Estás empezando un nuevo proyecto. ¿Cuáles son las mejores formas de gestionarlo de principio a fin?

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Como ingeniero industrial, sabes que gestionar un nuevo proyecto puede ser desafiante y gratificante. Tienes que planificar, ejecutar, supervisar y controlar diversas tareas y recursos para lograr tus objetivos. Pero, ¿cómo hacerlo de manera efectiva y eficiente? Estas son algunas de las mejores prácticas que te ayudarán a gestionar tu proyecto de principio a fin.

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1 Definir el ámbito

Antes de sumergirte en los detalles, debes tener una visión clara y realista de lo que trata tu proyecto. ¿Cuáles son los objetivos, entregables, requisitos y limitaciones de su proyecto? ¿Quiénes son las partes interesadas, los clientes y los beneficiarios? ¿Cómo medirá el éxito y la calidad de su proyecto? Estas son algunas de las preguntas que debes responder para definir el alcance de tu proyecto. Un alcance bien definido le ayudará a evitar la corrupción del alcance, que es la tendencia a agregar más funciones o tareas que no forman parte del plan original.

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Sanjeev Gupta (PMP®)

Vice President and Project Director, Larsen and Toubro Ltd
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1. Study documents and prepare a high-level prog. 2. Presentation to management to draw key staff for planning, design, quality, stakeholder management 3. Draw mob advance 4. Make management plans like a . Design c. Schedule d. WBS e. Resources f. Manpower g. Budget and cost h. Risk and Stakeholder i. Safety j. Procurement k. Quality 5. Mobilization of resources 6. Place procurement orders. 7. Create work packages, appoint Pkg. managers & teams 8. Start site work with monthly, weekly program 9. Monitor progress, review, and corrective actions 10. Monitor/ Manage, stakeholders. 11. Budget control 12. Change control and decision-making 13. Approval, acceptance of work 14. Handover 15. Record lessons learnt 16. Demobilise

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Miflora Minoza-Gatchalian

Chief Executive Officer at QUALITY PARTNERS COMPANY LTD
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Before I start any project, I always refer to my 6Ds of logical thinking where D1=Define the problem or project goal you wish to achieve. Once the goal is clear proceed to D2=Design the processes that need to be undertaken to achieve the objectives. Then D3= Data collection will need to be done to gain enough info for efficient planning . From collected data proceed to D4=Describe results which should give the necessary information on further work to do and to D=5 Derive conclusions/recommendations to ensure effective progress. Finally, D6= Develop report and action plans showing how much had been accomplished in the initial approaches to project planning and implementation. Get back to D1 using documentations already initiated.

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2 Crear una estructura de desglose del trabajo

Una vez que hayas definido el alcance, debes dividir tu proyecto en unidades de trabajo más pequeñas y manejables. Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una representación jerárquica de las tareas, entregables y subtareas del proyecto. Le ayuda a organizar y asignar el trabajo a los miembros de su equipo, estimar el tiempo y el costo de cada tarea e identificar las dependencias y los riesgos. Puede utilizar varias herramientas y técnicas para crear una EDT, como la lluvia de ideas, los mapas mentales o las aplicaciones de software.

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Miflora Minoza-Gatchalian

Chief Executive Officer at QUALITY PARTNERS COMPANY LTD
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Once the project is clearly defined, then the 6Ds can be utilized in detail starting with Designing a Plan to run the project to achieve the goal at least cost in terms of Time, Money and Effort ( TME). This implies that a process has to be designed in a structural way making sure there is measurement of progress in every step of the operation. A very well-designed structure enables one to have an overview of the movements in the process that makes it easy to view which step could be causing progress slow-down. The structural framework, when properly designed, will enable fast reaction to any unforeseen event and thereby allow early corrective action. Furthermore, fast action saves time and money emanating from possible damage.

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3 Desarrollar un cronograma y un presupuesto

Una vez que haya creado una EDT, debe desarrollar un cronograma y un presupuesto para su proyecto. Un cronograma es una línea de tiempo que muestra cuándo comenzará y terminará cada tarea e hito. Un presupuesto es un plan financiero que muestra cuánto dinero necesitas y cómo lo gastarás. Para crear una programación y un presupuesto, debe utilizar la información de su WBS, como la duración de la tarea, los recursos y las dependencias. También debe tener en cuenta las incertidumbres y contingencias que pueden afectar a su proyecto. Puede utilizar varios métodos y herramientas para desarrollar una programación y un presupuesto, como diagramas de Gantt, diagramas de red o aplicaciones de software.

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4 Comunícate y colabora

Durante la ejecución de su proyecto, debe comunicarse y colaborar con los miembros de su equipo, las partes interesadas y los clientes. La comunicación es el intercambio de información, ideas, comentarios y actualizaciones. La colaboración es la coordinación de esfuerzos, habilidades y recursos. Para comunicarse y colaborar de manera efectiva, debe establecer roles y responsabilidades claros, utilizar canales y herramientas adecuados, establecer reuniones e informes regulares y fomentar una cultura positiva y de apoyo. La comunicación y la colaboración te ayudarán a mantener a todos en la misma página, resolver problemas y mejorar el rendimiento.

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Miflora Minoza-Gatchalian

Chief Executive Officer at QUALITY PARTNERS COMPANY LTD
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A well- designed plan includes quantified measures pertaining to estimated time per step in the process, manpower needed, materials & supplies. A schedule of monitoring meetings for effective monitoring is important. This well-designed plan should be communicated to Team members and other Collaborators where ideally, a consensus on the project design and implementation plans should be achieved. Regular meetings on the plan execution status will help a lot in obtaining consensus, as well as, possible improvements on the design after a thorough discussion on status of monitoring data. Speed of project design implementation & progress monitoring is achieved when proper communication exists and collaboration is accomplished.

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5 Supervisión y control

A lo largo del ciclo de vida del proyecto, debe supervisar y controlar el progreso y el rendimiento de su proyecto. El monitoreo es la recopilación y el análisis de datos y métricas. El control es la comparación y el ajuste de los resultados reales con los objetivos planificados. Para supervisar y controlar su proyecto, debe utilizar diversas herramientas y técnicas, como cuadros de mando, gráficos o aplicaciones de software. También debe implementar prácticas de control de calidad y gestión de riesgos para garantizar que su proyecto cumpla con los estándares y expectativas y para evitar o mitigar posibles problemas.

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6 Cierre y evalúe

Al final de su proyecto, debe cerrar y evaluar los resultados y las lecciones aprendidas. El cierre es la finalización y entrega formal y final de su proyecto. La evaluación es la evaluación y la retroalimentación de los resultados y procesos de su proyecto. Para cerrar y evaluar su proyecto, debe realizar varias actividades, como documentar y archivar los registros del proyecto, publicar y reconocer los recursos del proyecto, celebrar y agradecer al equipo del proyecto y realizar un análisis post-mortem. Cerrar y evaluar tu proyecto te ayudará a cerrar el círculo, satisfacer a las partes interesadas y a los clientes, y mejorar tus proyectos futuros.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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Estás empezando un nuevo proyecto. ¿Cuáles son las mejores formas de gestionarlo de principio a fin?

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1 Definir el ámbito

2 Crear una estructura de desglose del trabajo

3 Desarrollar un cronograma y un presupuesto

4 Comunícate y colabora

5 Supervisión y control

6 Cierre y evalúe

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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2 Crear una estructura de desglose del trabajo

3 Desarrollar un cronograma y un presupuesto

4 Comunícate y colabora

5 Supervisión y control

6 Cierre y evalúe

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