34. GESTIÓN DEL TIEMPO PSICOLÓGICO (I)

Antes que nada, debo decir que soy una persona algo compulsiva y por mucho orden o disciplina que me procure, mi mente es errática y tiene una fuerza descomunal para distraerme y desviarme de lo que me proponga. Por tanto, todo lo que sigue a continuación no es mera teoría si no un conjunto de experiencias a las que he tenido que recurrir por pura supervivencia y para salir adelante en mi camino profesional.

Ya tienes establecidos tus objetivos para el día.

¿Cómo vas a organizar mejor tu tiempo y tu esfuerzo para alcanzarlos? ¿Cómo los encajarás en las horas de que dispones?

Porque hoy en día además a pesar de disponer de más tecnología, o precisamente por eso, no solamente trabajamos más si no que nuestras tareas son más ajetreadas y mucho más convulsas.  De manera que aun trabajando muchas más horas no tenemos la sensación de que nos hayan cundido lo esperado y tampoco tenemos una sensación de logro sino más bien de frustración, por no haber llegado a todo.

Por eso, por lo menos en mi caso, antes del “cuánto” debo preguntarme el “cómo”.

1. Una sola cosa a la vez.

Tendemos a creer que, si hacemos varias cosas a la vez, podemos abarcar más cosas al día y, además, tenemos la sensación de que estamos trabajando al máximo, lo cual nos produce una gran satisfacción.

Pero ya está completamente estudiado que intentar hacer más de una cosa a la vez no solo nos ralentiza si no que nos lleva a cometer más errores. No sentimos más ocupados, pero en realidad trabajamos menos y peor.

¿Por qué las tareas múltiples provocan esta pérdida de velocidad, precisión y acierto?

 Porque como ya sabemos, nuestro Sistema DOS, está especializado en trabajar muy enfocado, gastando mucha energía (todos hemos oído aquello de que pensar cuesta). No tiene la capacidad para actuar en varios frentes a la vez y por eso no realiza varias actividades si no que va de una actividad a otra, perdiendo tiempo y energía con los cambios.

Imaginaos que, a un corredor de maratón, que necesita correr a un ritmo constante y con el máximo ahorro de energía, le pedimos que acabe cada kilómetro con un sprint de 100 m. a toda velocidad. No creo que llegase a ni a un cuarto de carrera.

Pues esos malabarismos son lo que le pedimos al cerebro cuando pasamos de una cosa a otra impidiendo que realice su cometido, lo que no solamente afecta al rendimiento si no también al sistema emocional. Cargar más de la cuenta al Sistema Dos nos lleva a perder la calma y la serenidad y sobreviene el estrés.

Puede que nos parezca que con las tareas múltiples somos más eficientes, pero en realidad somos mucho más productivos si nos concentramos en una cosa cada vez.

2. Agrupar tareas. Dividir el día en zonas. 

Ha habido épocas en que me he preguntado ¿qué hago primero? ¿Despacho correos para ir calentando motores o me pongo directamente con las tareas que me harán pensar y decidir, ahora que todavía estoy fresco?

No siempre he tenido la potestad para decidir por donde empiezo, la dinámica del departamento ha decidido por mí. Pero sí que he procurado siempre por lo menos agrupar tareas de un tipo similar para no ir pasando de un modelo mental a otro y me he ido acostumbrando a situarlas en unas franjas concretas de mi día.  Seguir un flujo predeterminado me da confianza y la sensación de que estoy avanzando.

Unos ejemplos serían:

1. Gestión del correo y WhatsApp (2 sesiones)

2. Lectura y gestión de documentos, toma de decisiones.

3. Tareas administrativas. Ordenar- Eliminar documentación. “Ordenar la casa, después de la fiesta”

4. Relacionales. Es muy beneficioso que este tipo de tareas en las que pueden intervenir nuestro estado de ánimo, como reuniones, conversaciones difíciles, no las llevemos a cabo de forma espontánea.

Es necesario haber comprobado más que nunca cuales son nuestros objetivos, y también nuestra actitud ante algo que puede convertirse en una confrontación personal.

Y por último “encajar” los bloques en sus diferentes tramos de tiempo.

(Sigue,,,)

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Miquel Segura

Mentor de autoliderazgo y competencias de comunicación.

www.miquelseguraxarto.com

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