Cómo administrar mi dinero - Inventarios

El impacto de los inventarios en el flujo de efectivo y cómo prevenirlo

La razón principal por la que los negocios se quedan sin dinero es por no cobrar o por tener niveles de inventario “añejándose” en el almacén. Las causas por las que podemos tener inventarios sin movimiento son varias como mal pronóstico de la demanda, controles deficientes de inventario físico vs teórico, falta de supervisión, cancelación de pedidos por parte de clientes estratégicos o causas de fuerza mayor como lo que estamos viviendo.

Las organizaciones que cuentan con sistemas o ERP’s avanzados pueden gozar de mayor control y visibilidad del inventario, y por lo tanto las personas interesadas e involucradas en la operación pueden tomar decisiones más precisas, aunque no siempre es el caso a pesar de contar con un gran sistema.

Para el grueso de las empresas del país el costo de adquisición e instalación de un ERP’s es inaccesible pero no debemos olvidar que la tecnología ayuda a que las decisiones sean más rápidas o más sencillas lo cual no va en contra de los principios básicos y fundamentales del control de inventarios. Hace algunos años, las empresas no contaban con este tipo de tecnología y aun así el inventario estaba bajo control.

1. Inventario físico: No hay nada más simple y fundamental que tener un almacén limpio, ordenado e identificado donde se pueda literalmente ver con claridad qué hay y dónde está. La clasificación del inventario por familias, por categorías o por compatibilidades es un principio básico. Haciendo recorridos regulares por el almacén también es fácil darse cuenta sobre qué se está moviendo y que no. Lo que tenga más de tres meses sin moverse se puede segregar e identificar, al igual que lo que tenga algún problema de calidad o no conformidad pero que aun se puede comercializar. Por último también lo que se rompió, dañó o caducó es posible separarlo para tomar acciones. Es aquí donde está el problema. Si hay empresas que hacen todo esto, es decir cuentan con un almacén bien organizado, pero simplemente la información se queda ahí, no se comparte, no se revisa y por lo mismo no se toman decisiones. “Ya tiene ahí como 5 meses”, “Lo trajeron, pero no se lo han llevado”, “Uy desde que yo llegué ya estaba”, etc. son comentarios reales y comunes que puedes escuchar cuando recorres las instalaciones y confirmas que no pasa nada.
2. Inventario teórico: En nuestro país el rango de control de este inventario empieza desde una simple hoja de cálculo hasta aplicaciones o sistemas hechos a la medida, pero una vez más los principios de control son los básicos. Hay entradas, hay consumos, hay salidas que no son más que sumas y restas. Lo que hace complejo la administración es el número de artículos o de productos. Errores en los registros, errores en las capturas u otros errores humanos son comunes, pero si se cuenta con la disciplina de revisar constantemente el físico vs el teórico los problemas se pueden identificar y corregir oportunamente. Cuando el físico y el teórico no cazan se abren otros problemas donde el más simple es que alguien se equivocó por registrar mal o por contar mal, pero se puede ir a cuestiones tan delicadas como robo interno, sabotaje, etc. En todos estos escenarios si el inventario físico y el teórico no están amarrados se generan variaciones de inventario que tienen un impacto directo en los resultados de la empresa. Las pérdidas, las mermas, los robos, los faltantes se consideran impactos directos al costo variable, es dinero que no se recupera (nunca se vendió y por lo tanto nunca se cobrará) y se refleja enteramente en disminución de las utilidades y en menor liquidez para el negocio.

¿Qué sigue? Si los inventarios físico y teórico ya están controlados el siguiente paso es integrar un equipo multidisciplinario que tenga la participación de las tres áreas centrales de la empresa: Administración, Comercial y Operaciones. En las PyME’s pueden ser unas cuantas personas pero lo central es que alguien deben revisar constante el inventario para saber con exactitud materiales, lotes y cantidades que no se han movido, que tienen algún problema o que se tienen que destruir. Eso generalmente lo obtiene Operaciones. 

Ese inventario en discusión debe valorarse para saber cuánto dinero está implicado. Recordemos esta es una de las razones centrales por las que las empresas se quedan sin liquidez, por tener dinero parado en el almacén. Administración puede calcular el costo de ese inventario y mejor aun identificar el 80/20 para saber cuáles son los materiales, productos e insumos que deben atenderse primero. No siempre “de lo que hay más, es lo que más vale”. 

Finalmente para tomar acciones es clave la participación activa del área Comercial para ofrecer, rematar, liquidar, colocar, vender todo ese inventario que se quedó parado por alguna razón. La resistencia para hacer este esfuerzo adicional es muy común. A nadie le gusta ir con un cliente a ofrecerle un producto rezagado o con alguna falla, pero esto no es opcional, es dinero parado que se tiene que recuperar para no comprometer el futuro de la empresa y por lo tanto el desempeño del equipo debe evaluarse considerando este objetivo. Los líderes de la empresa y este equipo deben trabajar al menos una vez a la semana en esto para lograr realmente los resultados tomando las mejores decisiones para el negocio.

Si necesitas ayuda para ponerle orden al almacén, para revisar el proceso de administración del inventarioo para integra un equipo que realmente resuelva el tema del dinero parado acércate a nosotros, solicita un diagnóstico de cortesía aquí y únete a la conversación en el grupo Los Negocios Exitosos.