Business Agility 101: Agilidad y la revolución del desempeño

¿Cuántas veces has escuchado en tus círculos el concepto de Business Agility o Agilidad?

Si estás leyendo esto y conoces sobre agilidad, tal vez te haga sentido mi punto de vista, pero si nunca habías escuchado algo así y quieres que la capacidad de entrega y performance de tu equipo incremente exponencialmente sin importar el sector en el que te encuentres, definitivamente debes de continuar leyendo.

“Debemos buscar construir comunidades en las que todos quieran trabajar”

Pero antes, un poco de historia

En febrero de 2001 un grupo de 17 mentes maestras en el desarrollo de software se reunieron para compartir sus puntos de vista respecto al futuro del desarrollo de soluciones tecnológicas. Cada participante del Agile Alliance (cómo se llamaron al final de la reunión de dos días) aunque muchos de ellos eran rivales en los negocios, su filosofía se regía por los mismos principios para el desarrollo de software.

Todos estaban de acuerdo en que para crear software grandioso en un entorno tan volátil e incierto como el del desarrollo web y del comercio electrónico debían de enfocarse en 3 pilares fundamentales:

• Las personas
• La colaboración
• La construcción de comunidades donde todos quisieran trabajar

Como resultado de esta reunión en Snowbird Chicago, surgió el Manifiesto Ágil para el desarrollo de software y sus 4 valores centrales:

• Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
• Software funcional sobre documentación exhaustiva
• Colaboración con el cliente sobre negociaciones contractuales
• Respuesta al cambio sobre seguir un plan

Pilares que desde entonces han evolucionado hacia múltiples filosofías enfocadas en sectores que no necesariamente tengan que ver con tecnología.

Pero si yo no hago software en mi empresa ¿Por qué debería de seguir leyendo esto?

Qué pasaría si tu organización se enfocara en adoptar los siguientes pilares en el corazón de su filosofía:

• Las personas son primero
• Entrega frecuentemente productos o servicios increíbles
• Pon al cliente en el centro de tu universo
• Experimenta, aprende y abraza el cambio

Analizando un poco, surgen a simple vista los múltiples beneficios que una mentalidad de este tipo puede traer a las organizaciones en cualquiera de sus niveles, no importa si es RH, Producto, Ventas o Finanzas y mejor aún no importa el tamaño del negocio, cualquier empresa por pequeña o grande que sea puede adoptar este mindset.

Si entendemos que las personas y sus interacciones son lo que mueve a las empresas, podríamos buscar formas para eliminar las barreras de comunicación para acelerar el flujo de información y acuerdos, ahora, si ponemos atención a la felicidad y satisfacción de nuestros equipos estudios han demostrado que podrían incrementar su productividad hasta un 30% ¿Qué pasaría si a eso le agregamos prácticas para incrementar el enfoque de los equipos?

¿Qué tanto está innovando tu empresa? ¿Cada cuánto tiempo entregas cosas increíbles y valiosas? ¿Cómo las mides? Al poner como prioridad la entrega constante de valor, el engagement y las ventas crecerán exponencialmente. Muchas empresas están tan enfocadas en la operación que pierden de vista las oportunidades que hay en las prácticas de innovación para el desarrollo de nuevos productos o servicios.

¿Cuándo fue la última vez que involucraste a tus usuarios al crear una solución nueva? ¿Creas soluciones para tus usuarios o juegas a la ruleta con productos que crees que podrían funcionar? Recuerda poner siempre al cliente en el centro de tu universo, a final de cuentas, él es el que mantiene girando la rueda. El involucrar a los clientes siempre será un excelente punto de partida para experimentar, aprender y estar listos para evolucionar o incluso anticiparnos a los frecuentes cambios del mercado.

Buenísimo el “mindset” pero ¿Qué beneficios puede traer esta agilidad a mi empresa?

En mi experiencia las empresas que optan por adoptar este mindset y promoverlo dentro de sus empresas con prácticas probadas logran una serie de beneficios que impactan directamente a su productividad, productos y por lo tanto a sus ingresos.

Es importante entender que bajo el manto de la agilidad existe una gran cantidad de prácticas, frameworks, herramientas y metodologías que aplicadas según el contexto de los equipos puede impulsar la evolución de la empresa. A continuación, con base en mi experiencia te comparto una serie de beneficios que han logrado las empresas con las que he trabajado:

• Mejora la respuesta al cambio
• Asegura la transparencia
• Incrementa la productividad de los equipos
• Logra equipos felices y satisfechos
• Aumenta las probabilidades de éxito

Mejora la respuesta al cambio

No importa el ámbito o sector, el cambio es inevitable y tenemos que abrazarlo para evolucionar. Promover una mentalidad basada en la entrega frecuente y con pequeños experimentos, nos permite responder a los embates del mercado o incluso anticiparnos, ya que nuestro ciclo de aprendizaje es mucho más corto y obtenemos feedback del cliente mucho más rápido que utilizamos como un mapa para tomar mejores decisiones.

“Con ciclos de feedback más cortos validados por el cliente podemos anticiparnos y tomar mejores decisiones”

Al anticiparnos y tener una visibilidad clara del mercado, podemos colocar en nuestro radar nuevas tecnologías y movimientos del mercado, oportunidades emergentes y nuevas armas para poder detonar o acelerar nuestro ciclo de innovación.

Si tenemos cercanía con nuestros clientes y los involucramos en el proceso de diseño de nuevos productos o servicios, nuestra capacidad de aprender y experimentar para entregar soluciones increíbles para el usuario incrementaría exponencialmente. Esto se da porque conocemos sus problemas y comenzamos a trabajar en ofrecer soluciones por las que las personas estarían dispuestas a pagar.

Al aplicar diferentes prácticas ágiles al interior de la organización, la colaboración y comunicación incrementa, haciendo que la información fluya más rápido que nunca, eliminando barreras inecesarias. Con una mejor comunicación, los equipos podrán entregar cosas con mayor frecuencia. La cohesión, felicidad y satisfacción del equipo aumentará, promoviendo la autonomía y sentido de responsabilidad, lo que se verá reflejado en equipos menos estresados, enfocados y comprometidos con alcanzar los objetivos de negocio.

Asegura la transparencia

Llevar una iniciativa a producción muchas veces resulta ser una misión secreta e imposible, en la que casi nadie tiene visibilidad, ocasionando retrasos y una gran cantidad de riesgos sin controlar. El uso de prácticas ágiles como Demos al final de cada ciclo de desarrollo permite que todos los involucrados conozcan lo que se hace, lo que se logra y que puedan proponer mejoras o detectar problemas o desviaciones.

 “Un equipo debe de ser tan grande como para poder ser alimentado con un par de pizzas”

Al utilizar herramientas como radiadores de información se incrementa la visibilidad del progreso hacia la organización, siendo un punto de acceso para las personas que necesitan conocer el avance que están teniendo los equipos y riesgos potenciales sin necesidad de mover el foco de los equipos hacia reuniones que no aportan un valor tangible al negocio.

La transparencia fortalece la comunicación y cercanía con el equipo y por lo tanto la confianza de las personas incrementa, lo cual se ve reflejado en su seguridad para actuar, experimentar y aprender reduciendo el temor al fracaso.

“Está bien equivocarse, siempre y cuando venga acompañado de una solución”

Incrementa la productividad

Muchos pensarán que son expertos en el arte de rentabilizar al máximo el tiempo tratando de completar una múltiple cantidad de tareas a la vez. Aunque nuestra tendencia habitual sea la de planificar y creer que podemos atender una infinidad de tareas, siento informarte que el cerebro no está diseñado para ser “multitasking”. En un estudio realizado por Earl Miller, profesor de neurociencia en el instituto Picower de Aprendizaje y Memoria del MIT, donde investigó los efectos del multitasking en la mente, llegó a una conclusión: “No trate de realizar varias tareas simultáneas. Arruina la productividad, provoca errores e impide el pensamiento creativo”

La agilidad promueve el enfoque a través de tareas claras y específicas que ayudan a alcanzar un resultado tangible. Esto puede ser logrado organizando a los equipos en células que puedan entregar una solución de punta a punta, es decir, que las células deben de ser capaces de definir una hipótesis que agregue el mayor valor posible al usuario, hallar soluciones, construirlas y validarlas lo más rápido posible.

Permitir que los equipos decidan el cómo lograr el objetivo, ayuda a que todos se conviertan en dueños de sus actividades y tengan una visión clara de cómo avanzar poniendo en el centro al usuario. Además de que pueden cuantificar el progreso, identificar riesgos o bloqueos que pueden ser atendidos con mayor eficiencia.

“La magia de los equipos cross-funcionales está en eliminar o reducir al máximo la dependencia con otras áreas”

Aplicar prácticas como establecer ventanas de tiempo lo suficientemente cortas como para crear algo pequeño y valioso, pero que al mismo tiempo reduzca los riesgos por un cambio de alcance, suele lograr que los equipos trabajen enfocados en lograr un objetivo, incrementando su satisfacción y productividad.

Equipos felices y satisfechos

Con la entrada de la NOM-035 donde los empleadores deben de identificar y analizar los factores de riesgo relacionados con un ambiente de trabajo peligroso o inseguro, condiciones de trabajo insalubres o un ritmo de trabajo acelerado que puedan deteriorar la salud del colaborador, se vuelve indispensable evolucionar la forma en la que se gestiona el trabajo y la agilidad se convierte en la ruta ideal para evitar caer en incumplimientos de esta norma.

El uso de prácticas ágiles permite a los equipos incrementar su confianza, ya que se busca mejorar el sentido de pertenencia, la apertura, el respeto, el aprendizaje y el reconocimiento de sus logros de manera constante. Dado que todos los niveles de la organización están involucrados en la transformación, prácticas de Management 3.0 para los líderes están diseñadas para empoderar a los equipos, favorecer su autonomía y satisfacción.

Menos reuniones y tiempos muertos son sustituidos por periodos de trabajo más productivos donde los equipos son mas enfocados sin necesidad de trabajar bajo presión. Para lograr esto se programan sesiones de planeación y sincronización que unido con radiadores de información permite que toda la empresa tenga visibilidad actualizada de los esfuerzos realizados.

Con sesiones retrospectivas los equipos aprenden a confiar en ellos, a identificar puntos de mejora para las relaciones del equipo, los procesos y los productos que se están desarrollando, las retrospectivas son sesiones muy dinámicas con el objetivo de que el equipo tenga un momento para desconectarse del rush del trabajo sin perder de vista la productividad y mejora.

Aumenta las probabilidades de éxito

Cada vez que nos aventuramos a lanzar algo nuevo existe un riesgo latente de fracasar, sin embargo, al desarrollar algo centrado en el usuario validado por pequeños experimentos podemos aprender con muy bajos impactos.

Imagina que con un proceso de desarrollo de productos tradicional, un cliente te solicita crear un auto para poder trasladarse de un punto A a un punto B. Tu equipo estima que le tomará 18 meses entregar el producto tal como lo pidió el cliente.

Un proyecto a tan largo plazo tiene un alto riesgo ya que al final del proyecto el cliente puede haber cambiado de opinión, puede haber encontrado otras opciones, o puede ya no necesitar lo que te había solicitado, lo que representaría un gran gasto de talento y dinero. Pero supongamos que el cliente espera, el negocio empezaría a recibir dinero hasta que se le haya entregado lo que solicitó, ¡18 meses después!

Ahora imagina que tienes la capacidad de entregarle al cliente soluciones específicas a sus problemas cada 2 meses. Con cada experimento el cliente está involucrado y te da feedback. La primera versión le permitirá cubrir su necesidad en el nivel más básico, pero conforme vamos recibiendo su retroalimentación vamos entregándole un producto de mejor calidad resolviendo su problema y capitalizando desde el inicio, a estos experimentos funcionales los llamamos Productos Mínimos Viables o MVPs (por sus siglas en inglés), una forma de pensar que nos permitirá entender que los productos son entes vivos que van a evolucionar conforme las necesidades del cliente.

Un ejemplo claro de este desarrollo incremental y centrado en las personas es el IPhone, las primeras versiones no tenían ni siquiera una gran recepción, pero le daba al usuario un factor altamente novedoso al integrar todas las funciones desde una pantalla táctil. Con el paso de los años el producto ha evolucionado hasta lo que es ahora, logrando un gran posicionamiento desde su primera versión.

Como puedes notar, aunque el concepto de Agilidad o Business Agility fue creado para entornos de software y tecnología, sus principios pueden ser aplicados en prácticamente cualquier sector o negocio, sólo es cuestión de estar dispuestos a evolucionar y poner manos a la obra.

Pero cuéntame ¿cómo podrías poner en marcha la agilidad en tu empresa? deja comentarios o tomemos un café para buscar lo que mejor te pueda funcionar. O bien si has aplicado estas prácticas ¿que beneficios te ha dejado?

Gracias por leerme! Nos vemos a la otra!