Gestionar las expectativas

En el proceso de implantación de un ERP pueden producirse desajustes entre expectativas y realidad...

Este GAP entre expectativas y realidad puede deberse a una definición deficiente de los beneficios esperados. En muchos casos el deseo de encontrar rápidamente un nuevo sistema ERP que aborde los puntos débiles de la organización, hace que se pierdan enseguida de vista los objetivos de negocio.

Es por ello que identificar un sponsor al más alto nivel dentro de la organización que impulse la iniciativa es un aspecto esencial para alinear todas las áreas organizativas.

Análisis del estado actual

Como primera fase y antes de iniciar el proceso de selección de ERP, es necesario realizar un análisis de los procesos de negocio. Es importante evaluar y analizar de forma detallada cuáles son los procesos de negocio actuales, de esta forma podremos identificar los puntos débiles, identificar las oportunidades de mejora y definir los KPIs de negocio que apoyarán la toma de decisión final de selección de ERP.

Es este el momento adecuado para empezar a pensar en cómo corregir e innovar procesos mediocres.

Esbozar los beneficios esperados y ROI

Una vez definidos y analizados los objetivos generales de negocio, se puede analizar, con la ayuda del integrador, cómo el software ERP puede apoyar estos objetivos.

Para ello es fundamental realizar un Business Case, de esta forma se pueden establecer indicadores clave de rendimiento y realizar un seguimiento de estos a lo largo del proyecto y después de la puesta en marcha.

Además de los KPI de medición del rendimiento, el Business Case debe centrarse en realizar un análisis de costes y determinación del ROI.

Organización alineada

Ahora toca notificar a todas las áreas de la empresa cuáles son los objetivos generales que se persiguen con la implantación del sistema ERP, de forma que se vinculen los objetivos del proyecto con los objetivos de negocio.

Cuando se conoce el posible impacto positivo de la tecnología en el negocio, lo más probable es que exista un alineamiento en todos los departamentos afectados de la organización.

Desarrollar un plan de proyecto realista

Aunque como sabemos todos, los planes están para no cumplirse... sí sirven (entre otras cosas) para analizar las desviaciones entre lo previsto y la realidad.

Las expectativas poco realistas son a menudo una de las principales causas del fracaso en el proceso de implantación de un ERP.

Se necesitan ciertas dotes de habilidad y sobre todo experiencia para hacer una estimación ajustada a la realidad, tanto en tiempo como en recursos necesarios para la implementación de un sistema ERP.

Todos sabemos que existen desviaciones, pero en muchos casos estas desviaciones forman parte de una mala gestión de las expectativas.

Gestión del cambio

Es premisa imprescindible que los usuarios finales estén preparados para utilizar el nuevo software. Es necesario involucrar, comunicar y capacitar a los empleados tan pronto como sea posible.

Identificar los factores de resistencia al cambio entre los usuarios para que este sea abordado de forma proactiva.

Un análisis y evaluación de la organización, conduce al desarrollo de un plan de gestión del cambio que reduce la resistencia y ayuda a los empleados a entender cómo sus procesos individuales apoyan los objetivos del proyecto y del negocio.

Pensar en la repercusión

Una botella es una botella, y un vaso es un vaso... cuando se quiere transformar la botella en vaso, tenemos un problema.

La personalización de procesos puede llevar al fracaso.

Cada cambio de requisitos, solicitud de personalización o ajuste de ámbito debe visualizarse a través de la lente de los objetivos del proyecto y del negocio. Si no se puede justificar un cambio dentro de estos parámetros, los objetivos o la solicitud deben ajustarse. En la mayoría de los casos, se debe ajustar la solicitud.

Dejar que el Business Case y el plan de proyecto sirvan de guía...

Medir, medir y medir...

Identificar el GAP entre los beneficios planificados y los beneficios obtenidos a lo largo del proyecto ayuda a los gerentes a entender lo que están haciendo bien y cuáles son las posibilidades de mejora.

El responsable de cada departamento / área de negocio es la persona adecuada para medir y comprobar este ajuste, teniendo en cuenta que los KPIs que tiene asignados forman parte de un todo, que en definitiva es el objetivo de negocio.

La medición realimentará el proceso de implantación de forma positiva, haciendo que el GAP se ajuste al mínimo.

Siempre mejorando...

La gestión de procesos de negocio debe ser una labor continuada en el tiempo y debe llegar más allá del proceso de arranque. El sistema ERP debe seguir evolucionando con el negocio, de forma que garantice el alineamiento a largo plazo entre personas, procesos y tecnología.

Si se ha implementado una solución ERP escalable, entonces el alineamiento a largo plazo debería ser alcanzable.

Si estás considerando implementar un SW de gestión ERP o un sistema de Gestión de Tesorería, Sage X3 y Sage XRT pueden ser tu solución.