Avances? en la gestión documental. Parte 1
De manera casual, revisé la página de la Secretaría de Gobierno Digital en la que se reportan los avances relacionados con el proyecto CERO PAPEL, y en la información publicada recoge como indicadores la cantidad de entidades que reportan la implementación de los sistemas de información relacionados con el trámite documentario, el uso de la firma digital y el registro de información en la PIDE, además que se indican las características básicas que deben presentar un Sistema de Información para trámite documentario pero no se menciona ninguna característica que se relacione con la gestión de archivos, lo cual desde mi formación Archivística sería necesario incluirlo por que debe formar parte de los beneficios de la trazabilidad de los documentos.
Por ello, considero oportuno manifestar las siguientes preguntas de reflexión:
¿Son realmente estos los indicadores para garantizar una adecuada gestión de CERO PAPEL en las organizaciones?¿cuáles son los indicadores que sustentan la aplicación del proceso ARCHIVO indicado en el Modelo de Gestión Documental aprobado en el año 2017?
Si bien las iniciativas para emprender la modernización del Estado incluye como principal atractivo el uso de la tecnología, considero se debe profundizar y establecer mayores elementos para evaluar integralmente los avances en la gestión documental de las entidades y organismos públicos, ya que los riegos de establecer estructuras de información que no incluyan metadatos relacionados con la gestión de Archivos, serán evidenciados en la preservación digital al momento de decidir qué eliminar y qué no, así como para permitir el acceso futuro en volúmenes descomunales de documentos electrónicos, ya que sabemos que el Estado es un gran generador de estos y así, el problema de contar con mucha información y no encontrar la evidencia específica también se puede trasladar a este campo al igual que los documentos no organizados en soporte papel.
Leeré lo aprobado recientemente en el Decreto Legislativo N° 1412 Ley de Gobierno Digital, para comentarlo detenidamente en un próximo artículo e ir absolviendo mis propias preguntas.