Barrer bajo la alfombra no es hacer 5S´s

Tengo un problemita, que me gustaría que mires a ver como se puede solucionar. O bien, nos gustaría mejorar y quisieras que nos des tu opinión para ver si vos, ves los mismos problemas que nosotros creemos que tenemos. Esta suele ser la forma en la cual se presentan las personas cuando quieren mejorar o algo les molesta tanto, que reclaman ayuda.

La experiencia me dice que aquello por el cual se nos consulta, es la fiebre que expone la enfermedad, pero que las causas, no suelen estar tan claras ( no porque se desconozcan) sino porque hay gente que barre bajo la alfombra, del mismo modo que los asesinos esconden las pruebas que lo relacionan con el crimen.

No es que uno sea Hércules Poirot en un libro de Agatha Christie

El viejo chiste en Argentina dice que la mejor forma de esconder un Elefante en la calle Florida ( calle peatonal comercial) es llenarla de Elefantes.

En el caso de las empresas hay varias maneras de esconder los crímenes:

1.- llenar de stock la planta

2.- hacer informes solo por PC, nada visual ( yo soy mi propio juez)

3.- no haber definido los estándares

 1.- llenar de stock la planta, con lo cual para hacer un balance de masas ( lo que sale vs lo que entra), se dificulta al haber mucha cantidad en proceso ( que no se sabe hasta el último paso, si el producto se puede usar o no). Alguno puede decir que para eso están los controles de calidad ( a lo cual les digo que si hay mucho stock en proceso, la posibilidad de haber realizado todos los controles, es más probable que vengan los Reyes Magos a traer regalos un 6 de enero, que efectivamente se hayan realizado todos y en la cantidad necesaria). Por otra parte, se confunden los controles de calidad sobre el proceso o productos, con el control de la gestión de planta ( pongo un control y si te descubro que no informaste, te castigo), con lo cual la gente aprende a evitar los castigos, no a mejorar.

Otra opción de esa supuesta verdad de los controles, es que eso podía ser válido en épocas en que los productos rotaban poco, pero en la actualidad hay muchos productos que se hacen por única vez, con lo cual los tiempos de ingeniería para desarrollar esos controles, también son menores y es muy raro ver profundidad en los controles e instrumentos que se usan.

2.- hacer informes solo por PC, nada visual ( yo soy mi propio juez). Todos los que hemos sido gerentes, directores, sabemos que el temilla de los indicadores e informes, se pensó como un modo de ver para empresas que tienen diferentes plantas en distintos lugares del mundo, tuvieran una herramienta para decidir a condiciones semejantes, donde invertir y obtener un mejor retorno de la inversión. Ahora, es una ilusión creer que la gente no miente con los datos ( sobre todo si eso esta atado a premios) o que hay posibilidad de verificar que los datos cierran y que se pueda hacer de forma simultanea para muchas personas en puestos claves. Elija desde Enron, hasta otras empresas que han falseado los datos y se dará cuenta lo fácil que es engañar incluso a empresas auditoras con los números.

La gestión visual, se instalo además para poder hacer un chequeo entre lo que se ve en la realidad, con aquello que efectivamente se esta declarando en los informes y registros ( es como tener todos los días una auditoria). Sobre todo de planta, en tareas administrativas, es mucho más difícil.

Si uno va a una empresa y ve que sus gerentes, tienen todo en PC´s , empiece a preocuparse por los muertos que tienen dentro del placard, están ocultando

 3.- no haber definido los estándares

Mirar indicadores en las empresas, para el que nos toca a diario, es como ver una comedia de enredos. Numerosos números y gráficos, que no explican nada ( salvo lo que la persona que los lleva, quiere mostrar para cobrar un premio o posicionarse mejor). Si esos indicadores los han definido las gerencias, tampoco es garantía que se correspondan con datos representativos.

Definir los estándares, no significa poner cifras de comparación. Lo que aprendí de Toyota, es que cualquier gerente promedio lo primero que miraba era la fecha en la cual se habían instalado y cuantas veces se habían modificado, hasta ese día que se miraban, porque eso indicaba, cuanto se trabajaba sobre mejorar. Luego los indicadores pueden tener variaciones naturales, derivados de otras variables que no tienen que ver ni con la voluntad de mejorar, ni con los esfuerzos que se realizan para producir mas , ni con las personas. Hay que mirarlos en conjunto, no de modo individual y en el caso de indicadores de planta, hay que relacionarlos con otras variables. Un sector puede empeorar su productividad, porque el puesto anterior que le provee tiene problemas con su maquinaria y entrega más productos fuera de especificación que dentro, con lo cual , el sector receptor entrega tarde o no puede entregar porque no tiene las cantidades necesarias. Y un indicador de productividad solo, no dice nada. Y que este definido el estándar tampoco sirve, perse.

 Aún así a pesar de recomendaciones, exhortaciones y discusiones a viva voz, mostrar los datos y exponer a las personas, que barren bajo la alfombra, hay directores, gerentes y dueños, que se acostumbran a caminar por la montaña de despilfarros que se esconden debajo de la alfombra.

Y que las preguntas, que habitualmente nos hacen cuando nos llaman, es porque se tiene la sospecha, la duda o la intuición, que hay cosas bajo la alfombra , pero nadie se atreve a ver que hay debajo de ella. O si hay algo, que el que lleve las malas noticias, sea otro, a partir del cual se toman decisiones ( no porque yo como dueño o director, quiero que algo pase, sino porque el que vino a revisar la alfombra, encontró cosas que estaban ahí y no debían estar y fue ahí que me enteré).

Es tan evidente que el piso no está listo porque algunos pícaros barrieron toda la basura debajo de la alfombra y sin embargo, se sigue caminando sobre ella y torciéndose los tobillos por los desniveles que hay. ¿Por qué esto ocurre? Eso ya da para otro post.