11 Claves para acceder a las ayudas del Plan de Digitalización de PYMES - Next Generation

El Plan de Digitalización de PYMES 2021-2025 está dotado con fondos europeos para la recuperación Next Generation (NGEU) y son la mayor línea de ayuda jamás aprobada por la Unión Europea.

Indicamos las 11 claves a tener en cuenta para acceder a estas ayudas:

1.       ¿Qué es la digitalización?

La velocidad de los cambios tecnológicos, está cambiando la forma de relacionarse y de vivir.

Tiene ya indudables consecuencias: la tecnología dispara resultados en las grandes empresas digitalizadas, el cambio en el control de producción, logística, relaciones con los clientes y en la forma en que se desarrolla el trabajo está cambiando rápidamente.

Y estos cambios no han hecho más que empezar.

Las empresas no tienen otra opción que digitalizarse, la digitalización la impondrán los clientes, los proveedores y las administraciones públicas.

Ante ello, la iniciativa empresarial será crucial para aprovechar las oportunidades que brinda la tecnología.

2.     Unir tecnología y personas

 La Revolución Digital impone cambios rápidos en todos los ámbitos: medicina y salud, comercio, industria, trabajo, sociedad, viajes, ocio. Y su crecimiento es exponencial.

Nos enfrentamos a nuevas amenazas, pero en la que podemos encontrar nuevas oportunidades. Ante este escenario incierto y cambiante, las empresas pueden anticiparse, pueden adaptarse, o corren riesgo de desaparecer.

 ¿En qué grupo va estar tu organización? La digitalización supone una concepción diferente de la gestión empresarial, que debe estar encaminada a la generación de valor y a la eliminación del desperdicio. Supondrá la destrucción de muchos tipos de trabajo, y el nacimiento de otros nuevos. Y nos permite otra forma de comunicación con otras empresas. Pero los procesos digitales se basan en procesos creados por personas, por su formación y experiencia. La digitalización debe estar ligada y liderada por el talento, por las personas.

Y orientada a las personas.

El reto, pues, es la transformación de los modelos de negocio en modelos eficientes, a través de la tecnología y las personas.

 3.  ¿Por qué ahora?

• Porque las PYMEs general la mitad del empleo.
• Porque están muy retrasadas en digitalización, en relación con las grandes compañías.
• Porque la transformación digital, ahora, es económica.
• Porque ahora es posible integrar tecnología fácil de utilizar, fácil de conectar, y que produce resultados rápidos y rentables.
• La pandemia Covid-19 ha afectado a muchas PYMEs, y la Unión Europea ha destinado el mayor paquete de estímulo jamás financiado para ayudar a reparar los daños económicos y sociales.
• NextGenerationEU está dotado con un total de 1,8 billones de euros para que Europa sea más ecológica, digital y resiliente. Uno de sus programas más importantes es el programa Europa Digital.

El Gobierno de España ha presentado el Plan Digitalización de Pymes, dotado con 4.600 millones de euros, con el fin de acelerar la digitalización de 1.500.000 pequeñas y medianas empresas, y que el 80% de éstas sean microempresas y PYMEs. Además, existen muchas ayudas para la digitalización para mediana empresa, con importantes partidas a fondo perdido (entre el 50% y el 80%) que muchas de ellas no están aprovechando.

Las ayudas existentes y las que van a llegar, exigen una preparación previa. La digitalización requiere una adaptación a cada caso, a cada empresa, a cada sector, a cada grado de digitalización. La incorporación de tecnología sin un adecuado estudio y un plan, puede conducir a resultados poco deseados.

Pero es una oportunidad única para modernizar y adaptar las empresas, y obtener mucha rentabilidad de las inversiones.

4.   La integración

 Las propias líneas de las ayudas indican un proceso a seguir, que además es el que se debe seguir.

La digitalización no es un fin, es un medio. Cada empresa presenta unas ircunstancias propias, particulares, por lo que debe de trazar una hoja de ruta, su propio plan de digitalización.

En muchos casos la incorporación de herramientas gratuítas, baratas ayudarán mucho en el proceso. La integración de aplicaciones ya existentes, es otra vía a analizar.

La formación de los equipos en competencias digitales, y el contar con apoyo de confianza bien cualificado, también es fundamental en el proceso.

La digitalización es la herramienta para transformar a las empresas en competitivas y rentables, reduciendo costes e incrementando resultados de ventas, respetando los principios y procesos clave de cada modelo de negocio viable.

La integración implica transformación de las personas, y transformación cultural.

5.     Digital Toolkit: Las herramientas

 La hoja de ruta de digitalización de nuestra empresa debería analizar, en primer lugar las “herramientas básicas” de la digitalización (‘digital toolkit’). Este programa del Plan de Digitalización de PYMEs está dotado con 3.000 millones de euros.

•  ERP. El sistema de gestión de recursos o programa base de la empresa puede ser sustituído o modernizado. También puede ser conectado con otras aplicaciones de utilidad con facilidad.
•  WEB. Podemos mejorar la web, integrarla con ERP y mejorar su posicionamiento SEO. Podemos hacerla flexible y alineada con el plan de marketing de la empresa.
•  CRM E INTEGRACIONES. Un programa de gestión de clientes, integrado con nuestra centralita telefónica, o con la web, permite conocer toda la realidad de relación con lead o cliente, y hacer email marketing
•  COMERCIO ELECTRÓNICO. La implantación del e-commerce es compleja, requiere un estudio logístico, de márgenes y relaciones propia. Ahora podemos reducir riesgos con el Plan Digitalización PYMEs.
•  GESTIÓN INTEGRADA DE DATOS. Podemos incorporar APPs a medida, y recoger datos del ERP, CRM, Apps, WEB, Wikipedia, Google Adds, etc. y combinarlos con BI para controlar en tiempo real la situación total de la empresa.
•  GESTIÓN DE FLOTAS. El Plan nos permite la incorporación de sensores a nuestros vehículos, para controlar su situación y uso en todo momento, con informes fáciles de interpretar y utilizar.
•  TELETRABAJO. Podemos integrar centralita voz IP o herramientas de trabajo en equipo para facilitar el teletrabajo. La digitalización nos ofrece múltiples posibilidades.
•  BONOS DE CONECTIVIDAD. Proporciona ayudas a inversiones en conectividad para las PYMEs que participen en los programas públicos de digitalización. Son ayudas en forma de bonos para conexiones a internet.
•  CIBERSEGURIDAD. El programa Protege Tu Empresa se desarrola por la SME Instituto Nacional de Seguridad MP, SA (INCIBE) y tiene previsto invertir 42 millones de euros en el período 2021 – 2023

6.     La oportunidad para vender más y mejor

Las ayudas públicas contemplarán la financiación de actuaciones de marketing digital, incluyendo redes sociales y comercio electrónico.

Podemos aprovechar la ocasión para generar un sistema integrado de gestión comercial, con base en acciones de posicionamiento gratuíto SEO, publicidad pagada SEM, usando como eje la web y el CRM (programa de gestión de clientes), integrando acciones promocionales en redes sociales y Google, email marketing e incluso telemarketing. Y controlar los resultados.

Una gran oportunidad para diseñar una estrategia digital de ventas, acceder a nuevos segmentos de cliente o nuevos mercados, o reforzar la acción de nuestra actividad comercial actual.

Con resultados visibles, rápidos y con la posibilidad de realizar múltiples pruebas piloto para optimizar todas las inversiones.

7.     La innovación disruptiva

 El tercer eje del Plan es la innovación disruptiva y el emprendimiento digital. El programa 8 facilita el rediseño de procesos y el desarrollo de nuevos productos, servicios y modelos de negocio basados en el uso intensivo de datos y la adopción de tecnologías clave (cloud, big data, inteligencia artificial, blockchain, etc.).

La incorporación de inteligencia artificial, automatización de procesos, big data y clud, machine learning, internet de las cosas, robótica, blockchain o wereables está ahora al alcance de las PYMEs, y con las ayudas de los fondos NGEU, este proceso puede verse acelerado.

8.     Los datos: el nuevo petróleo.

 El mundo está interconectado, y genera grandes cantidades de datos. Las PYMEs también pueden obtener millones de datos de su actividad, y combinarlos de forma sencilla y precisa para tomar decisiones.

Los desarrollos en conectividad, capacidad de almacenamiento y capacidad de computación son exponenciales, crecen a un ritmo espectacular, por lo que tenemos grandes cantidades de datos, en fuentes públicas, o bien que podemos generar en nuestra organización, listos para ser usados.

Del análisis de datos, las empresas encuentran factores de elevada competitividad, tanto por el ahorro de costes y eliminación de despilfarros, como por la parte de comunicación y conocimiento de los segmentos de cliente.

El valor de las compañías qué mas crecen (Airbnb, Uber, Tesla, Booking, Amazon) está en el tratamiento de los datos.

Para transformar los datos en valor, tenemos que tratarlos para dar respuesta al negocio. De los datos a la información, de ahí al conocimiento, y del conocimiento a la inteligencia.

Con aplicaciones sencillas y económicas (Microsoft Power BI) hasta las más avanzadas (Zeus), podemos aprovechar en cualquier PYME millones de datos, de múltiples fuentes, para controlar todo nuestro negocio desde cualquier lugar y en todo momento.

 9.  Evitar la resistencia a la digitalización

 Hay varias razones para que las PYMEs retrasen su digitalización.

Una de las causas es la valoración de que la digitalización no es una prioridad para el negocio.

Otra razón es la inseguridad en relación con el proceso de cambio.

Y otras veces las personas que toman decisiones desconfían de la rentabilidad de las inversiones en digitalización.

Los empresarios deben de concentrar su esfuerzo en lo que saben hacer y aporta más valor a su compañía, y apoyarse en equipos expertos para guiar la digitalización y modernización de su empresa, de forma compatible al desarrollo de sus actividades.

Las empresas que no inicien el camino de la digitalización y automatización a tiempo, serán extremadamente vulnerables.

10.  El proceso para acceder a las ayudas NGEU para la digitalización

 El momento ideal para prepararse para acceder a las ayudas del Plan Digitalización PYMEs 2021 - 2028 es ahora.

Si queremos iniciar un proceso de incorporación de tecnología y de formación en los equipos en el uso de esa tecnología, debemos comenzar cuanto antes.

Un buen análisis requiere algún tiempo de estudio: contemplar todas las alternativas tecnológicas y buscar los partners adecuados, y los presupuestos ajustados a las necesidades y posibilidades de cada compañía. Debemos de implantar las soluciones adecuadas a cada caso particular, y definir una hoja de ruta con prioridades.

Debemos de estar preparados para el momento en que se conozcan los detalles de las convocatorias de las subvenciones y ayudas. En ese momento, tramitaremos nuestra solicitud, asegurándonos que estamos en buena posición en tiempo, forma y cumplimiento de requisitos.

Si comenzamos el proceso a tiempo, la rentabilidad de las acciones en transformación digital serán sorprendentemente rentables.

El proyecto servirá de base para presentarse a las diferentes convocatorias de ayudas concretas dentro del marco del Plan Digitalización de PYMES.

 11.    El método

 Nuestra acción se basa en un método. Y nuestro método une técnicas de análisis de negocio basadas en principios Lean, diseño de propuestas de valor, generación de circuitos crear-medir-aprender, partiendo de productos mínimos viables y su validación objetiva en el mercado.

 Puedes obtener el método Guía para la Transformación Digital de las PYMES en el siguiente enlace:

Para saber más:

www.plandigitalizacionpymes.com