5 habilidades que el Gerente de Proyectos debe tener

5 habilidades que el Gerente de Proyectos debe tener.

Los días del gerente de proyectos actuando solo y aislado y un equipo calificado detrás de él, se está convirtiendo en algo del pasado, gracias a la creciente complejidad de los proyectos. En muchos casos, la brecha de conocimiento entre el gerente del proyecto y el equipo que tiene es grande, lo que hace que sea casi imposible para cualquier persona no técnica administrar de manera efectiva todo el alcance sin una aportación significativa del equipo del proyecto.

En estos días, cada profesional debe tener un nivel básico de habilidades en la gestión de proyectos para poder contribuir con la Gerencia General. Con la presión en el cumplimiento de cronogramas y costos y cada vez más compañías usando softwares de gestión de proyectos vía web, desde regiones remotas, todos los miembros del equipo tienen un mejor acceso a todos los componentes del proyecto y un sentido de responsabilidad aumentado.

Cuando los gerentes de proyecto toman un papel activo en la gestión del proyecto, los beneficios son numerosos. No solo tienen una mejor idea de cuánto tiempo llevará cada paso del proceso, y su contribución al proyecto más grande, sino que también pueden priorizar con mayor precisión los elementos cruciales necesarios para llevar el proyecto a través de la línea base o reconocer dónde los errores, el desplazamiento del alcance o los retrasos pueden descarrilar un proyecto.

 Habilidades que el Gerente de Proyectos debe tener

El conocimiento en gestión de proyectos no ocurre por arte de magia, y sería una tontería suponer que solo porque alguien es un experto Gerente sabe cómo gerenciar un proyecto. Pero la familiaridad con algunas habilidades y requisitos críticos de PM puede ser muy útil. Aquí hay cinco aspectos de la gestión de proyectos que todo Gerente debe comprender.

Estimación y planificación

Como cualquier sector de negocios, la gestión de proyectos tiene sus habilidades y jerga o forma de hablar. Las áreas de enfoque más importantes para los gerentes de proyecto tienden a ser la planificación y la estimación. La planificación es crítica, ya que debe asignar tareas y administrar con precisión la carga de trabajo en todo el equipo.

La estimación también es necesaria e importante para acertar el base line del proyecto y saber que pedir al equipo del proyecto en el caso de que haya bonus de eficiencia por detrás. La estimación de una fecha de finalización desencadena que muchos otros equipos realicen sus trabajos en función de esa fecha en toda la empresa y, a menudo, el equipo ejecutivo la utiliza para apuntar al éxito o al fracaso. Pero las fechas de entrega son conocidas por perderse o extenderse. Se recomienda trabajar dentro de rangos de fechas para no ser tan categórico o blanco y negro. Las estimaciones deben ser trasladadas a cada líder de disciplina para que tengan su propia estimación que controlar y seguir, pero no perdiendo el proyecto como un todo.

Comunicación Critica

Como equipo, es esencial mantener abiertas las líneas de comunicación. No estamos hablando de charlas innecesarias; nos referimos a actualizaciones críticas que pueden afectar el proyecto en general. Esto incluye tener fuertes habilidades interpersonales, es decir, la capacidad de mantener una comunicación clara con el equipo y los stakeholders, completar revisiones de documentos, tener interacciones breves sobre los resultados y expectativas del proyecto y hacer presentaciones a nivel de Directorio claras y precisas.

La tecnología y las habilidades de colaboración en línea también son importantes. Asegúrese de que todos los miembros del equipo sepan cómo estimar efectivamente su tiempo y mantener su progreso actualizado en el software al que puede acceder todo el equipo. Asegúrese de que el intercambio de documentos y las actualizaciones del equipo estén habilitadas, por lo que no hay excusas para los mensajes perdidos.

Solución de Problemas

Puede decir mucho sobre un equipo de proyecto por la forma en que los miembros del equipo resuelven los problemas técnicos, tecnológicos y financieros importantes o menores que ocurren, a menudo a diario. Es de esperar que los equipos de proyecto puedan estandarizar la resolución de problemas a fin de que sean registradas en lecciones aprendidas y puedan ser utilizadas en proyectos futuros. Sin embargo, los equipos aún deben tratar la resolución de problemas con una habilidad que debe fortalecerse continuamente, especialmente a medida que las tecnologías evolucionan. Designar un líder para coordinar y dirigir a otros cuando surgen problemas, puede ser una manera eficiente de tomar el control de una situación rápidamente.

Documentación Técnica

Escribir documentación técnica puede ser una tarea descuidada pero una habilidad valiosa para los equipos de proyecto. Con demasiada frecuencia, la documentación no es parte del flujo de trabajo del equipo, pero debería serlo. Si un equipo de proyecto tiene un responsable técnico asignado a su proyecto, la documentación es una herramienta importante. También es importante tener en cuenta que la documentación no necesariamente debe estar en el tradicional papel, por el contrario, existen soluciones de information management que hacen la vida del Gerente de Proyectos mucho más fácil. Los equipos de proyecto de hoy en día utilizan herramientas informales como e-mail o bien hasta WhatsAPP. Lo importante es que la documentación esté centralizada, en línea, segura, auditable y que el equipo y la administración puedan buscarla.

Gerenciamiento de Riesgo

Muchas de las habilidades anteriores conducen a un objetivo final de gestión de riesgos, en este caso, el riesgo de no entregar un proyecto dentro del presupuesto y completo a tiempo. La gestión de riesgos es una habilidad que es más efectiva cuando se distribuye entre los miembros del equipo del proyecto. Esto es especialmente importante con equipos que consisten en especialistas multifuncionales y aquellos sin supervisión clara o líder directo. La clave para distribuir la gestión de riesgos en un equipo de proyecto es hacer que los miembros individuales del equipo sean responsables y explicar los riesgos potenciales en las tareas de su proyecto al grupo más grande. Esta "propiedad" de su función y entrega permite la planificación más realista posible, requiriendo que cada miembro del equipo asuma la responsabilidad de los plazos precisos para su parte del proyecto. Estos cronogramas luego se acumulan en el plan master del proyecto y proporcionan una estimación más precisa de la fecha de finalización y las posibles dificultades.

El Gerente Completo

Las habilidades de gestión de proyectos son útiles para todos los empleados de una organización. No hay inconvenientes en adoptar tácticas comprobadas de bibliografía de gestión de proyectos (PMI, AACE), ya que solo servirán para aumentar la eficiencia y promover una mejor organización y cohesión del equipo. Los Gerentes de Proyecto que tienen habilidades técnicas en colaboración, completado con el conocimiento de gestión de proyectos siempre tienen una gran demanda. Dedicar tiempo a perfeccionar estas habilidades es un esfuerzo que vale la pena para cualquier profesional.

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Jorge.rossini@fticonsulting.com