ALDANONDO DISTRIBUCIÓN ALIMENTARIA: cambio a la digitalización de gastos y cumplimiento del SII

El reto de digitalizar y automatizar la gestión de gastos exigió mentalidad de cambio y desarrollo de la integración con el ERP. El resultado a este esfuerzo ha sido muy ventajoso.

Aldanondo Distribución Alimentaria es una empresa familiar dedicada a la distribución alimentaria desde 1967. Su andadura comenzó con la fabricación y distribución de quesos y derivados lácteos, productos en los que siguen especializados con una de las más amplias gamas del mercado.

Su oferta sigue ampliándose continuamente y Aldanondo Distribución Alimentaria cuenta entre su amplia gama con productos conservados en las tres temperaturas: refrigerado, seco y congelado, incluyendo carnes, pescados, legumbres, conservas, precocinados, charcutería etc.. Su gama supera las 1.800 referencias y son actualmente la distribución refrigerada regional con mayor cobertura geográfica. Esto, permite a Aldanondo Distribución Alimentaria ofrecer un asesoramiento integral en todos los canales.

Distribuye marcas nacionales e internacionales de demostrado prestigio. Algunas de ellas propias, entre las que se encuentran: Legumbres Goierri, Conservas y Preocinados Lierni, Postres Alaya o Embutidos Ezcurdia.

Cuentan con una sede central en Olaberria (Gipuzkoa) y una delegación en Galdakao (Bizkaia), desde las que atienden también a Álava, Navarra, Cantabria, La Rioja, etc. En total, alrededor de 3.000 entregas semanales de sus más de 2.500 clientes activos gracias a la labor de sus 20 comerciales a pié de calle, 15 repartidores y el apoyo del equipo de gestión.

El reto de automatizar la gestión de las notas de gasto y cumplir con el SII de Hacienda

Todos los comerciales, repartidores y miembros del equipo directivo pasan gastos profesionales por sus desplazamientos y como nos indica Eva Corrales, gerente de la empresa, “la gestión de estas facturas y tickets de comida, parking, autopistas, etc, de todo este colectivo representaba en Aldanondo un trabajo que exigía mucha dedicación y requería prácticamente una persona en dedicación completa y por ello, buscábamos algo que supusiera una mejora, un cambio.”

Eva Corrales reconoce que “a veces puede parecer que en estos tickets, muchos de ellos de céntimos, no representan mucho dinero pero, cuando ves la cantidad de justificantes que se acumulan, te das cuenta que detrás de un control exhaustivo y riguroso de estos gastos nos jugamos una parte importante de nuestra cuenta de resultados en sectores como el nuestro de la distribución.”

Cuando el nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información de Hacienda les obligó a comunicar todas las facturas y facturas simplificadas (comúnmente conocidas como tickets) mediante el nuevo sistema de presentación de los gastos, Eva Corrales reconoce que “la situación se complicó sobremanera y la búsqueda de una solución como Sabbatic resultó imprescindible para dar una solución al problema de gestión de todas esa facturas y tickets de gastos que se generaban mes a mes.”

Eva Corrales, gerente de la empresa, nos cuenta en este vídeo el reto y el resultado de la implantación de Sabbatic:

El reto de que las personas se sumen al cambio y lanzar la implantación

Según Eva Corrales, “la puesta en marcha fue sencilla pero lo más complicado fueron los previos.”

Desde que conocieron la opción de Sabbatic hasta que dieron el paso de iniciar la implantación pasó bastante tiempo porque tuvieron que abordar el reto de mentalizar al equipo de trabajo para este nuevo cambio informático. Al día a día del trabajo comercial y de distribución lleno de dificultades propias, se añadía el reto de una nueva herramienta y una nueva forma de hacer.

En los últimos años, la labor comercial ha evolucionado mucho con grandes cambios de herramientas informáticas enfocadas a la gestión de su trabajo. Eva Corrales reconoce que “son profesionales que en pocos años han pasado de tomar pedidos con cuaderno y bolígrafo a implantar en su día a día el móvil, la tablet, todo en un entorno web,... un montón de herramientas informáticas.” 

Sabbatic era un nuevo paso más en esta búsqueda de mejora de la productividad y en este caso, lo que más ha costado ha sido el proceso interno de incorporación de todas estas herramientas. La solución Sabbatic ha sido para Aldanondo Distribución Alimentaria la última herramienta incorporada y el último paso dado en la mejora de productividad.

Pero este salto a la digitalización y, más concretamente, la digitalización y automatización de la gestión de gastos con Sabbatic, llegó en un momento en el que nadie quería más cambios con nuevos software. Tuvo que ser la propia Gerencia de la empresa la que tuvo que empezar a utilizarlo primero para convencer al resto del equipo de sus bondades; poder digitalizar los gastos en el momento, prescindir de tener que guardar los tickets, evitar así los riesgos de perder tickets y no recuperar esos importes, que la nota de gastos se haga de manera automática sin tener que teclear nada, etc.. 

Posteriormente, atraídos por la prueba de la gerencia, lo empezaron a probar los responsables de área y mandos intermedios comprobando rápidamente las bondades de la nueva tecnología y así, según Eva Corrales “lo que pensábamos que sería un proceso de cambio de cuatro meses, en poco más de un mes de prueba de uso, toda la plantilla empezó a demandar que les instalaran Sabbatic.”

Finalmente, en Aldanondo Distribución Alimentaria consiguieron que toda la plantilla pasara del “yo siempre he hecho mis notas de gastos en una hoja que relleno a mano con los tickets” a una nueva solución implantada y a pleno rendimiento.

El segundo reto fue la integración de la información digitalizada por Sabbatic en el ERP de la empresa. Principalmente la parte del análisis interno y definición del proceso que necesitaban para que se aprovecharan al máximo los datos digitalizados. 

El esfuerzo para implantar la automatización de Sabbatic ha sido muy ventajoso

Además de las ventajas propias de digitalizar los gastos de manera certificada y automatizar la generación y supervisión de los gastos, según Eva Corrales “Sabbatic tiene sentido y aporta mucho valor añadido porque lo hemos implantado vinculado al ERP de gestión y esto posibilita la contabilización automática de todos estos gastos. A día de hoy, todos los gastos pasan a formar parte de un asiento digital que se integra automáticamente en el ERP, va a los libros de Hacienda y se comunica diariamente vía SII a Hacienda. Ha supuesto un avance importantísimo. Prácticamente una persona del departamento de Administración ha quedado disponible para incorporarse a otras tareas que nos generan mucho más valor añadido que lo que era teclear de manera tradicional estos gastos en la contabilidad. Nos ha permitido optimizar las tareas por hacer en el departamento.”

Eva Corrales resalta que “el esfuerzo en tiempo y dinero para la implantación y la integración con nuestro ERP ha sido muy ventajoso para la empresa. Ha generado un ahorro muy importante. El rigor y la capacidad de control que aporta una herramienta como Sabbatic para los gastos es muy importante”

Además, añade que “recomendaría a todas las empresas a impulsar estos proyectos de digitalización de procesos de gestión y que lo hagan con fuerza desde el principio para forzar que los tiempos de mentalización se acorten y los cambios sucedan antes. Poner antes a todos manos a la obra como partícipes del cambio.”