5 Razones para implementar un plan de administración de tecnologías en tu PYME
Hernán Giraldo H.
Te ayudo a que los sistemas de tu empresa funcionen como debe ser: BIEN y con resultados evidentes. Estoy empeñado en que las pymes se acerquen fácil y sin complicaciones al buen uso de la tecnología y la ciberseguridad
“…cuando la señora del aseo accidentalmente tumbó el computador principal de contabilidad yo sentí un escalofrío en todo mi cuerpo cuando vi que no encendía nuevamente, ahí estaba toda la información contable de una empresa con más de 50 años de antigüedad”
Este testimonio refleja el mayor temor de cualquier dueño de empresa que ha invertido incontables años de esfuerzo, noches, domingos, festivos, ahorros, préstamos, horas de estudio y otros sacrificios haciendo hasta lo imposible para dar forma y sentido a un emprendimiento. Afortunadamente para el protagonista de este suceso todo tuvo un final feliz porque justo unos meses antes entendió la importancia de la correcta administración de los activos tecnológicos, había tomado las medidas necesarias y restablecimos su información sin mayores inconvenientes.
Las pequeñas y medianas empresas (pymes) enfrentan diversos desafíos para lograr el sueño del emprendedor de convertirse en una empresa próspera y económicamente viable. En ese sentido las tecnologías de la información son un pilar fundamental para el funcionamiento de cualquier pyme, o ¿Qué emprendedor puede negar el uso de un computador para hacer sus primeras tablas de Excel y llevar un registro de ventas o para hacer una carta en Word?
Como emprendedor de una pyme de servicios tecnológicos supe muy pronto que tener el control sobre estos recursos representan ventajas que nos ponen por encima de nuestra competencia por el solo hecho de tenerlos correctamente identificados. De la experiencia en mi empresa identifiqué las cinco razones de las que quiero hablarles:
1. Reducción de costos
Conocer las herramientas tecnológicas con las que contaba en mi empresa, conocer y mantener su funcionamiento, nos dio la posibilidad de organizar mejor los procesos y ejecutar actividades con mayor eficiencia, así logramos automatizar tareas simples como, por ejemplo, la implementación de un calendario. Con esta herramienta se envían notificaciones a nuestros técnicos anunciando el momento en que deben salir para llegar a tiempo a prestar un servicio de mantenimiento y esto se tradujo en una mayor fluidez y agilidad, además de los costos que redujimos al no tener que ocupar a una persona para que estuviese pendiente de coordinar constantemente a nuestros técnicos.
2. Aumento de la productividad:
La automatización puede sustituir labores documentales manuales, esto significa que se puede estandarizar tanto la manipulación física de documentos como el acceso a esos datos/información. Tomando el mismo ejemplo de la utilización de un sistema de calendario en mi empresa, pudimos disminuir la incidencia de llegadas tarde a la prestación de servicios, y como el calendario permite agregar detalles de las fallas que reportaban nuestros clientes con sus equipos, aumentamos la calidad de nuestro trabajo y ahorramos valioso tiempo, pues atendemos cada caso preparados con las herramientas necesarias para resolver las incidencias.
3. Gestión de información más eficiente:
Cuando contamos con recursos como un servidor en nuestra empresa o con almacenamiento en la nube, podemos agilizar los procesos gracias a dos factores: 1) Centralización de los datos en un mismo lugar y 2) mantener la Información compartida. En efecto, en nuestro caso esto facilitó tener a la mano la información que se necesita y facilitar la puesta en marcha de las actividades de la empresa, pues todos podemos acceder a los datos relevantes y optimizar nuestras labores diarias. En nuestro caso establecimos un sistema que nos permitía registrar los detalles de cada servicio que prestamos y además implementamos la toma de fotografías que subimos a nuestro servidor, toda esta información daba una perspectiva completa cuando un equipo de cómputo debía ser intervenido por diferentes personas (técnicos) y así dar continuidad a la solución de un problema sin mayores retrasos.
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4. Incremento de la seguridad de la información de la empresa:
una situación que aprendimos con la experiencia de nuestro cliente del testimonio fue a incorporar sistemas de backups o respaldos y otros recursos que contribuyeron al fortalecimiento de la protección de los datos, este punto se ha convertido en prioridad de primer nivel con cualquiera de las pymes que atendemos. Recuerda que los datos/información es el activo más valioso de una pyme. Hoy en día los cibercriminales son cada vez más agresivos al emprender ataques que comprometen no solo la integridad de la empresa, sino también la seguridad de la información de nuestros clientes y proveedores.
5. Mayor potencial del negocio:
esta es sin duda una de las mayores ventajas, en mi caso gracias a la gestión de los recursos tecnológicos propios y de nuestros clientes pudimos evidenciar un incremento en la optimización en la asertividad de las soluciones que aplicábamos, pues los datos aportados por recursos de buena procedencia minimizan el margen de error en la toma de decisiones. Como resultado encontramos alternativas más precisas y rentables para nosotros y para nuestros clientes, además de ampliar las oportunidades de negocio. Así es como hoy en día ofrecemos, por ejemplo, copias de seguridad en la nube como parte integral de nuestro servicio y como valor agregado.
MI EMPRENDIMIENTO COMO EJEMPLO
Yo mismo puedo dar testimonio. Hace poco más de 20 años cuando gracias a mi pasión por la tecnología fundé mi empresa, que inicié en el garaje de la casa de mis padres (como todo buen cliché de empresa tecnológica) y que solo funcionaba conmigo como único empleado, empezó a crecer y fue necesario contratar una persona encargada de la atención al cliente y unos meses después otra persona en la asistencia técnica para atender más clientes que empezaron a llegar poco a poco. Este crecimiento gradual implicó la compra de otro computador y establecer una red donde pudiésemos compartir información de clientes y hacer los procesos más fáciles, nada muy sofisticado: llevar las cuentas o un listado de clientes en Excel, o para enviar correos electrónicos presentando nuestros servicios de asistencia técnica de computadores, etc. Sin embargo, estas implementaciones de tecnología improvisadas me enseñaron que la compra de un nuevo computador, la ubicación de un aparato para poder conectar otros computadores en red, la configuración de una nueva impresora o la instalación de una cámara de vigilancia fueron fundamentales para el crecimiento gradual y el buen funcionamiento de mi empresa.
Mi emprendimiento es solo un ejemplo de lo que se puede lograr con la administración de los recursos tecnológicos en una pyme, es así como, casi sin darme cuenta, cada nueva implementación en mi empresa me permitió tener mayor control sobre nuestras actividades principales y pude ver una oportunidad de negocio con la que ahora ayudo a otros emprendedores, pero además, atendiendo a otras pymes aprendí que los pequeños empresarios se interesan muy poco por la administración de estos recursos, solo los introducían sin entender que esta es la clave para que esos recursos introducidos funcionen adecuadamente, entonces ahora tengo la oportunidad de enseñar todas las bondades y posibilidades que nos ofrece la administración de recursos tecnológicos a quienes mantenemos las ganas de convertir nuestras empresas en lo que siempre hemos soñado.
Artículo original: La Computeria Soluciones Informáticas