¿Cómo se mide la brecha entre el rendimiento actual y el deseado del proceso?

1 Definir el proceso

El primer paso es definir el proceso que desea mejorar. Debe tener un alcance claro y específico de lo que implica el proceso, quién está involucrado, cuáles son las entradas y salidas, y cuáles son las metas y objetivos. Puede utilizar herramientas como diagramas de flujo, diagramas o mapas para documentar el proceso y facilitar su comprensión y comunicación.

2 Medir el rendimiento actual

El siguiente paso es medir el rendimiento actual del proceso. Debe recopilar datos y métricas que puedan indicar qué tan bien está funcionando el proceso en términos de calidad, eficiencia, efectividad, satisfacción del cliente y otros criterios relevantes. Puede utilizar métodos como encuestas, entrevistas, observaciones o auditorías para recopilar la información y analizarla.

3 Identificar el rendimiento deseado

El tercer paso es identificar el rendimiento deseado o ideal del proceso. Debe definir los estándares y las expectativas que desea que el proceso cumpla o supere, y cómo se alinean con sus objetivos estratégicos y su visión. Puede utilizar herramientas como puntos de referencia, prácticas recomendadas o comentarios de los clientes para determinar el rendimiento deseado y compararlo con el rendimiento actual.

4 Analizar las brechas

El cuarto paso es analizar las brechas entre el rendimiento actual y deseado del proceso. Debe identificar las causas fundamentales y los factores que contribuyen a las brechas, y cómo afectan los resultados y productos del proceso. Puede utilizar herramientas como diagramas de espina de pescado, análisis FODA o matriz de análisis de brechas para organizar y priorizar las brechas y sus impactos.

5 Desarrollar acciones de mejora

El quinto paso es desarrollar acciones de mejora que puedan abordar las brechas y mejorar el rendimiento del proceso. Debe hacer una lluvia de ideas y evaluar posibles soluciones que puedan eliminar o reducir las causas y factores fundamentales de las brechas, y que puedan alinearse con sus recursos y capacidades. Puede utilizar herramientas como objetivos SMART, planes de acción o ciclos PDCA para planificar e implementar las acciones de mejora.

6 Monitorear y evaluar los resultados

El paso final es monitorear y evaluar los resultados de las acciones de mejora. Debe medir y realizar un seguimiento del progreso y los resultados de las acciones, y compararlos con el rendimiento y los objetivos deseados. Puede usar herramientas como paneles, informes o bucles de retroalimentación para supervisar y evaluar los resultados y realizar ajustes si es necesario.