Digitalización Inteligente en la Administración Pública. ¿Sellos sí, o Sellos no?
DIGITALIZACIÓN INTELIGENTE EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – ¿SELLOS SI, SELLOS NO?
Cada vez con mayor familiaridad se escucha hablar de digitalización de expedientes, firma digital, y mining data, en el marco de la administración pública.
Lo cierto, es que resulta necesario repensar las lógicas administrativas y las bases de acunamiento documental.
En ese marco también se debe releer o proyectar nueva legislación, en el microclima de aquellos datos que cada día se tantean pero no se colectan.
Ahora bien, esa colección de datos, junto con la inteligencia legislativa no es el único ingrediente que merece tratamiento, sino también las conductas de las personas humanas, tanto dentro, como fuera de la administración pública, y que como un legado, hoy precisan ser revisadas.
En ese marco, es necesario utilizar software de manejo de PDFs que nos permita el reconocimiento de textos, para así poder colectar aquellos datos que cada documento contiene en sí mismo, ya que infinidad de veces nos encontramos con textos en PDF plano como imagen y no como texto enriquecido, que nos hace imposible o al menos ineficiente la búsqueda por voces o palabras clave.
Para resolver los inconvenientes que contienen las conductas heredadas, tan solo por mencionar alguna, está aquella “colocación de sellos encima del texto”. Esta conducta resulta irreparablemente nociva para el documento, ya que prohíbe a la postre el debido reconocimiento del texto que contiene el documento escaneado, y como consiguiente tener por no escrito un dato que potencialmente podría haber sido reconocido. Dándose lo que se denomina como "quemado de texto", en términos digitales.
Idéntica situación sucede cuando un trazo de una lapicera se posa sobre un texto o sobre el mismo sello identificatorio del firmante, esos datos que quedaron debajo se tornan automáticamente ilegibles para cualquier software de OCR, o PDF en modo de reconocimiento de texto.
Asimismo, otras de las conductas humanas dañinas, son por ejemplo; la limpieza de los documentos a escanear, siempre y cuando su nacimiento haya sido en soporte papel, o la limpieza de la plancha, o franjas ópticas del scanner, las que siempre deben estar limpias, Estos, son posibles errores pero ya de manejo físico o de mantenimiento de hardware.
En orden a la legislación y a raíz de este proceso en particular se investigó profundizando la lectura del Decreto 300/06, “Guía para la gestión de la comunicación escrita en la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires” y los “Modelos de Documentos”, sorpresivamente, se identificó que en ninguno de sus tratamientos justifica los sellos, escrituras o trazos montados unos por sobre los otros, y menos aún por sobre alguno de los textos.
A contrario sensu, la única posibilidad permitida en cuanto a la sobreescritura la observamos en el Capítulo 4, SELLOS, 4.1.2 en cuanto se refiere a la “Anulación de Textos”, por medio del cual se cruza el texto que se pretende anular, con la leyenda “ANULADO”.
Por ende, y en éste marco de formación conductual que otorga la digitalización, sería preciso re-educarnos proyectando cual será el destino final de la legislación, actos administrativos y escritos que son sellados, y/o firmados por cualquier persona humana, entendiendo que la digitalización inteligente es el verdadero camino a la transparencia, con el único fin de ponerlo al servicio respecto de aquel para el que fue creado, el ciudadano de las provincias, de la nación o incluso aquellos extranjeros que decidan someterse a nuestros órganos administrativos.