10 principios para conformar equipos virtuales en 90 días.
Recientemente me encontré con un extenso artículo publicado en una edición de la revista 'Harvard Business Review'. Este tema se vuelve cada vez más común y, en muchas ocasiones, no sabemos cómo abordarlo, por esta razón, decidí compartir un resumen de la investigación y los conceptos escritos por Michael Watkins, un experto en el tema.
Consideremos este punto de vista ya familiar en muchas organizaciones: los equipos virtuales se han convertido en una realidad cotidiana en el mundo de los #negocios, pero ¿Qué se necesita para que funcionen eficazmente?
Definamos #EquiposVirtuales como grupos de trabajo que: (1) tienen algunos miembros que interactúan principalmente a través de medios electrónicos y (2) se dedican a tareas interdependientes, es decir, son verdaderos equipos y no simplemente grupos de trabajadores independientes.
El trabajo de Watkins se centra en cómo los #líderes deben evaluar y ajustar sus equipos en los primeros 90 días; él declara que este período es el más importante para establecer las bases de un rendimiento superior en equipos (virtuales o de otro tipo).
Aquí tienes diez principios básicos para lograrlo:
1. Iniciar con un encuentro físico del equipo. Aunque parezca paradójico, esto proporciona una ventaja para crear mejores relaciones. Se trata de establecer vínculos físicos y emocionales con quienes serán compañeros de trabajo durante mucho tiempo. Este encuentro debe aprovecharse tanto para generar relaciones como para crear una visión compartida y un conjunto de principios rectores para la forma en que el equipo funcionará.
2. Aclarar las tareas y procesos, no solo los objetivos y funciones. Es importante prestar atención a los detalles del diseño de las tareas y los procesos que se utilizarán para llevarlas a cabo. Simplificar el trabajo tanto como sea posible, asignar las tareas a subgrupos de dos o tres miembros del equipo y asegurarse de que haya claridad sobre el proceso de trabajo, con detalles sobre quién hace qué y cuándo.
3. Comprometerse con un código de comunicación. La comunicación en los equipos virtuales a menudo es menos frecuente y siempre es menos rica que la interacción cara a cara, que proporciona señales más contextuales e información sobre estados emocionales como el compromiso o la falta de él. La única forma de evitar obstáculos es ser muy claro y disciplinado sobre cómo se comunicará el equipo. Es necesario crear normas de conducta para participar en reuniones virtuales, como limitar el ruido de fondo y las conversaciones laterales, hablar con claridad, escuchar con atención y no tratar de dominar la conversación.
4. Aprovechar las mejores tecnologías de comunicación. La selección de las 'mejores tecnologías' no necesariamente significa tener la plataforma de comunicación más eficiente para el equipo; es esencial no sacrificar la fiabilidad y, al mismo tiempo, estar dispuesto a sacrificar algunas características para tener a todos en el mismo sistema.
5. Formar un equipo que mantenga el ritmo. Cuando algunos o todos los miembros de un equipo trabajan por separado, es muy fácil desconectarse de los ritmos normales de la vida laboral presencial. Un 'antídoto' para evitar este retraso es ser disciplinado en la creación y aplicación de fechas de entrega de avances del trabajo a todo el equipo virtual. Esto significa, por ejemplo, tener reuniones regulares idealmente el mismo día y hora cada semana. También significa crear y compartir la agenda de la reunión con anticipación, tener acuerdos claros sobre los protocolos de comunicación, entre otros.
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6. Acordar un lenguaje compartido. Los equipos virtuales a menudo son también equipos multiculturales, lo que magnifica los problemas de comunicación, especialmente cuando los miembros piensan que están hablando el mismo idioma, pero en realidad no lo están. Tómate el tiempo para negociar un acuerdo explícito sobre interpretaciones compartidas de palabras y frases importantes, y publícalo en el área de trabajo compartida.
7. Crear un 'enfriador de aguas virtual'. La imagen de los compañeros de trabajo reuniéndose alrededor de una fuente de agua es una metáfora de las interacciones informales para compartir información y reforzar los vínculos sociales. En ausencia de esfuerzos explícitos para crear un 'punto de encuentro virtual', las reuniones del equipo tienden a centrarse demasiado en la tarea, lo que significa que la información importante no se comparte y la cohesión del equipo puede debilitarse. Una forma sencilla de evitar esto es comenzar cada reunión con un 'check-in' que permita que cada miembro tome un par de minutos para hablar sobre lo que está haciendo, lo que está funcionando bien y lo que le está resultando desafiante.
8. Aclarar y hacer seguimiento de los compromisos. Cuando los equipos trabajan de forma remota, es más difícil hacer un seguimiento, ya que no hay una manera sencilla de observar el compromiso y la productividad. Como el principio anterior, esto puede ser dirigido en parte por un cuidadoso diseño de tareas y tener reuniones regulares de 'avance y estado'. Además, ayuda ser explícito al hacer que los miembros del equipo se comprometan a definir los hitos intermedios y hacer un seguimiento de su progreso. Una herramienta útil es un 'tablero de entregables' que sea visible para todos los miembros del equipo en cualquier plataforma tecnológica que estén utilizando.
9. Fomentar el liderazgo compartido. La definición de entregables y el seguimiento de los compromisos proporcionan un impulso para mantener a los miembros del equipo centrados y productivos; el liderazgo compartido proporciona un impulso crucial. Por lo tanto, es prudente encontrar maneras de involucrar a otros en la dirección del equipo.
10. No olvidar los encuentros uno a uno. Las interacciones individuales en la gestión y el coaching por parte de los líderes aumentan el rendimiento de los miembros de su equipo. Esto es una parte fundamental que debe llevarse a cabo en cualquier trabajo en equipo. Hacer estas interacciones parte regular del ritmo del equipo virtual, no solo para verificar el estado y proporcionar información, sino también para mantener a los miembros conectados con la visión y resaltar su contribución a 'la historia' de lo que están haciendo juntos.
Estos son los 10 principios que el experto Michael Watkins recomienda ejecutar en los primeros 90 días al liderar un equipo virtual.
¿Qué opinas? ¿Tienen cabida estos 10 principios en tu gestión como líder?
Amancio Ojeda Saavedra
@amanciojeda
Nuestra filosofía de vida: potenciar el crecimiento al infinito y dejar un legado. A través de nuestras consultorías y formaciones, acompañándolos en su proceso de mejoramiento continuo a nivel personal y profesional.
11 mesesHola Amancio... este punto No 9 de tu publicación me encantó... 9. Fomentar el *liderazgo compartido*. La definición de entregables y el seguimiento de los compromisos proporcionan un impulso para mantener a los miembros del equipo centrados y productivos; el liderazgo compartido proporciona un impulso crucial. Por lo tanto, es prudente encontrar maneras de involucrar a otros en la dirección del equipo. Hay personas que confunden cuando les digo que necesitamos *menos colaboradores y más líderes*... este punto aclara perfectamente lo que intento transmitir. Un gran abrazo! Bendiciones! 🙏🏻🤗