6 Pasos para crear una Política Home Office en tu Organización.
INTRODUCCIÓN
Con la llegada de la pandemia por COVID-19 el Teletrabajo o Home Office hoy en día es una realidad que tiene muchos beneficios relacionados con la eficiencia, la productividad, la sostenibilidad y la satisfacción laboral entre otros.
Esta modalidad de trabajo plantea cambios y barreras a las que se enfrentan las organizaciones y los empleados al momento de apropiar e incorporar el teletrabajo, lo cierto es que cualquier esquema de esta naturaleza siempre tendrá que ser ejecutado de acuerdo con las necesidades y estructura de cada organización, pues al replicar modelos de trabajo de otras empresas es que se llega a la insostenibilidad para operar de manera remota.
La correcta implementación de una metodología basada en necesidades propias y reales evita romper con la estructura principal del Home Office, si dejamos a un lado esta no existirá una correcta organización, los resultados serán insuficientes, haremos un lado la atención primordial hacia nuestros clientes, los empleados se volverán incompetentes y los supervisores terminarán con un agotamiento marcado que le impedirá una correcta supervisión a distancia.
Lo principal e indispensable de cualquier metodología se basa en la creación de una correcta política, los lineamientos claros, las reglas establecidas y el trabajo documentado siempre nos traerá los resultados que perseguimos.
A continuación, te planteamos 6 pasos para que puedas estructurar tu propia POLÍTICA DE HOME OFFICE.
1.- Determina la elegibilidad.
Elige quien participará en tu metodología para trabajar de manera remota basado en su desempeño laboral. Su capacidad para trabajar de manera independiente, historial de responsabilidad, trabajo bajo presión y por resultados. Recuerda que, aunque exista un área o persona responsable de supervisar ese trabajo, no todos los empleados tienen la facilidad de desarrollarse sin un seguimiento constante, el trabajo se les dificulta, pierden foco y atención de manera fácil y esto traerá mayores dificultades o beneficios de mandarlo a casa.
Elabora una lista del personal y define de acuerdo a sus capacidades quien sí y quien no entraría en este modelo de trabajo.
2.- Objetivos y metas claras.
Las expectativas deben ser claras, definidas y medibles. Así también deben incluir horas del día en la que los empleados deben ser accesibles, trabajos que se espera producir, plazos y horarios en los que se deberá entregar el trabajo, frecuencia y método por el cual se establecerá la comunicación. Cuando estableces de manera clara y documentada las expectativas que tienes con tu personal no existirán dudas o pérdida de tiempo al no saber que hacer, esos “huecos” de información son los que crean mayores confusiones.
Establece un modelo de medición basado en resultados. “Si lo mides lo controlas”.
3.- Establece líneas de comunicación.
Establece como se efectuará la comunicación, entre los servicios de videoconferencia como Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams, Zoom y así como las diversas herramientas que existen en el mercado. Elegir el método adecuado ya que es indispensable para una correcta comunicación y orientación, sin estos elementos no se podrá ejecutar una supervisión real y un acercamiento con los empleados aún de manera remota.
Verifica que software o aplicación será más efectiva, de acuerdo a el presupuesto económico y la que brinde mayores beneficios.
4.- Espacio de trabajo.
Establece lineamientos o instrucciones de como deberá ser su espacio de trabajo, ordenado, limpio, preferentemente en un lugar libre de interrupciones, ruidos o distracciones. Es indispensable que aun estando en casa el empleado establezca un lugar de trabajo preferentemente fuera de su dormitorio o en espacios donde el equipo no pueda dañarse, De igual manera que su vestimenta sea casual o formal es necesario que el empleado respete su lugar de trabajo tal como si estuviera en oficinas.
Asegúrate de aclarar lo que proveerá la empresa frente a lo que proporcionará el empleado.
5.- Seguridad Cibernetica.
Resguarda datos corporativos a los que tienen accesos los empleados, asegúrate de tener instalados antivirus. Protege con contraseña todos los dispositivos empresariales. Mantén un inventario actualizado de todos los dispositivos. Otra manera es que los empleados firmen cartas de confidencialidad y responsabilidad sobre el uso de la información que tendrán acceso.
Es de carácter importante el establecer métodos para el resguardo de la información de nuestros clientes y proveedores.
6.- Requisitos Tecnológicos.
Identifica la tecnología y las herramientas que las personas deberán tener para trabajar de forma remota. Acceso remoto a correos electrónicos, capacidad para compartir archivos, capacidades de videoconferencia, cámara, equipo de cómputo adecuado, internet, telefonía entre otros de acuerdo con las actividades que realiza. Equipar al personal evitará atrasos en las actividades y pretextos para la falta de resultados. Asegúrate de que el empleado cuente con las herramientas necesarias para realizar la actividad
Plantea cuales son las herramientas que deberá proporcionar él y cuales la empresa a manera de equilibrio.
Esta es una guía exprés para la elaboración de tu política home office, la cual se complementa con una metodología de trabajo que considera elementos adicionales e importantes para una correcta operación.
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Doctor Empresa S.C.