¡Cómo crear sistemas fáciles para tu negocio!

La importancia de tener sistemas en nuestra empresa.

Los sistemas en las empresas hasta ahora, ha sido la parte menos entendida esta consideración es bastante extraña ya que al hacer que en tu negocio las cosas sean más fácil de hacer, hará que tu vida sea más fácil, así como para los miembros de tu equipo y hacer que tu negocio camine en forma fácil, consistente y sea más productivo.

Una de las principales razones por las que debes tener sistemas en tu negocio es porque estos, podrán hacer que tu negocio funcione sin ti.

En pocas palabras podrás tener más disponibilidad para llevar a cabo tus sueños, hacer cosas que te gusten, pasar el tiempo en tratar de conseguir otras metas más lucrativas que incrementen tu bienestar.

Piensa por un momento, porque construir un auto empleo en lugar de asegurarte que construirás una forma de tener arroyo de ingresos que se mantenga creciendo sin importar que tu tengas que estar ahí de hecho, debemos recordar este simple detalle: “la única razón en mente por la que debes iniciar un negocio, es para venderlo algún día".

Muy pocas personas, han conseguido hacer sus fortunas operando sus empresas, sin embargo, a diferencia la mayoría de la gente hace fortunas vendiendo negocios.

Cómo identificar las áreas a sistematizar.

Antes que nada, si lo que se tiene en mente es hacer un gran cambio en nuestro negocio debemos tener muy claro el estatus actual para tener la oportunidad principalmente de revertir los cambios que hagamos en nuestro negocio si estos no funcionan.

Por ejemplo, en una computadora podemos regresar al estado anterior si después de hacer cambios o ediciones en un archivo no nos satisficieron o cometimos algún error.

El tener esta claridad puede salvar a mucha gente del caos. Una vez que establezcas perfectamente tu posición necesitas tener una instantánea de cómo es tu negocio actualmente.

Dibuja un Organigrama:

Un organigrama te permite tener definida la estructura de tu empresa, esto te da orden y claridad de todos los cargos que existen y cómo se conforman, cuáles son los niveles y jerarquías, y que posiciones dependen de cada área para saber interactúan y se comunican entre sí.

Desarrolla Diagramas de Flujo:

Ahora que ya tienes el organigrama de la empresa el siguiente paso es desarrollar un diagrama de flujo para cada una de las áreas funcionales o departamento en tu negocio estos diagramas deben describir con detalle y exactitud, lo que sucede en cada área.

Involucra a todo tu equipo y documenta todo lo que cada colaborador hace:

Es altamente importante explicar a todo el equipo exactamente lo que estamos haciendo antes de comenzar, esto permitirá un mayor entendimiento y cooperación explícales que esto hará que los procesos, sus tareas serán más fáciles ellos se obtendrán mejores resultados siendo más productivos.

Ahora que sabes exactamente cómo funciona el flujo de los procesos en cada una de las áreas de la empresa, necesitas documentar cada proceso tal como sucede ahora, diario, semanal y mensual.

Está justamente es una tarea que implica mucha atención, tiempo y detalle por lo que no debes en el proceso editar cosas, hacer atajos o dejar cosas fuera. El objeto de esto es hacer una foto exacta de lo que sucede en tu organización.

Ahora que ya tenemos los sistemas más básicos para que nuestro negocio funcione el siguiente paso es concentrarnos en tener sistemas más eficientes que incrementen el crecimiento de nuestra empresa para que la operación sea más fácil y efectiva en pocas palabras llevar a nuestro negocio a las ligas mayores de la operación y la eficacia. El siguiente nivel es ocuparse de sistemas en áreas más corporativas estos sistemas deben ocuparse de controlar toda la operación.

Las cuatro áreas clave para sistematizar tu negocio son:

1. Personal y Educación : Cuando decimos que el personal de la empresa es la mejor inversión es cierto porque en medida que capacitemos, actualicemos a nuestra gente está tendrá mejores habilidades que les permita un mejor desempeño.

·      Capacita a tu equipo.

·      Crea un Sistema de Inducción.

·      Desarrolla un sistema de reclutamiento.

·      Crea un plan de contingencia.

·      Utiliza un sistema de reconocimiento.

·      Etc.

2. Sistemas y Tecnología: Documenta y automatiza para que tu negocio funcione de manera predecible siempre:

·      Programa e Implanta un Mantenimiento Periódico en todas tus Máquinas/Equipos.

·      Ten siempre un Sistema de Respaldo Computacional (back up).

·      Documenta Todos los Sistemas de Contabilidad.

·      Implanta y Actualiza Regularmente un Control de Calidad y de Seguridad.

·      Implementa Roles y Horarios para las Tareas Repetitivas.

·      Etc.

3. Entrega y Distribución: Esta es un área en la que cualquier negocio cabe perfectamente la sistematización es el área que generalmente es mecanizada y computarizada.

·      Sistemas libres de papelería.

·      Entrega tus servicios consistentemente.

·      Pronostica los Movimientos de Inventario.

·      Utiliza un Sistema de Entrega de Mercancía ’Justo a Tiempo’.

·      Mide la Calidad y el Profesionalismo de la Entrega de Productos y Servicios.

·      Etc.

4. Contabilidad, Probar y Medir: Conoce tus números, marketing, financieros y tus indicadores clave de desempeño (Kpi´s).

·      Elabora y Acata un Presupuesto Mensual y Anual.

·      Mide la Tasa de Conversión para cada Vendedor.

·      Consulta a un Contador Externo para la Planeación Fiscal.

·      Registra el Número de Transacciones por Cada Cliente.

·      Mide los Indicadores Clave de Desempeño en todas las Áreas de la Compañía

·      Etc.

Un acompañamiento profesional hará que todos estos pasos sean lo más eficaz posible, trabajando a partir de herramientas, ejercicios y recursos creados con este propósito. Si necesitas realizar algún cambio que se te resiste, solicítanos una primera sesión de Coaching gratuita online.