Aspectos a tener en cuenta "por experiencia" cuando eliges un ATS - Applicant Tracking System

Formularios que resultan un ironman para el candidato, tracking inexistente que no permite saber si una fuente nos conviene más que otra... Son muchas las razones por las que hay que tener cuidado al elegir ATS, unos u otros se adaptarán mejor a tu empresa...

5 consejos por acotar el artículo. Por experiencia, son muchos más los temas que hay que tener en cuenta a la hora de elegir qué ATS nos conviene más implantar en la empresa. No es lo mismo una empresa que necesita publicar centenares de vacantes con muchas fuentes a la vez que otras que usan dos o tres fuentes y tengan muy pocas vacantes disponibles. Atención. El jobposting (la facilidad en publicar ofertas en fuentes como infojobs, linkedin, agregadores, etc.) puede llevar al traste todo el funnel de atracción y selección por la pésima conversión que puede darnos la mala integración. ¿El resultado? Costes disparados de obtención de candidatos.

Análisis de necesidades. Primero, evalúa tus necesidades y requerimientos mínimos:al elegir ATS, debes identificar necesidades específicas como el tamaño de tu empresa, el volumen de contratación anual, los flujos de trabajo existentes y las funciones clave que necesitas en un ATS (p.e. Reclutador? Hiring Manager? Alguien más? quizá RPO?). Saca una lista de usuarios implicados en la selección en interno, pero también en externo, Haz lo mismo con las fuentes de reclutamiento que más usas como portales, agregadores, linkedin, etc... y anota qué formas de publicar ofertas usas y de qué forma se publican ofertas y obtienen candidatos (XML, API, manual...).

Comparación. Realiza una investigación exhaustiva sobre los diferentes proveedores de ATS en el mercado. Recuerda. En esta etapa, Ideuzo puede apoyarte gracias a su amplia experiencia en implantación de soluciones, conocemos como un sastre, qué traje se ajusta mejor a cada empresa. Examina las características, funcionalidades, costos, opiniones de los usuarios y la reputación de cada proveedor. Compara las opciones disponibles y selecciona aquellas que se ajusten mejor a tus necesidades. Por ejemplo:

• Busca funciones que reduzcan costes y tiempos como integraciones con portales y agregadores, no solo de la publicación, también para la obtención de candidatos.
• Has visto como lucen sus formularios de aplicación? Son una odisea o user friendly?
• Tienen extensión de Linkedin para obtener más fácil los perfiles interesantes? Así sacarás mucho más partido a la licencia Recruiter que Ideuzo te facilitó.
• Usan la IA para ayudarte a redactar ofertas? Podrás redactar ofertas con un click y una breve revisión.

El coste por minuto de un reclutador oscila en españa entre los 50 y 90 céntimos por minuto, todo paso que le hagas ahorrar es una mejora en productividad.

• CV Parsing - Matching candidatos: para aprovechar mejor tu propia base de datos de talento cuando tengas una vacante, te presenta el ATS a los candidatos que más se ajustan a una vacante nueva? Los hay muy potentes que te muestran el ranking de candidatos en tu comunidad que se acercan al máximo a una nueva vacante, incluidos aquellos en interno.
• Tiene la opción de automatizar mensajes para dinamizar tu comunidad de talento?
• Y para gestionar un programa de referidos? Suele tener el coste más bajo de obtención de un contratado.
• Haz primero tu lista de necesidades para convertirla en un check list, y para no dejarte nada, consultanos, ya que hay funciones que quizá no conozcas que son un ahorro en costes a terminar aprovechando.

Facilidad de uso. Considera la facilidad de uso y la interfaz intuitiva: Un buen ATS debe ser fácil de usar tanto para los reclutadores como para los candidatos. Recuerda. Tu tiempo y el del candidato es oro, nadie lo va a reemplazar. compramos tiempo al contratar, el tiempo que tardó en formarse, en aplicar, en ganar experiencia que luego arrendará a nuestra empresa para sacarle partido mutuamente. Objetivo. Asegúrate de que la interfaz del sistema sea intuitiva, ágil, con una navegación clara y funciones fáciles de entender. Que el funnel del candidato sea rápido, tech friendly. Recomendamos acompañarnos de varias personas del equipo usuario (reclutadores) para que den su opinión sobre lo que anhelan, testeen la demo, encuentren las limitaciones, etc...

Integraciones. Para mí, una de las más importantes. Sin candidatos, no vale la pena ni empezar. Verifica la integración y la compatibilidad con portales, tu ERP/CRM si estás obligado a mantener herramientas complementarias como la que gestiona nóminas, beneficios etc. Atención. Hablamos de ATS, pero muchos ya incluso incluyen sistemas para gestión de nóminas, beneficios, learning, on y offboarding, portal de empleado.... Como ves, lo sencillo es no tener nada y partir sobre una herramienta, lo complejo es ver como equilibrar el uso de diferentes proveedores para soluciones que suelen ir conectadas.

Solidez y soporte. No recomendaría un Taleo o una pequeña empresa con un Director de Administración que hace funciones de reclutador al mismo tiempo. Para ello, habría que buscar soluciones SaaS cerradas, ágiles, sencillas y con nula o poca necesidad de personalización. En este rango aparecen centenares de softwares ATS de startups y otras empresas más consolidadas. Consulta por sus plazos de respuesta, donde tienen los servidores, cuantas veces hacen backups, como se ocupan de la segurida de la información.... Lo barato tiene algunos riesgos, pero conozco multiples solcuiones de empresas emergentes que llevan con tanta solidez la seguridad y el GDPR como una gigante tech. Por último, haz la pregunta... qué pasa si el ATS desaparece mañana? Quien se queda los datos? Como me aseguro que no pierda el trabajo realizado? Como se migraría todo a otro sistema si veo que me encaja mejor otra solución en el futuro?

Todos teneis necesidades comunes, pero también diferencias como, necesidad de conectarse con un ERP, integrar ofertas y candidaturas con Linkedin o infojobs o agregadores.... Hay ATS muy bien integrados en España con potrales, pero que lo están mucho menos fuera, lo que te complicará la vida si reclutas en muchos países...., por lo que es importante encontrar un ATS que se adapte a tu contexto y objetivos específicos. Puedes usar nuestra metodología de análisis de necesidades, requerimientos y comparativa, y por último aprovechar nuestro poder de compra. Os acompañaremos con gusto en ese proceso hasta implantar el ATS adecuado y monitorear el rendimiento de su uso.

Recuerda, Ideuzo at_work tiene decenas de profesionales que han implantado transformaciones digitales en departamentos de RRHH. sumado al poder de compra de 1900 clientes, se convierte en tu partner ideal para elegir el ATS adecuado.