¿Cómo evitar errores comunes de etiqueta de correo electrónico que pueden dañar su reputación?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

El correo electrónico es una de las formas más utilizadas y esenciales de comunicación empresarial, pero también puede ser una fuente de frustración, malentendidos y conflictos si no se maneja adecuadamente. La mala etiqueta del correo electrónico puede dañar su reputación, credibilidad y relaciones con sus colegas, clientes y socios. Para evitar errores comunes de etiqueta de correo electrónico que pueden dañar su imagen profesional, siga estos seis consejos.

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1 Elija una línea de asunto clara y relevante

Su línea de asunto es lo primero que ve su destinatario y decide si abrir, ignorar o eliminar su correo electrónico. Asegúrese de que su línea de asunto sea concisa, informativa y coincida con el propósito y el tono de su correo electrónico. Evite las líneas de asunto vagas, engañosas o spam que puedan molestar o confundir a su lector. Por ejemplo, en lugar de escribir "Urgente!!" o "Hola", escriba algo como "Solicitud de comentarios sobre la propuesta de proyecto antes del viernes" o "Invitación al seminario web sobre etiqueta de correo electrónico".

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Mihaela Ene

Profesora y traductora de ingles, con certificado CELTA de Cambridge
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Avoid the use of punctuation in the subject line. People generally use the dash to connect parts of the info in the email, but you can go around it and write a clear and concise one-liner.

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2 Use un saludo y una firma profesionales y apropiados

Su saludo y firma establecen el tono y muestran respeto por su destinatario de correo electrónico. Dependiendo del nivel de formalidad y familiaridad, puede elegir entre diferentes opciones, como "Querido", "Hola", "Hola" o "Saludos" para el saludo, y "Atentamente", "Saludos", "Gracias" o "Salud" para la firma. Evite usar expresiones casuales o de argot, como "Hey", "Yo" o "Later", a menos que conozca bien a su destinatario y ellos también las usen. Además, evite usar saludos específicos de género, como "Estimado señor" o "Querida señora", a menos que esté seguro del género y la preferencia del destinatario.

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Mihaela Ene

Profesora y traductora de ingles, con certificado CELTA de Cambridge
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In the event of not knowing the recipient or not being sure of their gender, I would greet by using Good morning! Good afternoon! If you do know the recipient, then, Dear and Hello are good greetings. Everything else should be avoided. To close an email, there are several options: I hope you have a nice day! /Looking forward to ypur reply, / Should you need more information, please reply to my email / Best regards / Kind regards/ Yours sincerely / Yours faithfully (the last two being formal).

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3 Mantenga su correo electrónico conciso, claro y educado

Su correo electrónico debe ser fácil de leer, entender y responder. Evite escribir párrafos largos, divagantes o irrelevantes que puedan aburrir o abrumar a su lector. Use oraciones cortas, viñetas, encabezados y espacios en blanco para organizar su correo electrónico y resaltar los puntos principales. Use un lenguaje claro y sencillo, y evite la jerga, los acrónimos o la jerga que su destinatario puede no entender. Use la gramática, la ortografía y la puntuación adecuadas, y revise su correo electrónico antes de enviarlo. Además, use un tono cortés y respetuoso, y evite el sarcasmo, el humor o la crítica que puedan malinterpretarse u ofender a su lector.

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Mihaela Ene

Profesora y traductora de ingles, con certificado CELTA de Cambridge
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In the event of using an idiom that seems appropriate in the context and is familiar to the recipient, use quotes to highlight this is an expression or maybe a metaphor. Otherwise you might seem too informal in a situation where a bit of formality is in order. And in the workplace, a bit of formality should always exist.

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4 Considera tu audiencia y propósito

Antes de escribir o enviar un correo electrónico, piense en quién es su destinatario, qué quiere lograr y cómo podría reaccionar. Diferentes situaciones y relaciones requieren diferentes niveles de formalidad, tono y contenido. Por ejemplo, un correo electrónico a un cliente potencial debe ser más formal, cortés y persuasivo que un correo electrónico a un colega cercano. Un correo electrónico para solicitar un favor debe ser más humilde, agradecido y discreto que un correo electrónico para dar retroalimentación. Un correo electrónico para disculparse debe ser más sincero, empático y disculpado que un correo electrónico para felicitar.

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5 Tenga cuidado con los archivos adjuntos, CC, BCC y responda a todos

Los archivos adjuntos, CC, CCO y respuesta son características útiles del correo electrónico, pero también pueden causar problemas si se usan incorrectamente. Antes de adjuntar un archivo, asegúrese de que sea relevante, necesario y seguro. Evite enviar archivos adjuntos grandes, múltiples o no solicitados que puedan obstruir la bandeja de entrada de su destinatario o exponerlo a virus. Antes de CC, BCC o responder a todos, asegúrese de tener una razón válida y permiso para hacerlo. Evite copiar o copiar a ciegas a personas que no estén directamente involucradas o interesadas en la conversación por correo electrónico. Evite responder a todos a un correo electrónico que no le concierne o que puede ser manejado por una sola persona.

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6 Revise la etiqueta de su correo electrónico regularmente

La etiqueta del correo electrónico no es un conjunto fijo de reglas, sino una práctica dinámica y en evolución que depende del contexto, la cultura y las expectativas de su comunicación por correo electrónico. Para evitar errores comunes de etiqueta de correo electrónico que pueden dañar su reputación, debe verificar su etiqueta de correo electrónico regularmente y adaptarse a situaciones cambiantes y comentarios. Puede usar herramientas en línea, como Grammarly o Hemingway, para revisar su correo electrónico en busca de gramática, ortografía, legibilidad y tono. También puede solicitar comentarios de sus destinatarios, colegas o mentores sobre cómo mejorar su etiqueta de correo electrónico y evitar posibles dificultades.

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7 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?

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Mihaela Ene

Profesora y traductora de ingles, con certificado CELTA de Cambridge
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Writing is a process, even if it is an email, therefore, proofread 2-3 times and make adjustments. Consider how you would feel, what would you understand if you got this email, and you will know if it is successfully written or not. Do not insert the address of the recipient but when you have finished making amendments, that would be the last action before sending. You avoid in this way sending it my mistake before you have the chance to finish.

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1 Elija una línea de asunto clara y relevante

2 Use un saludo y una firma profesionales y apropiados

3 Mantenga su correo electrónico conciso, claro y educado

4 Considera tu audiencia y propósito

5 Tenga cuidado con los archivos adjuntos, CC, BCC y responda a todos

6 Revise la etiqueta de su correo electrónico regularmente

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