7 pasos para implementar un ERP

La implementación de un sistema ERP es un proyecto importante y debes planificarlo  conscientemente para evitar desfases de tiempo y dinero. Aquí te cuento cuáles son las etapas clave para un óptimo desarrollo.

Seleccionar el sistema de gestión empresarial de  tu compañía no es una decisión que puedas tomar a la ligera. Este proceso incluye al menos siete etapas:

🔎 Investigación - evaluación 

Cuando dentro tu empresa detectas que es necesario cambiar o implementar el primer ERP (sistema de planificación de recursos empresariales), necesitas crear un equipo multifuncional; un grupo de profesionales que pueda identificar los procesos que actualmente son ineficientes y que pueden ser mejorados agregando tecnología. 

📰 Requerimientos

Redactar un documento con los requerimientos le permitirá a los proveedores realizar las ofertas de forma exacta y detallada. El documento de requerimientos de software debe ser muy claro, para que la empresa pueda comparar fácilmente cuáles son las diferencias de funcionalidades y características de cada propuesta y, a su vez, debe incluir las opciones de crecimiento futuro y soporte. 

 ✏️ Diseño

En esta etapa el equipo de implementación verifica los flujos de trabajo en el nuevo sistema y determina si alguno de ellos necesita cambios. También pueden identificarse personalizaciones o características faltantes que deben ser incluidas. 

💻 Implementación y desarrollo

Los implementadores realizan las configuraciones y las personalizaciones solicitadas. En este momento también se define y se realiza la migración de datos del sistema anterior.

🔧 Pruebas

En esta etapa se deberá probar el sistema con cada funcionalidad necesaria, con los casos de uso seleccionados y en las actividades que se ejecutan de forma diaria o esporádica. Estas pruebas deben ser rigurosas y abarcar todas las capacidades del sistema. 

Aquí se comenzarán las capacitaciones a los usuarios que se extenderán hasta el despliegue final. 

🔴 Despliegue

Es la salida en vivo del sistema. Es un momento clave en el que se capacita profundamente a los usuarios en las distintas funcionalidades. El despliegue puede ser en etapas o total; también puede existir una gestión en paralelo por algún tiempo o verificaciones sin paralelo.

📙 Capacitación-soporte

El acompañamiento post salida en vivo es muy importante para subsanar cualquier detalle que pueda surgir. Este soporte asegurará el aprovechamiento total de las capacidades del nuevo sistema.

Te recomiendo un sistema que tenga una estrategia de implementación clara, con plazos medibles, que pueda implementarse rápidamente y que cuente con una plataforma de aprendizaje online, documentación de apoyo y sesiones de capacitación en vivo con un consultor.