Publicación de Ambrosía

A propósito de un viaje fugaz que hice con Kelly Taravay para locacionar un evento de celebración de los 20 años de una organización internacional, en la que también soy Director. El locacionar es un arte no valorado. No solo significa encontrar la mejor locación para el evento, sino también imaginar no solo como quedaran los ambientes sino ademas, cuál será la experiencia del participante desde que inicia el evento (si son extranjeros, incluso es desde que bajan del avión). Tener la capacidad de imaginar cómo los recibimos desde que llegan a la locación, si será de día o de noche, qué branding usaremos, qué iluminación, si los recibimos con alguna bebida o alimento, cómo lograr el efecto wow cuando ingresen por primera vez... ¿qué comunicación deberían tener? ¿Cuánto durará el evento? ¿Qué harán cuando termine? ¿Qué tipo de problemas podriamos tener? Entre otras tantas cosas que seguramente estarán en el primer borrador de planeamiento del evento. Además de la creatividad e imaginación, se debe usar mucha intuición, especialmente cuando un evento como este se da en una ciudad donde normalmente no organizas tantos eventos como en casa (incluso en paises donde posiblemente hagas un evento por una sola vez en tu vida como Kazajistan por ejemplo donde nos toco el año pasado estar) donde conoces a tus aliados y proveedores al revés y al derecho. Entonces, ahí toca conocer a tu posible aliado y, más allá de lo que te explique sobre su experiencia, usar la intuición para saber si serán serios, comprometidos y si realmente te apoyarán cuando lo necesites. En conclusión, "locacionar", hacer scouting, hacer una visita in situ, on-site inspection, o como sea que lo llamen, siempre es importante realizarlo, sobre todo cuando la ciudad no es habitual para tu equipo. Y claro, normalmente no me toca el honor de hacer estas localizaciones, pero dado mi cercanía con la organización, ameritaba el "esfuerzo". Y ustedes, comunidad de LinkedIn, ¿recuerdan alguna locacion de eventos que les haya impresionado? *#GestionDeEventos #Locacion #onsitevisit #PlanificaciónDeEventos #KMJK

Que el quinto trabajo más estresante del mundo sea la organización de eventos, explica a la perfección esta imagen. 👇🏼 Sigo conociendo a personas que piensan que organizar un evento es… ❌ Hacer un par de llamadas ❌ Preocuparse por el color de las flores ❌Disfrutar desde una silla viendo como transcurre el evento Pero que la organización sea lineal y sencilla, es más bien una utopía. Vamos. El sueño de todo organizador.😂 Porque la realidad es muy distinta. 👉Decisiones del cliente a última hora que cambian por completo el evento. 👉Reaccionar de forma rápida a lo imprevisible 👉Caminar una media de 10k en el propio evento 👉 Coordinación y llamadas constantes con proveedores 👉 Llevar y controlar la contabilidad del evento En definitiva. Sobrevivir de la mejor forma posible. 🙃 Una profesión que puede parecer “fácil” desde fuera, hasta que llega tu turno. Y en ese momento te das cuenta de una cosa. Lo que te gusta es asistir a eventos. Y no organizarlos. 👀 Porque disfrutar del resultado, está bien. MUY BIEN. Pero las semanas previas son de mucho estrés y cambios, muchas horas de trabajo. Y es lo que realmente consigue que el evento salga adelante. Ahora cuéntame. ¿A ti también te ha pasado? ¿Se han centrado en el resultado y no han visto todo el trabajo que hay detrás? Me gustaría saber qué piensas en comentarios 👇 #Eventos #Organizacióndeeventos #NataliaBarchin

📍¿Te gustaría aprovechar al máximo cada vez que vas a un #evento? ⁉️ Desde que empecé a asistir a eventos pude comprobarlo: hay gente que sale enchufada y gente que sale con sensación de haber perdido el tiempo. Yo salía de cada evento con 4-5 nuevos #contactos interesantes y mis compañeros apenas habían hablado con gente que no conocieran. 👉🏼 Te cuento lo que hago yo para sacar el máximo partido a cada evento al que asisto: 1) Fija tu #propósito: Pregúntate para qué vas y qué quieres llevarte. 2) Revisa bien la #agenda: Temas, ponentes….¿Qué y quién te interesa más? 3) Avisa a tu red de que asistirás: Da #visibilidad, ayudarás al evento y podrás saber quién más va irá. Además, te pueden hacer recomendaciones. 4) Conecta con la gente: Haz preguntas (la de "¿Qué ponencia te ha gustado más hasta ahora?" nunca falla). Da las gracias a los ponentes que te inspiraron... genera interacciones. 5) Mantén el contacto: Escribe el mismo día a esos nuevos contactos, dándoles las gracias o recordando lo bien que estuvo. 6) Escribe un resumen en LinkedIn y compártelo: Ayuda a recordar las ideas y momentos clave. Cita a ponentes, #organización y asistentes que conociste. También es útil para quien no pudo asistir. 🚀Con esto creo que tu siguiente evento será un éxito En la foto todos los asistentes al último Hotel Innovación celebrado en el Hotel Gran Bilbao Ahí hubo mucho asistente crack.... a ver si complementan lo que yo hago ; ---> Puedes comentar y enriquecer ¿Qué haces tú para sacar el máximo partido a los eventos?

La primera vez que organicé un evento cometí varios errores. 🫥 Con el tiempo ha mejorado, pero en ese entonces iba de un fuego a otro. Encontrar pendientes en cada interrogante era recurrente. Mi primer evento fue un retiro para el personal de la oficina. Traducción: nos fuimos a trabajar a la comodidad de un todo incluido en el centro del país. 😏 Lo positivo: el entusiasmo de todos era palpable. El reto: olvidar la playa en las sesiones de trabajo. El error: creer que un evento para 60 personas era tarea fácil. ¿Qué falló? - tenía hasta 5 versiones de listados de participantes. No sabía cuál era el real. - las sesiones de trabajo fueron lo último en definirse, lo que obligó a modificar el itinerario a pocos días del inicio. - el retorno se hizo eterno pues incluimos visitas sin considerar el tiempo del traslado (hay 300 km aproximadamente de Trinidad a la Habana) - las reuniones de coordinación fueron más y más largas de lo previsto Por suerte, la sangre no llegó al río y el resultado de la experiencia fue positivo.😅 ¿Qué te aconsejo si planificas un evento? 1. Define objetivos, presupuesto y fechas. 2. Identifica las necesidades: alojamientos, traslados, alimentación, boletos, equipamiento etc. 3. Lista todas las acciones a completar y necesidades de información, plazos y responsables. 4. Trabaja en equipo y revisa los posibles imprevistos con tiempo para su gestión. A mayor cantidad de participantes y duración, más tiempo necesitas. Hoy se que organizar eventos implica anticipar y tomar decisiones con una perspectiva 360. Pero no siempre fue así. ¿A qué aspectos de la organización de un evento prestas más atención ? Te leo en comentarios.😏 #asistentevirtual #eventos #organizacion

SERVICIO #Organizacióndeventos Un evento no es solo un espacio donde la gente se encuentra, sino una experiencia que invita a explorar, sentir y recordar. Para lograr esto, necesitamos centrarnos en lo que realmente conecta con las personas. ¿Y cómo lo hacemos? 👇 🟢 Historias: Cada evento cuenta una historia, un tema que hable de tus valores o de lo que deseas transmitir. Usa esa narrativa como hilo conductor para todo lo que hagas, desde las invitaciones hasta la decoración. 🔵 Experiencias sensoriales: ¿Por qué no transformar el ambiente? Piensa en olores, texturas y sonidos que complementen tu historia. Por ejemplo, si estás organizando un evento sobre bienestar, podrías usar fragancias relajantes o música que invite a la calma. 🟣 Participación activa: Incorpora actividades que rompan el hielo. En lugar de un simple discurso, ¿qué tal un taller interactivo? Permite que los asistentes se involucren de manera activa, compartiendo ideas y experiencias. 🟠 Recuerdos tangibles: Ofrece a tus invitados algo que puedan llevarse. Puede ser un pequeño regalo que tenga un significado especial o una tarjeta con un mensaje personalizado que les recuerde la conexión que hicieron durante el evento. 🔴 Feedback en tiempo real: Utiliza herramientas como encuestas en vivo o estaciones de comentarios donde los asistentes puedan expresar lo que están sintiendo en el momento. Esto no solo te dará información valiosa, sino que también hará que todos se sientan escuchados y valorados. Con estas estrategias, se puede crear un evento que impresione y toque el corazón de tus asistentes. ¿Hablamos y empezamos a planear tu próximo evento?

¿Tienes en cuenta los distintos perfiles de asistente que vienen a tu evento? ¿Adaptas el contenido para ser relevante y memorable para todos ellos? Plantea tu evento para una audiencia diversa: 🎊 La diversidad cultural: ten en cuenta los festivos de cada cultura presente. 🥐 Actualiza tus opciones de catering: las restricciones alimentarias están a la orden del día, demuestra que vas un paso por delante. 👨🦽➡️ Accesibilidad: todos merecen buena visibilidad, poder acceder al evento, y disfrutar del contenido por igual. 👥 Facilita que la gente se integre: fomenta la colaboración con dinámicas, talleres, juegos... 🔛 Ofrece programas flexibles: aunque a nosotros el programa nos parezca genial, no todo es relevante para todo el mundo. 👉 Estudia a tu competencia: haz los deberes, investiga qué se está haciendo y... hazlo mejor 😎 Organizar un evento que guste a todo el mundo no es fácil (es prácticamente imposible). ¡Y no hay que inventar la rueda! Se trata de crear un ambiente donde todos estén cómodos y se sientan vistos, escuchados y valorados Te lo contamos aquí: https://lnkd.in/djVNEZ-Z #noticiaseventos #eventosinclusivos #eventnews

El poder de ser invisible. Promociónate. Habla con todo el mundo. Haz ruido... Que te vean. Esto puede ser el objetivo de casi cualquier empresa o participante en un evento. Pero NUNCA el del organizador. Un buen gestor de eventos tiene la capacidad única de hacerse invisible para casi todo el mundo. ¿Cómo Harry Potter? Sí ¿Cómo el Ratoncito Pérez? También ¿Cómo la dieta en Navidad? Tampoco te pases, que al menos nos tienen que hacer caso de vez en cuando. Me explico. Un evento puede tener como objetivo hacer ruido. Salir en prensa. Mover a cientos de personas. Ser compartido en redes. Y eso está bien. Pero el organizador. Al menos durante ese evento. No tiene que ser el protagonista. Lo será la marca, el producto o el ponente. Pero no el organizador. La clave es ser invisible para CASI todo el mundo. Los asistentes tiene que ver un evento que funciona perfecto. Que va solo. Tu cliente tiene que verte. Saber que siempre estás en el sitio indicado. Controlando. Es tan importante una cosa como la otra. Pasar desapercibido a la vez que das calma al cliente de que ante cualquier cambio, imprevisto o necesidad vas a estar dónde más se te necesita. Ayudándole. Aunque te parezca una tontería. Cuando dedicas tiempo, esfuerzo y dinero a crear un experiencia. No quieres un gestor que te quite el protagonismo, pero quieres que esté ahí para darte calma. Al final un organizador está para coordinar, guiar o resolver cualquier incidencia. Hacer que tu evento fluya. Que los asistentes disfruten. Y ser casi invisible.

🌟5 Consejos para Eventos No Ideales ¡Hola a todos! En el mundo real, muy pocas veces podemos organizar eventos en situaciones idóneas y rara vez todo sale perfecto, aun cuando planifiquemos al detalle. Yo diría, incluso, que un evento resulta lo más ideal posible cuando estamos preparados para situaciones poco favorables✨ Te dejo algunos consejos útiles en los que a veces no se piensa, y que en mi experiencia facilitan mucho el desarrollo de eventos exitosos, en situaciones "no perfectas". Aquí sí es "donde las papas queman", como dicen. 1. Evita Congestiones: Planifica la logística del evento de manera que se minimicen las congestiones. Si tienes un único ascensor y una multitud de asistentes, considera designar a alguien para dirigir a aquellos que prefieran utilizar las escaleras, así podrán llegar más rápido al salón del evento. 🚶♂️ 2. Invitaciones Detalladas: Asegúrate de que tus invitaciones sean claras y completas. De ser posible, incluye un mapa del lugar, la hora de inicio del evento, instrucciones sobre la vestimenta y cualquier otra información relevante, como la calle exacta donde se encuentra la puerta de entrada. 🗺️ 3. Considera las Rutas de Acceso: Anticipa las diferentes formas en que tus invitados pueden llegar al lugar del evento y asegúrate de tener personal para orientarlos en todos los puntos de acceso posibles. Si no es posible cubrir todos los puntos, solicita apoyo al personal de seguridad. 4. Piensa en los "Extremos": No todo el mundo va a llegar cuando lo esperas. Prepárate para recibir tanto a los que lleguen muy temprano, como a los que lleguen tarde. Por ejemplo, si llegan algunas personas y el salón principal todavía no está abierto, puedes pensar en una sala agradable donde puedan tomar un café, o un espacio donde puedan ir tomándose fotos de recuerdo para las redes. A su vez, planifica dónde ubicar a los que lleguen atrasados, sin interrumpir el desarrollo del evento. 🕰️ 5. Automatiza Procesos: Simplifica tu trabajo automatizando procesos como el envío de certificados automáticos por correo electrónico a los asistentes. Esto no solo motiva su asistencia, sino que también les proporciona una herramienta útil para su currículum y les permite justificar su ausencia en otros compromisos. Evita las hojas de registro a mano, que generan filas de gente y que luego no puedes entender ni procesar rápido. 📧 Con estos consejos, podrás enfrentar cualquier desafío que surja durante la organización de tu evento y garantizar una experiencia exitosa para todos los involucrados. La próxima semana te dejaré una segunda parte. Cuéntame tú, ¿qué tip añadirías para enfrentar situaciones no idóneas? ¡Prepárate para brillar incluso en situaciones no ideales! #Eventos #OrganizaciónDeEventos #Consejos #Profesionalismo #LinkedInTips

EL ARTE DE CELEBRAR SIN PREOCUPACIONES 💎 Tu evento no merece ser “uno más”. Merece ser inolvidable. ¿Y sabes qué? Eso es justo lo que hacemos. Nosotros no organizamos eventos, creamos experiencias que quedan para siempre. 📌 ¿El dolor? Coordinar invitados, proveedores y detalles que no paran de surgir. ✨ ¿La solución? Confiar en quien sabe transformar momentos en magia. Con más de 20 años de experiencia internacional y un amor obsesivo por los detalles, hacemos que tú disfrutes mientras nosotros nos encargamos de todo. ¿Qué te ofrecemos? 🍾 Bodas que parecen de película. 📈 Eventos corporativos que impresionan y abren puertas. 🥂 Lanzamientos exclusivos que dan de qué hablar. Porque sabemos que tu tiempo vale oro, nos ocupamos de cada detalle: desde el primer canapé hasta la última copa de vino. Tú solo te relajas y disfrutas como un invitado más. 🔑 ¿Lo mejor? No solo hacemos eventos. Creamos momentos que tus invitados no olvidarán. 📲 ¿Te imaginas tu próximo evento perfecto? Hazlo realidad. Agenda ahora y déjanos demostrarte por qué somos expertos en dejar huella. #EventosQueInspiran #BanqueteríaDeLujo #CelebracionesSinEstrés #TuEventoNuestraObraDeArte

¿Sabias que el 90% de los encargados de organizar un evento, no se lo disfrutan? Y podría decir que el porcentaje es mucho más alto porque he visto en muchos eventos como el encargado va de un lado a otro, trasnocha, se estresa y hasta quiere desaparecer 🫣 Hace poco conversaba con una persona, la cual me contó que tuvo que apoyar un evento (y no tenía idea de nada) y, llegó un momento en el que sólo quería saltar por la ventana de la oficina jajaja, lo contó entre risas pero seguro ese fue el pensamiento que tuvo al sentir tanto estrés. ¿En algún momento te pasó algo similar?, cuéntame tu experiencia organizando un evento si no es el eje central de tu ocupación. #Organizaciondeeventos #eventoscorporativos #EventPlanner #Logisticadeeventos #estreseneventos