5 Formas de Automatizar la Bienvenida a tus Clientes

Tanto si es una agencia digital como una empresa de servicios profesionales, la incorporación de un cliente es un proceso fundamental que debe realizarse correctamente. Si lo haces bien, marcarás la pauta para una relación exitosa y duradera con el cliente.

Pero no siempre es fácil. Más del 90% de los clientes creen que las empresas podrían hacerlo mejor en lo que respecta a la incorporación, por lo que las expectativas nunca han sido tan altas.

Al mismo tiempo, ofrecer un proceso de incorporación fluido y sin fisuras no consiste sólo en complacer a los clientes. También tiene que ver con la eficacia organizativa. A medida que su empresa crezca, tendrá que encontrar formas más inteligentes y rápidas de incorporar nuevos clientes.

La automatización de la incorporación de clientes resuelve ambos problemas. Ofrecerá a sus clientes una experiencia ágil y fluida, al tiempo que ahorrará tiempo y dinero.

1. Manejar el primer contacto y la generación de clientes potenciales

Dando un paso atrás, veamos algunas formas de automatizar y agilizar los procesos que conducen a la incorporación del cliente.

Antes de que un cliente acepte trabajar contigo, establecerá un primer contacto, normalmente a través de tu sitio web. Es probable que tengan algunas preguntas que necesiten respuesta, y lo más probable es que también se las hagan otros clientes potenciales.

En lugar de pasar incontables horas respondiendo preguntas frecuentes, puedes automatizar estas interacciones iniciales con un chatbot con IA. El bot puede responder a las preguntas directamente o dirigir a los clientes potenciales a una base de conocimientos de autoservicio.

Al mismo tiempo, los chatbots pueden capturar datos de clientes potenciales, enviarlos a su CRM y programar seguimientos automáticos por correo electrónico, todo ello sin que usted mueva un dedo.

2. Recopilación de información del cliente

Una vez que un cliente ha aceptado trabajar contigo, es hora de recopilar toda la información que necesitas de él para hacer el trabajo. Por ejemplo

• Datos básicos e información de contacto
• Detalles y objetivos del proyecto
• Plazos
• Presupuesto

A menudo, las empresas recurren a recopilar información por correo electrónico, hojas de cálculo u otros documentos compartidos. Esto puede llevar a que la información clave del cliente esté dispersa o se pierda por completo.

Con la herramienta de creación de formularios adecuada, puedes crear y compartir rápidamente formularios digitales que guíen a los clientes paso a paso por el proceso. Las mejores herramientas permiten añadir contexto a los envíos mediante vídeo, texto o archivos adjuntos. También permiten enviar recordatorios automáticos en caso de que falte información.

Si eliges un creador de formularios con integración Zapier, podrás conectarte a todo tipo de herramientas y configurar flujos de trabajo automatizados. Por ejemplo, una vez completado un formulario, puedes activar automáticamente las siguientes acciones:

• Añadir información del cliente a tu CRM
• Crear notificaciones de Slack para informar a todo tu equipo
• Enviar un correo electrónico de "agradecimiento" al cliente explicando los siguientes pasos

3. Programar reuniones

La mayoría de los aspectos de la incorporación de clientes están listos para la automatización, pero sigue siendo un proceso centrado en las personas. En algún momento, tendrás que tener una reunión cara a cara o una videollamada con tu nuevo cliente.

Hay muchas formas de agilizar y mejorar el proceso de programación de reuniones.

Con una herramienta de programación como Calendly o Coach Marketing Hub, que es mi empresa, puedes ahorrar toneladas de tiempo invertido en correos electrónicos de ida y vuelta tratando de encontrar un hueco adecuado para una llamada. Además, si integras tu herramienta de programación con Zoom o Teams, podrás crear reuniones automáticamente una vez que el cliente haya elegido una franja horaria.

4. Transcripción de reuniones y llamadas de clientes

Las videollamadas y las llamadas telefónicas son una forma estupenda de establecer relaciones profesionales sólidas con tus clientes. Pero como son eventos puntuales, no puedes volver atrás y cambiar lo que se dijo si se te pasó algo por alto.

Peor aún, una vez terminada la llamada, puede ser difícil recordar lo que se dijo y lo que no. Si no se aprovecha la tecnología, lo único que se puede hacer es organizar llamadas de seguimiento que llevan mucho tiempo o arriesgarse a cometer grandes errores.

Aquí es donde resultan útiles las herramientas de transcripción automática. Transcribiendo las reuniones, en tiempo real o a posteriori, queda constancia de lo que se ha hablado. Luego puedes buscar palabras clave o frases en la transcripción.

Las herramientas de transcripción también son estupendas para perfeccionar las llamadas. Puedes volver atrás y ver cómo te comunicaste, en qué orden trataste los puntos clave y cómo los recibió el cliente, y hacer mejoras si es necesario.

5. Gestión de propuestas, contratos y firmas

La incorporación de un cliente implica muchas formalidades legales. Aunque pueda parecer aburrido, es fundamental establecer y acordar el alcance, las expectativas y los costes del proyecto en esta fase inicial.

Gestionar manualmente las propuestas y los contratos puede ser una tarea ardua y lenta. Pero no tiene por qué serlo. Con el software de propuestas adecuado, puede automatizar gran parte de este proceso y eliminar el riesgo de errores humanos. Por ejemplo, puede:

• Utilizar plantillas para generar automáticamente propuestas, presupuestos y contratos.
• Integrarse con su CRM para rellenar los documentos con datos de los clientes.
• Permitir que los clientes vean, comenten y firmen los documentos electrónicos.
• Actualizar automáticamente a su equipo a través de Slack cuando se visualice o firme un documento.
• Garantizar automáticamente pagos o depósitos

Y esto es solo el principio. Con una gama cada vez mayor de integraciones listas para usar, incluidas herramientas de automatización como Zapier y CMH, puedes crear todo tipo de flujos de trabajo automatizados.

¿Cuánto tiempo podrías ahorrar?

Terminemos este artículo con un rápido experimento mental. ¿Cuánto tiempo te llevaría completar manualmente los procesos que he comentado en este artículo?

Es difícil de cuantificar, pero si tenemos en cuenta que estamos hablando de responder a las preguntas de un cliente potencial, redactar un correo electrónico de seguimiento, recopilar información clave y añadirla a su CRM, informar a su equipo, programar una reunión y redactar una propuesta y un contrato, es justo decir que la respuesta es muchas horas.

Si multiplica ese número de horas por el número de clientes nuevos que incorpora cada semana, puede ver aproximadamente cuánto tiempo podría ahorrar automatizando su proceso de incorporación. 

Ahora piense en el valor que podría aportar a su empresa con todo ese tiempo que ha conseguido recuperar. Fuente: entrepreneur .com

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