Códigos de Ética… ¿nos eximen de un fraude

Es imperante que las empresas implementen procesos que incluyan Códigos de Ética con el objetivo de propiciar el cumplimiento de conductas apropiadas con base en los valores de la organización. Esto, derivará en un ambiente de lealtad y compromiso dentro de la misma, para de esta manera avanzar en la dirección adecuada hacia el crecimiento.

Todavía existen empresas pequeñas y medianas que han crecido de tal manera que no han incluido en sus prioridades establecer un Código de Ética. Si bien es apremiante que lo integren a sus estatutos, creemos que independientemente del tamaño de una empresa, tener un Código de Ética no es suficiente para eximir a una empresa de un caso de fraude. Lo anterior, debido a que ser honesto o deshonesto en realidad no tiene que ver con nuestros valores, ni con nuestra ética personal. Tiene que ver, más bien, con un tema de controles, de qué tanta maniobra o qué tan factible sería cometer un fraude, o qué tan cerrados están los candados para si quiera intentarlo.

En diferentes países existen leyes orientadas a combatir actos de corrupción y prevenir fraude, como la Ley FCPA en EEU y la UK Bribery en el Reino Unido. En México no existe una ley que propicie la prevención de fraude, de hecho el conflicto de interés y la corrupción son de los actos más comunes en las empresas.

En 2013 el 70% de las compañías informaron haber sufrido como mínimo un tipo de fraude, según Kroll. Sin embargo, existen diversos estudios que demuestran que en empresas de un nivel organizacional y cultural medio el 35% de los eventos de fraude no se denuncian por canales convencionales de comunicación (jefe directo, mail, buzón). Y no se denuncian por temor a represalias por parte de los jefes,  por creer que existe protección institucional al personal de mayor jerarquía organizacional, entre otras razones.

El fraude genera pérdidas de entre un 2 y un 5% de los ingresos, según KPMG, y en un 33% de estos casos está presente la corrupción.

Por lo tanto, adicional al Código de Ética, es necesario contar con herramientas preventivas específicas que mitiguen costos posteriores y daños organizacionales derivados de un fraude:

1. Línea de Denuncias anónima: esta herramienta ha demostrado ser muy efectiva como canal de comunicación entre empleados y cúpula empresarial. Sirve para encausar las denuncias hacia el Comité de Auditoría, o bien, hacia una cabeza directiva, sin riesgo de represalias. Esta herramienta tiene una efectividad de 82% si es operada por un tercero.

1. Auditoría Forense: esta es una manera muy profunda de monitorear la operación de una empresa, ya que va mucho más allá de lo que la contabilidad común reporta, para adentrarse en la operación financiera de la compañía. El propósito de la auditoría forense es particularmente mejorar el control interno de las empresas e identificar mecanismos de disuasión, indagar sobre los patrones de fraude del sector y determinar los elementos de los probables autores de fraudes.

1. Programas “Know your employee" o "Know your client”: La mayoría de veces el fraude corporativo lo inicia personal con acceso a información sensible, en departamentos de contabilidad, operaciones, ventas, servicio al cliente y compras. Una manera de detectar la solidez financiera de un empleado o de una empresa contratista, su reputación y sus antecedentes con otros clientes y proveedores, es este programa integral que permite dar un panorama económico, civil, mercantil y laboral del individuo o de la compañía.

Junto con la implementación e inducción de un Código de Ética, estas tres herramientas preventivas operadas por un tercero permitirán reducir el riesgo de un fraude en su empresa. Recordemos que se ha demostrado que casi el 77% de los casos de fraude son perpetrados por empleados internos (ACFE), es decir, personal "de toda nuestra confianza".

Fuente: Diversos estudios de ACFE, KPMG. Informe Global sobre Fraude 2013/2014, Kroll.