Aprende a dar feedback

Dar feedback debería ser una tarea prácticamente mecánica pera cualquier miembro de un equipo. Un equipo es tal porque sus miembros trabajan y colaboran para lograr unos objetivos concretos. Esta colaboración debería de incorporar siempre la tarea de dar feedback.

A menudo como personas no sabemos dar feedbak. O simplemente no lo damos nunca. Si el feedback no se da o se da mal, aquello que simplemente era un pequeño problema puede acabar en conflicto. Un feedback bien ejecutado y proporcionado a tiempo es la mejor manera de asegurar el alineamiento del equipo. Nuestro trabajo como facilitadores es ayudar a nuestros equipos y a los stakeholders a dar feedback.

Se puede dar feedback cuándo se tiene un problema, y antes de que este se agrave. Pero también hemos de fomentar el dar feedback por las cosas bien hechas. A menudo los seres humanos nos focalizamos demasiado en intentar resolver los problemas y conflictos, y no damos importancia a las acciones o a los hechos que son mitigadores de conflictos y que tienen mucho valor.

Dónde aplica?

En cualquier momento durante el día a día del equipo. Por lo que se refiere a los Stakeholders, un momento ideal (casi obligatorio) para dar y recibir feedback corresponde a la Sprint Review. La Sprint Review no tiene el objetivo único de entregar al usuario el valor creado en el sprint. Tiene otra finalidad muy importante, y es que tanto el equipo como los destinatarios del valor creado compartan feedback sobre el proceso de construcción, sobre los problemas ocurridos en este proceso, sobre el resultado obtenido y el alineamiento de este respecto a las expectativas originales, sobre la calidad y sobre cualquier otra cuestión que ayude a mejorar de cara a los sprints siguientes.

Descripción de la herramienta y los útiles necesarios

Dar feedback es una herramienta de comunicación muy poderosa. Te permite racionalizar la información que sabes y comunicar aquello que verdaderamente consideres importante. El feedback puede darse en grupo o en una reunión face-to-face, pero el mecanismo en ambos casos es el mismo.

Para dar feedback te recomiendo seguir la secuencia de acciones siguientes:

1. Contexto Para dar feedback es importante situar a quien recibe el feedback en el contexto adecuado para asegurar que puede comprender la información que después proporcionaremos - Cuándo? - Dónde?
2. Hechos El feedback debe estar basado en hechos que describen un escenario en que pasaron algunas cosas que queremos explicar Qué se hizo? Qué hiciste?. Qué no se hizo? Qué no hiciste?. Qué se dijo? Qué se comunicó?. Qué no se mdijo? Qué no dijiste?
3. Impacto A estos hechos han provocado un impacto. Que puede ser positivo o negativo; o que simplemente han provocado cambios que necesitamos explicar Qué impacto se ha producido por los hechos explicados anteriormente?, sobre el proyecto, sobre el producto, sobre el equipo, sobre ti mismo
4. Plan de acción Algunos de estos impactos necesitan ser corregidos, reencaminados o aceptados. Y para esto hacemos algunas propuestas que incorporan acciones concretas para el tratamiento de estos impactos Qué propuestas de mejora pones sobre la mesa para mitigar, corregir o aceptar estos impactos?. Qué plan de acción propones? (con fechas y responsables)

Tiempo estimado para esta actividad

Dar feedback es una tarea que requiere una preparación previa a la sesión, con el objetivo que la sesión sea un evento rápido y enfocado al consenso y a la toma de decisiones. La duración de una sesión de feedback puede ser desde unos minutos en una conversación de pasillo, a algo más extenso en una sesión de Sprint Review con los usuarios.

Cómo funciona?

Esperamos cosas distintas cuándo damos feedback de cuándo recibimos feedback. Hemos de situarnos en posiciones diferentes y hemos de saber reaccionar bien en ambos casos. Esto comporta conocer una serie de normas a la hora de dar y recibir feedback, que podemos resumir a la tabla siguiente:

Dar feedbacck

• El Contexto: La forma de explicar el contexto ha de ser clara y entendible para aquel que recibe el feedback
• Los hechos: Los hechos han de ir más allá de cuestiones conceptuales. Han de ser aplicables a la realidad y mejor si son ejemplos
• Los impactos: A la hora de explicar los impactos, no podemos quedarnos ubicados en todo momento en “el problema”. Conviene, si es posible, hacer un esfuerzo en explicar los aspectos positivos. Los impactos pueden ser sobre el producto, pero también sobre la organización, el equipo o las personas individualmente. Conviene contemplar todas estas perspectivas a la hora de explicar los impactos.
• El plan de acción: A la hora de explicar el plan de acción hemos de asegurarnos que se entienden las oportunidades de mejora. Las propuestas que hacemos en el plan de acción han de ser realistas y aplicables

Recibir feedback

• Lo primero que hemos de entender es que el feedback no es sinónimo de ataque personal. En este sentido, debemos recibir el feedback de forma abierta y receptiva
• Antes de cuestionar alguno de los puntos expuestos por quien nos da el feedback, hemos de iniciar un proceso de comprensión y aceptación previa. Sobre todo si quien nos da el feedback se ha preparado la sesión y está cumpliendo las reglas
• No interrumpir la exposición de la otra persona. Esperamos que acabe para poder explicar nuestro punto de vista sobre la cuestión
• Agradecer antes de intervenir. Hemos de ver siempre las acciones de feedback como una oportunidad de mejora

El Feedback en sesiones de Sprint Review

La sesión de Sprint Review tiene como objetivo más visible proporcionar a los stakeholders un incremento del producto de valor. Pero esta no es la única finalidad de la reunión. Entre otras, hay una de primordial: “Obtener feedback por parte de los stakeholders que reciben el producto de nuestro esfuerzo”.

La sesión entonces no ha de ir únicamente destinada a enseñar el producto, sinó a tener un diálogo con los usuarios que permita obtener el preciado feedback. Porqué es de tanto valor el feedback en esta sesión? Porque es el elemento principal que sirve al equipo para corregir pequeñas desviaciones antes que empeoren, de forma que afecten gravemente al producto, a las expectativas o a las relaciones.

El Product Owner, al ser el responsable del éxito en esta sesión, es el principal responsable a la hora de proporcionar el espacio, el clima y las herramientas para que este feedback pueda aflorar.

El feedback que nos interesa no es sólo aquel que nos da pistas sobre el cumplimiento de los objetivos del producto establecidos en el sprint, sinó también otros como el logro de la calidad, el cumplimiento de las expectativas y las posibles mejoras sobre el proceso de construcción, comunicación y seguimiento.

El Product Owner puede explicar el mecanismo y las normas para que los stakeholders proporcionen feedback de manera efectiva. Hemos de entender aquí el feedback como un diálogo grupal que tiene como objetivo hallar aspectos de mejora sobre el propio producto o el proceso utilizado para construirlo. Este proceso incluye aspectos importantes para los stakeholders, como son los canales de comunicación y qué se comunica; o la forma como el equipo se enfrenta a la gestión del cambio.

Este feedback ha de ser un diálogo sincero y bidireccional entre los técnicos y negocio; en que queden claras las barreras (lo que no puede hacerse) i los costes (el esfuerzo de hacer algo).

El Feedback face-to-face

A menudo la misión de un Scrum Master es conocer y ayudar individualmente a los miembros del equipo. Esto puede incluir, si es necesario, sesiones individuales dónde se proporciona feedback. Cuándo no se tiene la protección del grupo es fácil perder de vista el objetivo saludable del feedback, que es la ayuda mutua.

En este sentido, el Scrum Master ha de tener herramientas que le ayuden a orientar de forma correcta las sesiones de feedback, que han de ir centradas en resaltar los éxitos, explicar el contexto, asegurar que se entienden los impactos y, por encima de todo, llegar a un acuerdo satisfactorio sobre el plan de acción. El plan de acción no es un “correctivo” sobre las personas. Es una herramienta poderosa orientada a mejorar los skills de las personas.

Dónde podemos tener mas información sobre esta actividad?