Portafolio de proyectos: diferencias conceptuales y su administración

Antes de hablar del portafolio de proyectos es necesario definir lo que es un proyecto, un programa y un portafolio, para así identificar sus diferencias y comprender sus alcances.

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Si bien pueden existir elementos repetitivos dentro de un proyecto, esto no cambia el sentido de ser único.

Por otro lado, el programa es un grupo de proyectos relacionados entre sí, gestionados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo que están fuera del alcance de los proyectos específicos del programa. Dentro de un programa, los proyectos se relacionan mediante el resultado común o la capacidad colectiva. Si la relación entre los proyectos está dada únicamente por un cliente, vendedor, tecnología o recurso en común, el esfuerzo se debería gestionar como un portafolio de proyectos, en lugar de hacerlo como un programa. La gestión de programas se centra en las interdependencias entre los proyectos y, ayuda a determinar el enfoque óptimo para gestionarlos.

El portafolio se refiere a un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestión eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes ni están directamente relacionados.

La gestión del portafolio se refiere a una administración centralizada de uno o más portafolios, que incluye identificar y establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros trabajos relacionados para alcanzar objetivos específicos. La gestión del portafolio se centra en asegurar que los proyectos y programas se revisen para establecer prioridades en la asignación de recursos, así como asegurar que el portafolio sea consistente y coherente con las estrategias de la organización.

Por otro lado, para gestionar un portafolio de proyectos es necesario contar con la gobernanza apropiada. La buena gobernanza se refiere a los métodos y políticas de control directo para gestionar el portafolio dentro de un marco claro.

Algunas de las actividades que se realizan para mantener una buen gobernanza son:

a) Establecer cómo se van a seleccionar y dar prioridad a los proyectos.

b) Manejar las comunicaciones y rendimiento de los proyectos.

c) Definición de los procesos.

d) Selección y configuración del software para estandarizar los procesos.

f) Establecer las métricas de ejecución.

Finalmente, la gestión del portafolio de proyectos por la complejidad que presenta requiere de madurez organizacional, capital humano altamente competente y una focalización sistemática en proyectos, de lo contrario los beneficios tendrán poco o nulo impacto en los objetivos estratégicos de la organización.