3 Cosas que las Pequeñas y Medianas Empresas Deben Saber sobre la Gestión de Registros e Información

¡Hola! 👋 Bienvenido a Advanced Access. Esta semana, hablaremos sobre la gestión de información para pequeñas y medianas empresas (PYMEs). ¡Sigue leyendo para conocer tres buenas prácticas que las PYMEs deben adoptar en sus estrategias de gestión de registros!

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Recuperar documentos cruciales, almacenar papeles importantes y proteger información confidencial: ¿está su pequeña o mediana empresa (PYME) preparada con las políticas correctas de gestión de registros e información para garantizar el cumplimiento?

Con el aumento de la información, una variedad de formatos y la creciente demanda de regulaciones, las PYMEs están generando más contenido mientras intentan cumplir con más normas. A medida que trabaja para expandir su empresa, todo el equipo necesita saber cómo crear, almacenar y gestionar información de manera segura.

Aquí hay tres puntos que las PYMEs a menudo pasan por alto en relación con las mejores prácticas de gestión de registros e información y cómo encaminar su empresa en la dirección correcta.

No eres demasiado pequeño para los ataques cibernéticos

Muchas pequeñas y medianas empresas creen que son demasiado pequeñas para ser objetivo de los ciberdelincuentes. Sin embargo, según la Agencia de Seguridad de Infraestructura y Ciberseguridad (CISA), los grupos criminales y otros actores maliciosos apuntan a las PYMEs debido a sus capacidades de seguridad limitadas. De hecho, tienen tres veces más probabilidades de ser atacadas que las grandes empresas. Y cuando ocurre un ataque, puede ser devastador: el 60% de las pequeñas empresas cierran permanentemente dentro de los seis meses posteriores al incidente.

Reconocer que su empresa podría ser atacada es el primer paso para implementar protecciones y protocolos.

Todos los empleados deben saber cómo compartir información de manera segura y monitorear quién accede a los datos y cómo lo hace. Por ejemplo, utilizar un sistema seguro de gestión de documentos para compartir documentos sensibles, en lugar de enviarlos por correo electrónico o imprimirlos, garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a esa información. Esto ayuda a su empresa a cumplir con las normativas y a reducir el riesgo de una violación de datos.

Necesita un cronograma de retención de registros

Puede pensar que su equipo puede gestionar los registros fácilmente porque su empresa es pequeña y genera poca información, pero esto no es realista. Desde documentos de recursos humanos hasta facturas y contratos de arrendamiento, incluso las pequeñas empresas generan una cantidad significativa de registros. Su equipo no tiene tiempo para buscar entre cientos de archivos un documento específico.

Además, muchas PYMEs conservan documentos indefinidamente por temor a necesitar algún archivo descartado en el futuro. Sin embargo, esa información obsoleta puede convertirse en una responsabilidad en caso de una violación de datos o litigios.

Lo ideal es que las PYMEs implementen y sigan un cronograma de retención, y destruyan adecuadamente los documentos una vez que cumplan con los requisitos de retención. Esto ayuda a controlar la cantidad de documentos almacenados, ahorrar espacio y garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas aplicables. Para facilitar aún más este proceso, busque un software que se encargue de ese trabajo pesado por usted.

El compromiso del equipo es esencial para el éxito.

No importa el tamaño de su equipo, todos deben estar comprometidos con la política de gestión de registros e información de la empresa para que sea exitosa. Esto incluye a empleados de todos los niveles, incluidos ejecutivos y líderes.

Para una PYME, puede ser más eficiente identificar a una sola persona, en lugar de un comité completo, para asumir la responsabilidad de evaluar y mejorar el programa de gestión de registros e información. Esta persona podría ser un representante de un departamento específico o un gestor de registros dedicado que ayude a auditar los registros y construir una estrategia integral para crear, gestionar y proteger la información de la empresa.

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, generan grandes volúmenes de información en una variedad de formatos, tanto físicos como digitales. Dado que las PYMEs suelen tener recursos limitados, es fundamental centrarse en la estrategia y el crecimiento. Desarrollar estrategias sólidas de gestión y gobernanza de información ayudará a su organización a tomar decisiones clave para impulsar el negocio.

Para obtener ayuda con un enfoque estratégico en las prácticas de gestión de registros e información de su empresa, descargue nuestra lista de verificación que sirve como guía: Más allá del Almacenamiento: Una Lista de Verificación para la Gestión Integral de la Información.