaciones del proyecto. Debe utilizar herramientas, formatos y métodos adecuados para almacenar, organizar y acceder a los documentos y registros del proyecto. Al documentar y archivar, puede facilitar la entrega y el cierre, así como respaldar futuros proyectos, auditorías o revisiones.

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Maged Boshra

PMC Piping Lead Engineer at Wood. at Wood
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Zoheir Momeni

Value-Driven Project Expert | Data & Business Analyst | Agile Pathfinder | PMP, PBA, ACP
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Documenting and archiving are not only important for the project completion, but also for the project improvement. By documenting and archiving, you can create a valuable source of learning and feedback for yourself, your team, and your organization. You can use the project documents and records to analyze the project performance, identify the strengths and weaknesses, and discover the best practices and lessons learned. You...

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4 Llevar a cabo una revisión de traspaso

Una revisión de traspaso es un proceso formal de verificación y validación de los entregables del proyecto con respecto a los criterios de traspaso. Debe realizar una revisión de transferencia con el equipo del proyecto, las partes interesadas y los destinatarios de los entregables. Debe utilizar métodos y herramientas adecuados para probar, inspeccionar o evaluar los entregables. También debe recopilar y analizar opiniones, comentarios o sugerencias de los revisores. Debe documentar e informar los resultados de la revisión de la transferencia y resolver cualquier problema, defecto o brecha que pueda surgir. Al realizar una revisión de traspaso, puede asegurarse de que los entregables cumplan con los estándares de calidad y rendimiento, y satisfagan las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

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5 Obtener una aprobación de entrega

Una firma de traspaso es un reconocimiento formal y la aceptación de los entregables del proyecto por parte de los destinatarios. Debe obtener una aprobación de entrega del cliente, patrocinador o usuario final, después de completar la revisión de entrega y resolver cualquier problema. Debe utilizar un documento o formulario de firma de entrega que especifique los entregables, los criterios, los resultados, los comentarios y las firmas de las partes involucradas. También debe guardar una copia del documento o formulario de firma de entrega para sus registros. Al obtener una aprobación de entrega, puede confirmar que los entregables del proyecto se transfieren y aceptan, y que se cumple el alcance del proyecto.

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6 Realizar el cierre de un proyecto

El cierre de un proyecto es un proceso final de terminación y documentación del proyecto. Debe realizar un cierre del proyecto después de obtener la aprobación de entrega y entregar todos los resultados del proyecto. Debe cerrar los contratos, las cuentas, los recursos y las actividades del proyecto. También debe llevar a cabo una reunión de cierre del proyecto con el equipo del proyecto y las partes interesadas, para celebrar los logros del proyecto, reconocer las contribuciones del proyecto y compartir los comentarios y las lecciones aprendidas del proyecto. También debe preparar un informe de cierre del proyecto que resuma el rendimiento, los resultados y los aprendizajes del proyecto. Al realizar un cierre de proyecto, puede finalizar formalmente el proyecto y liberar los recursos del proyecto, así como capturar y difundir el conocimiento y la experiencia del proyecto.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Definir los criterios de traspaso

2 Comunícate de manera efectiva

3 Documento y archivo

4 Llevar a cabo una revisión de traspaso

5 Obtener una aprobación de entrega

6 Realizar el cierre de un proyecto

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Definir los criterios de traspaso

2 Comunícate de manera efectiva

3 Documento y archivo

4 Llevar a cabo una revisión de traspaso

5 Obtener una aprobación de entrega

6 Realizar el cierre de un proyecto

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