15 tips para lograr la automatización de su negocio

Por Consultores de Wolk LAB.

La automatización está en todas partes en el mundo de los negocios. Al programar software para completar tareas basadas en una serie de condiciones, se puede aumentar en gran medida la velocidad, eficiencia y precisión de procesos en áreas como el marketing o el reclutamiento, liberando a su equipo de trabajo para enfocarse en tareas de estrategia más grandes e importantes.

Existen soluciones de software dedicadas a la asistencia de su tiempo, y a brindarle acceso a lo que es importante cuando usted lo necesita, como una antigua agenda electrónica con acceso a internet y conocimiento de negocios.

Puede parecer tentador sumergirse a fondo y automatizar todo lo que sea posible, pero es más sensato tener un plan para aprovechar al máximo el tiempo y los recursos necesarios para implementar la automatización.

Aquí hay 15 consejos valiosos para que no se quede en el camino si está pensando en automatizar algunos procesos de su negocio:

1. Deje que su equipo pruebe e implemente soluciones

Encuentre la mejor herramienta de automatización, y asigne un equipo a cargo de probarla e implementarla gradualmente. Usted verá que la cantidad de recursos que ahorra será sorprendente, y que sus colaboradores pronto se sentirán cómodos adoptando los nuevos cambios. Es importante que realice estos cambios de la mano de equipos de expertos, y Wolk LAB lo podemos apoyar.

2.Entender completamente el proceso que está automatizando

Es muy común ver a una empresa tratar de automatizar un proceso existente sin mirar el proceso en sí. Tómese el tiempo para evaluar el proceso y, cuando sea necesario, modifíquelo, especialmente en áreas donde la automatización puede agilizarlo.

3. Ayude a su equipo a adoptar la automatización

Recuerde ayudar al equipo a adoptar los nuevos procesos automatizados. La automatización perfectamente diseñada solo funcionará tan bien como sea adoptada por las personas que la usan. El cambio es difícil, incluso si les facilita el trabajo y la vida. Por lo tanto, para asegurarse de que sea exitoso, recuerde incorporar administración de cambios y capacitación a cualquier automatización del flujo de trabajo que se introduzca en su empresa.

Asimismo, seleccione software de productividad empresarial que sea sencillo de manejar y completo en sus funciones. Office 365, por ejemplo; es una evolución necesaria del software que ya conoce, por lo que sus empleados lo encontrarán sencillo de usar y Wolk LAB lo puede acompañar en este cambio.

4.Planifique anticipadamente para el cambio a la automatización

La automatización es la clave del éxito en muchas áreas. Sin embargo, cuando construya un producto nuevo o un MVP; tenga cuidado con la cantidad de cosas a ser automatizadas. A menudo, es más eficiente comenzar rápido, hacer cosas manualmente y luego cambiar a la automatización cuando se tiene un mejor dominio.

5. Calcule el ROI de la automatización

La automatización no es siempre fácil. Asegúrese de estimar el ahorro de tiempo y costo que le dará el automatizar un proceso y compárelo con el tiempo/costo que tomará para automatizar realmente ese proceso. A esta fórmula, se le llama retorno sobre la inversión.

Si invierte tiempo y dinero, hágase esta pregunta: ¿Es aceptable la cantidad de tiempo que se tarda en recuperar esa inversión? Asegúrese de priorizar la automatización de los procesos que ahorrarán más tiempo para obtener un mayor retorno (ROI).

6. Piense a largo plazo

Al automatizar, considere lo que tendrá más sentido a largo plazo. Asegúrese de que cualquier solución que emplee tenga la flexibilidad de crecer y adaptarse a los cambios futuros en su proceso de desarrollo.

7. Utilice Task Dependencies con moderación

Las “Task Dependencies” muestran lo que se debe hacer antes de una tarea determinada, y lo que se hará una vez que se haya completado la tarea. Los gerentes de proyecto pueden crear dependencias entre dos o más tareas en un proyecto.

Los flujos de trabajo complejos pueden tener múltiples caminos críticos. Cuando se utiliza “Task Dependencies”, y desviaciones basadas en lógica; se puede crear fácilmente un flujo de trabajo que no sea tan fácil de usar, es decir; es importante dejar la automatización en tareas menos dependientes de otras, o que no influyan en procesos muy complejos.

8. Trabaje hacia atrás desde su flujo de trabajo ideal

Demasiados proyectos de automatización se vuelven desproporcionados y rebasan el presupuesto. Es importante establecer una visión clara de cómo se verá y se comportará el estado final de la automatización, y luego trabajar hacia atrás en la definición de las fases de entrega para abordarlo. Esto hace que sea difícil que el proyecto pueda quedarse en el camino y se establecen expectativas claras para todos los involucrados, por adelantado. Tómeselo con calma, priorice.

9. Considere los riesgos de seguridad de la automatización

Lo que está automatizado y digitalizado puede ser vulnerable. La automatización hace que las tareas con un clic sean más fáciles y mucho más rápidas para usted; también hace lo mismo con el atacante malintencionado. Tenga en cuenta la seguridad.

10. Busque soluciones

Cuando se desee automatizar un proceso, investigue qué hay disponible antes de decidir crear el suyo propio. Usar lo que ya está disponible le ahorrará tiempo y dinero, y en los negocios; el tiempo es dinero, por lo que necesita moverse rápido.

Aproveche tantas soluciones ya preparadas como pueda, conéctelas y pruebe su funcionalidad. Acercarse a expertos como Wolk LAB harán que la automatización sea más efectiva con las herramientas correctas.

11. Ir despacio y priorizar

Automatizar el flujo de trabajo requiere mucho tiempo y recursos por adelantado, y ambos se recuperarán exponencialmente si lo hace correctamente. También hay una gran curva de aprendizaje involucrada, así que comience por crear una lista de las medidas que tendrán el mayor impacto en la empresa, y luego priorice la cantidad de trabajo/esfuerzo/riesgo involucrado en la implementación de cada una.

12. Escriba sus procesos

Antes de automatizar su flujo de trabajo, es imperativo documentar todos sus procesos y revisarlos.

13. Mantener altos estándares de control de calidad

La automatización, como cualquier sistema informático, tendrá errores. Algunas veces estos errores son descuidos, y otras veces son "casos extremos", que resultan de condiciones poco probables. Es importante someter sus procedimientos de automatización al mismo grado de control de calidad que usted haría para el desarrollo de su producto. Una vez que se implemente su proyecto de automatización, monitoreo y mida su efectividad para garantizar que funcione como se espera.

14. Comience de manera simple

La automatización es un poco como cavar un túnel, no sabe qué se puede encontrar. Lo mejor es comenzar con algo útil, pero simple. Evitará perder tiempo y recursos, pero aprenderá mucho sobre su organización e infraestructura. Haga avanzar esas lecciones, adopte un enfoque gradual y maximice sus ganancias de productividad mientras se prepara para proyectos más grandes.

15. Utilice la automatización para resolver problemas específicos

Es fácil desarrollar primero la tecnología y encontrar aplicaciones más adelante, pero esto puede ser muy contraproducente.