¿Cómo crear un departamento de RR.HH. desde cero?

Hace poco me preguntaron qué libro o guía recomendaría para iniciar un departamento de Recursos Humanos. ¡Me encantó que esta persona quisiera hacerlo bien desde el principio! La empresa apenas se estaba creando y ya estaban pensando en cómo gestionar el talento de la mejor forma. Mi respuesta inmediata fue: lee "Gestión del Talento Humano" de Idalberto Chiavenato. Este libro cubre temas fundamentales como reclutamiento, selección, capacitación, evaluación del desempeño, compensación y desarrollo organizacional.

Sin embargo, esa pregunta me dio la idea de crear este artículo para compartir algunos pasos prácticos con todos aquellos colegas que están enfrentando este desafío, ya sea iniciando un departamento desde cero o mejorando uno que actualmente se limita a lo básico.

1. El punto de partida: ¿Cuál es el estado actual del departamento?

Para dar respuesta a esta pregunta, te invito a que evalúes cada una de las etapas del ciclo de vida del colaborador y califiques en qué estado se encuentran (por iniciar, en desarrollo o mantener y mejorar).

Aquí te dejo una guía para que puedas realizar la calificación:

• Por iniciar: En esta categoría entrarán aquellas etapas que no existen, es decir, políticas y procesos que no están establecidos, sin herramientas de administración, sin claridad.
• En desarrollo: Todas aquellas etapas de las cuales se tenga un claro entendimiento del alcance, responsabilidades definidas y objetivos concretos que se están desarrollando.
• Mantener y mejorar: Esta calificación la merecen aquellas etapas que tienen procesos totalmente claros, definidos y funcionando bien.

Después de realizar esta evaluación, es crucial que definas aquellos procesos y/o políticas que son críticos a nivel legal ya que estos deben ser tu prioridad para asegurar que tu empresa está 100% en cumplimiento con lo mínimo que se espera en la gestión del talento humano.

2. Establece un sistema para la administración de la información de tus colaboradores

El registro de los empleados es lo que da vida a todos los procesos de Recursos Humanos; de ahí la importancia de contar con un sistema que administre toda su información desde su reclutamiento. Desde el inicio, debes tener claro cuántos colaboradores tienes y establecer los documentos necesarios tanto legales como administrativos que te servirán en el futuro. Por ejemplo, la fotocopia del documento de identidad es necesaria legalmente para temas de contratación pero no es de mucha utilidad para las siguientes etapas del ciclo de vida del colaborador. Por otro lado, los resultados de las pruebas psicotécnicas aplicadas en el proceso de selección no son obligatorios, pero pueden ser muy útiles para crear un plan de capacitación y desarrollo individual.

Cada empleado debe contar con su respectivo expediente desde el inicio. Si tu departamento ya existe, define el listado de documentos obligatorios con los que debe contar cada expediente y, de no tenerlos, apóyate con los líderes para recolectarlos en el menor tiempo posible.

3. Define, escribe y comunica las políticas

Es posible que existan varias reglas que las personas estén cumpliendo pero que no están escritas en ningún lugar. Es importante realizar un proceso de formalización en donde se dejen por escrito aquellas políticas que se espera que los colaboradores cumplan. En el caso de Colombia, mi consejo es que primero verifiques que el reglamento interno de trabajo existe y fue divulgado. ¡Esto es primordial en tu agenda! Luego, puedes continuar con políticas relacionadas a otros temas críticos como acoso laboral, asistencia, licencias y permisos, gestión del desempeño, confidencialidad, uso de drogas, entre otras.

Asegúrate de definir y escribir las políticas de una forma clara y concisa, de tal forma que sean fácilmente comprendidas por los colaboradores. Después de ello, comunica. De nada sirve tener un sinfín de políticas que nadie conoce y por ende, nadie cumple.

No olvides que en el proceso de divulgación debe quedar claro dónde puede ser consultada la política, es decir, el acceso a la misma ya sea de forma física o digital.

4. Documenta los procesos asociados a cada una de las etapas del ciclo de vida del colaborador

Establecer las bases para cada uno de los procesos es uno de los pasos más importantes a la hora de construir un departamento de RR.HH. Documentar estos procesos asegura que todos los miembros del equipo estén alineados y facilita la gestión del talento humano de manera eficiente y coherente.

Te sugiero dividir cada una de las etapas en fases o pasos y hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Quién debe intervenir o participar en este paso?
• ¿Cuáles son los registros que se deben dejar?
• ¿Cuáles documentos debo recolectar para dejar evidencia?
• ¿Cuánto tiempo dura esta fase?
• ¿Hay algo que deban incluir de forma obligatoria por las leyes de mi país?
• ¿Cómo es el flujo de la información?

5. Crea un plan de Recursos Humanos

En este punto, es fundamental identificar las necesidades de tu organización en términos de habilidades, capacidades y cronogramas desde una perspectiva a más largo plazo. Crear un plan de este tipo te ayudará a priorizar y gestionar tu presupuesto de recursos humanos. Por ejemplo, si tu organización está creciendo rápidamente, establecer un proceso sólido de reclutamiento e incorporación será una prioridad clave. Solo puedes hacer esto correctamente si comprendes las necesidades de tu organización.

La creación de este plan también incluye la definición del equipo necesario para ejecutarlo, de acuerdo a las prioridades definidas. Esto me recuerda uno de los retos que viví en una experiencia laboral donde tuve la oportunidad de crear el departamento de RR.HH. desde cero. En esta empresa, debíamos contratar en promedio 25 personas por semana, por lo tanto, la prioridad fue incorporar al equipo a una asistente de recursos humanos que realizara toda la gestión de contratación y afiliaciones a seguridad social, garantizando que todo lo legal se cumpliera al momento de la incorporación de los nuevos colaboradores. Al inicio, el equipo éramos ella y yo, pero a medida que la empresa fue creciendo, se requirieron nuevos roles en relaciones laborales, bienestar, SSGT, entre otros.

¡Aquí te dejo un consejo importante! Al inicio, puedes contratar personas que realicen labores híbridas y, de acuerdo al crecimiento de la empresa, ir especializando los roles. Como te decía anteriormente, esto depende del plan que traces una vez tengas identificadas las necesidades de tu empresa.

6. Apóyate en la tecnología

Es crucial que revises cuál es la tecnología o sistemas con los que actualmente cuentas y definas si aún los necesitas o deben ser reemplazados por algo mejor. Nuevamente, prioriza aquellos sistemas que deben estar en orden y funcionando correctamente, dada su importancia en el cumplimiento legal.

Implementar sistemas tecnológicos adecuados puede mejorar significativamente la eficiencia de tu departamento de RR.HH., permitiéndote gestionar mejor el talento humano y cumplir con las normativas legales.

Crear un departamento de Recursos Humanos desde cero puede parecer un desafío enorme, pero con una planificación cuidadosa y una ejecución sistemática, es posible establecer una base sólida para gestionar el talento de manera efectiva. Desde la evaluación inicial hasta el apoyo en la tecnología, cada paso es crucial para construir un departamento de RR.HH. que no solo cumpla con las normativas legales, sino que también potencie el crecimiento y desarrollo de los colaboradores y, en consecuencia, de la empresa.

🚀 Soy Catalina Duque y ayudo a los profesionales de recursos humanos a convertirse en estrategas exitosos mediante mentorías prácticas y un plan de acción detallado, sin necesidad de invertir tiempo en capacitaciones extensas.