¿Cuáles son las mejores prácticas para crear y actualizar un manual de operaciones empresariales?

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Un manual de operaciones empresariales es un documento que describe los procesos, directivas y procedimientos de su organización. Le ayuda a estandarizar sus flujos de trabajo, capacitar a su personal y garantizar la calidad y el cumplimiento. Sin embargo, crear y actualizar un manual de operaciones comerciales puede ser una tarea desalentadora, especialmente si tiene un negocio complejo o dinámico. En este artículo, aprenderá algunas de las mejores prácticas para crear y actualizar un manual de operaciones comerciales que sea claro, conciso y efectivo.

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Sumaiya Khan

Business Planner at Rock International Group

1 Evalúe sus necesidades

Antes de comenzar a escribir su manual de operaciones comerciales, debe evaluar sus necesidades y objetivos. ¿Cuáles son las principales funciones y actividades de su negocio? ¿Quiénes son los usuarios y lectores previstos de su manual? ¿Cuáles son los puntos débiles y los desafíos que desea abordar o prevenir? ¿Con qué frecuencia necesita actualizar su manual? Al responder a estas preguntas, puede definir el alcance, el propósito y la audiencia de su manual, y priorizar los temas más importantes y relevantes.

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Sumaiya Khan

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One needs to do their homework right before beginning the process of creating an operations manual. This means before you start to work on the content, the objectives and goals you want to accomplish should be as clear as day. Remember that an operations manual is capable of meeting all these objectives. Still, being clear about your ultimate goal sets the right path for the rest of the process. It helps you decide the content you should focus on and the amount of information to include to achieve positive outcomes.

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2 Elige un formato

El formato de su manual de operaciones comerciales puede variar según sus preferencias, industria y tecnología. Puede usar un procesador de textos, una hoja de cálculo, un software de presentación o una herramienta dedicada para crear su manual. Sin embargo, independientemente del formato, debe aspirar a una estructura coherente y lógica que sea fácil de navegar y entender. Puede usar encabezados, subtítulos, tablas, gráficos, diagramas, capturas de pantalla, videos u otras ayudas visuales para organizar e ilustrar su información. También debe usar un lenguaje claro y sencillo, evitar la jerga y los acrónimos, y revisar su contenido para mayor precisión y claridad.

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Sumaiya Khan

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In my opinion, a logical structure with process-related information divided into broad topics and presented systematically in well-defined categories is all you need to make your manual easy to navigate. The starting point should be a homepage that instantly gives employees a peek into what they can expect as they dig deeper into the manual. Short paragraphs, bullet points, and a lot of internal linking make for beautifully structured articles that are easy to follow and understand.

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3 Documente sus procesos

El núcleo de su manual de operaciones comerciales es la documentación de sus procesos. Un proceso es una serie de pasos o acciones que se toman para lograr un resultado u objetivo específico. Para documentar sus procesos, debe identificar las entradas, salidas, recursos, roles, responsabilidades y estándares de cada proceso. Puede utilizar diagramas de flujo, listas de comprobación, plantillas o scripts para describir y visualizar sus procesos. También debe incluir cualquier excepción, variación o contingencia que pueda ocurrir en diferentes escenarios o situaciones.

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Process documentation is a roadmap for an organization—it helps you identify the current state of a process to know how you can improve it. Any update that is done more than once or completed by multiple people needs to be documented. Doing so provides consistency for your organization and allows you to monitor and revise processes as you go along. Think about it this way—even highly skilled pilots who spend thousands of hours training and flying rely on preflight checklists. They don’t just rely on memory, and no step is considered too minute.

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4 Involucra a tu equipo

Su manual de operaciones comerciales no es un proyecto en solitario. Es un esfuerzo de colaboración que requiere el aporte y la retroalimentación de los miembros de su equipo, gerentes y partes interesadas. Debe involucrar a su equipo en la creación y actualización de su manual, ya que son ellos los que conocen los entresijos de su negocio. Puede pedirles que revisen, prueben o sugieran mejoras a su manual, e incorporen sus ideas y conocimientos. Al involucrar a su equipo, puede asegurarse de que su manual refleje la realidad y las mejores prácticas de su negocio, y que sea útil y relevante para sus usuarios.

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Seeking contribution from multiple teams is vital. The purpose of your operations manual is to serve as a one-stop platform for employees to find process information from across departments – sales, marketing, HR, and others. Creating such a comprehensive platform is a laborious task that requires the collective effort of multiple teams. To speed up the process and ensure that the manual contains the most accurate information, it’s good to have key employees from different departments on board. They know the processes in and out and therefore are better positioned to create valuable content that is of real help to employees. While bringing teams together, you can assign them specific roles and responsibilities for seamless collaboration.

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5 Capacite a su personal

Crear y actualizar su manual de operaciones comerciales no es suficiente. También debe capacitar a su personal sobre cómo usar y seguir su manual. Debe proporcionar sesiones de capacitación regulares y continuas para presentar, explicar y demostrar sus procesos, políticas y procedimientos. También debe alentar a su personal a hacer preguntas, compartir comentarios e informar cualquier problema o error en su manual. Al capacitar a su personal, puede asegurarse de que entiendan y cumplan con sus estándares, y que puedan realizar sus tareas de manera eficiente y efectiva.

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6 Revisa y actualiza tu manual

Su manual de operaciones comerciales no es un documento estático. Es un documento dinámico y en evolución que debe revisarse y actualizarse periódicamente. Debe supervisar y medir el rendimiento y los resultados de sus procesos, políticas y procedimientos, e identificar cualquier brecha, error o ineficiencia. También debe realizar un seguimiento de cualquier cambio o desarrollo en su negocio, industria o regulación, y ajustar su manual en consecuencia. Al revisar y actualizar su manual, puede asegurarse de que sea preciso, actual y relevante para su negocio.

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Sumaiya Khan

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Ensure a "Rigorous Review Process " As an internal documentation built for daily use, the operations manual must be reliable and free of flaws. While building the operations manual, remember that each article must pass through a strict review process, where multiple experts vet the content to find and fix errors before publishing it. A workflow review process is essential to maintain transparency regarding the status of each article and ensure that each content piece has zero errors at the time of publishing. A well-reviewed manual is essential to gain employees’ confidence and make them use the information without hesitation.

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2 Elige un formato

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