Solução de controle de projetos: acabe com o hábito prejudicial de usar o Excel
Solução de controle de projetos: acabe com o hábito prejudicial de usar o Excel
Excel® é ótimo. Está amplamente disponível, é fácil de usar e é capaz de realizar alguns cálculos bastante complicados. Por exemplo, se você precisar resolver padrões de radiação acústica, o Excel possui uma fórmula integrada para isso. Você pode usar o programa para fazer quase tudo.
Mas você realmente não deveria usá-lo para controle de projeto.
É por isso:
É verdade, tecnicamente, que o Excel tem sofisticação para criar arquivos complexos o suficiente para gerenciar um projeto de capital multimilionário. E, na verdade, é a solução de facto para muitas organizações que lutam para reunir dados de projetos de vários sistemas díspares, como contabilidade, planejamento, compras e apontamento de horas.
Os arquivos que eles usam são assustadores: monstruosidades de vários megabytes, muitas vezes excedendo os limites de anexos dos servidores de e-mail da organização.
Eles geralmente estão interligados sabe-se lá quantos outros arquivos de dados, o que torna o envio do arquivo para alguém um desafio. Além disso, as planilhas são tão intrincadas e complicadas que geralmente há apenas uma pessoa em toda a organização que pode interpretar as informações, como o Oráculo.
O que acontece quando essa pessoa está doente? Ou se aposenta ou tira férias?
Quanto tempo realmente leva para criar um relatório de custos mensal?
Muitas vezes as pessoas interessadas veem algo que levanta a questão: quanto tempo leva para vê-las mais de perto? A resposta, pelo menos para uma organização, é “muito tempo”.
Quando um cliente, que dependia muito do Excel, começou a procurar uma solução de gerenciamento de projetos, ele conduziu uma revisão interna de como seus funcionários de controle de projetos e engenheiros de custos, por exemplo, gastavam seu tempo. Eles presumiram que a maior parte do dinheiro seria gasta no trabalho de alto valor para o qual foram contratados. Na verdade, eles descobriram o oposto: mais de 61% do tempo era gasto em tarefas manuais de baixo valor, como extração de arquivos, entrada duplicada de dados, levantamento de erros e compilação de relatórios.
Veja o tempo que gastaram analisando o orçamento e a tendência ou forecasting 3%. Um desastre. Isso significa que eles tinham um batalhão de pessoas buscando informações e colocando no Excel e isso demorava tanto que levava quase o mês inteiro. E quando a informação ficou pronta para expor, já era final do mês e tiveram que começar a fazer tudo de novo, sem tempo para analisar a informação.
Mesmo que seus engenheiros de custos, planejadores, gerentes de projeto e outros membros da equipe de controle de projeto gastem metade desse tempo em trabalhos de baixo valor, isso custará muito dinheiro à sua organização.
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Deixando a eficiência de lado, toda a interação manual com os dados (preenchimento de planilhas, cópia de fórmula, combinação de informações de múltiplas fontes) também deixa muito espaço para erros.
Uma análise de vários estudos sugere que quase 90% de todas as planilhas contêm erros, ou que, em qualquer planilha, é provável que 1% das células contenham erros.
Os resultados de um único erro podem significar a diferença entre o sucesso do projeto e a catástrofe.
Todo esse tempo que poderia ter sido melhor gasto nos controles reais do projeto tem efeito no desempenho do projeto.
Num relatório de investigação sobre controlos de projetos, a EcoSys e a ProjectsAtWork entrevistaram mais de 400 trabalhadores de projetos, e aqueles que dependiam exclusivamente do Excel para controlos de projetos tinham muito mais probabilidades de ver um desempenho insatisfatório do projeto.
O controle de projetos como disciplina inclui um número significativo de admiradores ávidos do Excel que confiam na ferramenta, mas, neste caso, os números simplesmente não batem.
Voltando ao mesmo Cliente que levantou a sua real situação em Gestão de Projetos, fizeram o mesmo trabalho levantando o tempo gasto pelos Gerentes de Projetos, agora após a implementação da solução EcoSys Project Management e vejam o resultado:
Como vocês podem ver, a distribuição do trabalho variou consideravelmente. Já as funções de baixo valor caíram de 61% para 5%, permitindo que a equipe do projeto se dedicasse a realizar análises e melhorias.
Com isso não só eliminamos o trabalho improdutivo, mas aumentamos a eficiência da equipe do projeto.
No caso do cliente, a produtividade aumentou entre 70% e 80%.
Se quiser conhecer este e outros casos de sucesso com implementação de soluções para gestão e controle de projetos, entre em contato: