7 pasos para una Planificación Estratégica Práctica

Acabo de lanzar en Amazon el libro "7 pasos para una Planificación Estratégica Práctica", la guía que todo empresario y ejecutivo debe tener.

La planificación estratégica es una herramienta fundamental para que una organización se pueda proyectar. 

En el informe “Management Tools & Trends” de la consultora Bain & Company (www.bain.com) la planificación estratégica ha sido la herramienta de gestión más utilizada por las grandes compañías y es la que mayor nivel de satisfacción les ofrece a los ejecutivos. 

La planificación no es algo nuevo en el mundo de los negocios, ha sido utilizada por muchas organizaciones durante el siglo XX. Sin embargo, como les ha sucedido a casi todas las tendencias de management, ha pasado de la gloria hasta casi el olvido por parte de las grandes organizaciones. Nadie cuestiona qué planificar es algo necesario, pero en la práctica ha resultado que muchas organizaciones que han quebrado realizaban un proceso de planificación estratégica formal y aún así fracasaron. 

Entonces, ¿cómo es posible que una empresa que planifica quiebre?, ¿la planificación es una garantía de éxito?, ¿si planifico, puedo hacer frente a los cambios del entorno?. 

Al estudiar las razones de los fracasos de las grandes compañías, la causa del fracaso no fue que realizaran un proceso de planificación, sino que se aferraron tanto a lo que ese plan establecía, que no hicieron los ajustes necesarios ante los cambios del entorno. 

Un plan es SOLO una referencia, una guía, pero no es una ley, por lo que debo estar dispuesto a hacer los cambios necesarios al plan original con el objeto de adaptarme al entorno o incluso ser yo quien impulse los cambios.

Las organizaciones que han fracasado se deben a que no han sido lo suficientemente flexibles para ajustar su planificación a los cambios del entorno. Pero esto no significa que la planificación sea la causa del fracaso.

Por otro lado, es importante considerar que 9 de cada 10 emprendimientos o startups cierran antes de los tres años de vida. Las estadísticas varían de país en país pero lo importante es que la gran mayoría cerrará por varias razones, una de esas razones es la falta de planificación.

Considere que un inversionista ángel solo invertirá en una empresa si ve que tiene potencial y si tiene un plan de negocio formal, aunque sabe que ese plan nunca lo cumplirá, pero el hecho de tenerlo significa que el equipo de emprendedores realizó un proceso reflexivo y tiene una visión de futuro.

Uno de los grandes errores que comenten las compañías al momento de planificar, es que les toma demasiado tiempo hacerlo, entre 3 a 6 meses incluso, se pasan una gran parte del año planificando y solo les quedan unos meses para ejecutar, por lo que aquello que planificaron para doce meses deben cumplirlo en los seis que les quedan.

Grande fue mi sorpresa cuando me toco trabajar ayudando a empresas medianas y pequeñas, donde no existía un proceso de planificación formal. En los mejores casos, realizaban un presupuesto anual que los obligaba a reflexionar un poco sobre el futuro, pero no había ninguna formalidad respecto a la definición de objetivos y metas. Lo peor de esto, es que la práctica de no planificar está ampliamente extendida entre este tipo de empresas.

Muchas organizaciones le ven el valor de realizar una planificación, pero piensan que es un proceso complejo, largo y muchas veces muy costoso para realizarlo.

Una gran ventaja que tienen las organizaciones pequeñas o medianas es que no necesitan tanto tiempo para realizar su proceso de planificación. Para ellas, debiera tomarles como máximo un mes de trabajo (no dedicado), considerando un tiempo de análisis del entorno para luego realizar la reflexión sobre los desafíos del negocio, definir los objetivos, metas y estrategias. 

Mi recomendación es que si el empresario puede costearlo, busque ayuda para este proceso con consultoras que apliquen las metodologías ágiles de planificación utilizadas por las startups. Eso les permitirá contar con un plan en poco tiempo y , en lo que denomino, los “one pages”, pocas hojas de plan. Cuando un plan estratégico tiene más de 8 hojas es porque no es un plan ejecutivo, es una guía telefónica. Probablemente esa es la razón del fracaso de las compañías, porque nadie leyó bien el plan. 

Para que una planificación ejecutiva sea exitosa, se requiere la definición formal de los objetivos estratégicos, metas, indicadores de desempeño, estrategias, planes de acción y responsables para poder cumplir los desafíos que se han propuesto. 

           Como ayuda al proceso de planificación, hemos incorporado una serie de ejemplos prácticos que ayudarán a entender los conceptos, incorporamos varias preguntas guías para ayudar a definir cada componente del plan, facilitamos la definición de los objetivos para que los empresarios sepan como redactarlos e incorporamos una guía para que aprendan a definir los indicadores claves de desempeño (KPI) de su negocio.

Un proceso exitoso de planificación estratégica debería:

• Describir la misión, visión y valores fundamentales de la organización
• Evaluar posibles escenarios y explora cada mercado en busca de amenazas y oportunidades emergentes
• Comprender las prioridades actuales y futuras de los segmentos de clientes específicos
• Analizar las fortalezas y debilidades de la empresa en relación con los competidores y determinar qué elementos de la cadena de valor debe modificar
• Identificar y evaluar estrategias alternativas
• Desarrollar un modelo de negocio ventajoso que diferencie rentablemente a la empresa de sus competidores
• Definir las expectativas de los interesados y establecer los objetivos claros y convincentes para el negocio
• Comprender programas, políticas y planes para implementar la estrategia
• Establecer estructuras organizacionales, procesos de decisión, sistemas de información y control, y sistemas de contratación y capacitación
• Asignar recursos para desarrollar capacidades críticas
• Diseñar los escenarios de contingencias o cambios ambientales

Por otro lado, las empresas utilizan la planificación estratégica para:

• Cambiar la dirección y el rendimiento de un negocio
• Fomentar las discusiones basadas en hechos sobre temas políticamente sensibles
• Crear un marco común para la toma de decisiones en la organización
• Establecer un contexto adecuado para las decisiones de presupuesto y evaluaciones de desempeño
• Desarrollar mejor información para tomar mejores decisiones
• Aumentar la confianza en la dirección del negocio

Como complemento y para facilitar el aprendizaje e implementación, incluimos una serie de formularios que le ayudarán a estructurar y comunicar su plan estratégico. 

Los ejemplos utilizados en este libro se enfocaron en empresas turísticas debido a que en el último tiempo me ha tocado apoyar a empresas de este sector pero no significa que esto no se pueda implementar en otro tipo de empresas. Desarrollar ejemplos prácticos con un sector en particular le permite al lector comprender mucho mejor la aplicabilidad de cada una de las herramientas que se presentan en cada capítulo.

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