¿Cómo democratizar y promover la tecnología RPA dentro de las empresas?

En el Post anterior describimos las pautas a considerar si debemos financiar un CoE RPA dentro de las empresas, ello vinculado al modelo de CoE (Centralizado o Federado) y los pre-requisitos tecnológicos y de competencia interna que se debe contemplar para abordar las diferentes opciones de financiamiento del Centro de Excelencia Operativa de Robots.

En este post abordaremos como democratizar la tecnología RPA dentro de las empresas orientándolo en los primeros pasos dentro del camino de la automatización, aplicando recomendaciones que nos permitirá integrar cada vez de manera transversal la tecnología RPA dentro de la compañía.

En los inicios una vez experimentando el primer proyecto piloto exitoso con la tecnología RPA, las áreas de negocio comenzarán a analizar y proponer distintos procesos candidatos para ampliar los beneficios obtenidos con el caso de éxito ejecutado con robots de software, sin embargo debemos tomar en cuenta que si deseamos internalizar la tecnología RPA en todas las unidades de negocio de la empresa, tenemos que implementar estrategias transversales que permitan democratizar y promover la automatización a gran escala , por ello las siguientes pautas desde mi experiencia las considero como una base para dicho objetivo, los cuales son :

1.Implementar una Hoja de Ruta RPA

Definir los pasos, guías y lineamientos a seguir en las nuevas iniciativas que serán potenciales candidatos para la automatización, debe encontrarse alineados con él acompañamiento y retroalimentación constante de CoE RPA, por ello, es importante diseñar un mapa de hitos donde se entregue las herramientas y plantillas que asista al especialista TI, de procesos y negocio a desarrollar el avance de dichos hitos y entender desde la etapa de análisis hasta el despliegue y monitoreo de sus robots los pasos a seguir en el camino de la automatización con una hoja de ruta implementando la tecnología RPA.

2. Crear un Portafolio RPA

Catalogar los procesos automatizados implementados dentro de la organización, permitirá evidenciar las tareas y actividades absorbidas con las automatizaciones, así como la trazabilidad y visibilidad del proceso de principio a fin, exponiendo los casos de éxito ante las áreas de negocio con búsqueda de cubrir necesidades a través de la automatización de procesos con robots, para lo cual un portafolio categorizado por área, proceso, sistemas involucrados, tiempo de procesamiento y beneficios cuantificables (económicos) entre otros indicadores de eficiencia serán clave en impulsar la credibilidad del impacto del RPA dentro de la organización.

 3.Demostrar Resultados con RPA

Los Casos de Negocio con indicadores de rentabilidad y eficiencia son claro ejemplo de éxito implementando automatizaciones con RPA, para ello complementarlo con un Dashboard o matriz de resultados que refleje el catálogo de procesos automatizados rentables será un gran aliado al momento de exponer los beneficios de la tecnología, indicadores como retorno de inversión, rentabilidad anual por proceso automatizado, eficiencia de esfuerzo por hora robot tendrán transcendencia en beneficios cuantitativos y cualitativos que se propone con la tecnología RPA dentro de la organización.

4. Implementar un Modelo de Capacitación interna con RPA

Promover o fomentar las capacitaciones internas dentro de las áreas de negocio permitirá coberturar capacidades para iniciativas de automatizaciones de procesos puntuales en donde no se cobertura de punta a punta necesidades que dependan un alto análisis y una alta especialización en construir componentes requeridos para desplegar un robot, permitiendo promover el conocimiento a automatizaciones de actividades rutinarias de necesidades puntuales del usuario, por ejemplo automatizar reportes financieros consolidados que requiere obtener información de 3 o 4 sistemas o procesos de carga de datos a sistemas comerciales o de carácter obligatorio ante entidades de supervisión gubernamental (SBS – Superintendencia de Banca y Seguros o SUNAT -Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria por citar algunos ejemplos), con ello permite al CoE RPA centrarse en procesos candidatos a automatizar críticos y estratégicos para la compañía. En este modelo se aplicará el concepto denominado “crowdsourcing” en donde los equipos internos capacitado en la tecnología RPA generará constante retroalimentación al CoE RPA en diseño de robots que contemplen algún impedimento de comprensión o uso de la herramienta para modelar sus propios diseños de robots, bajo el concepto de “crowdsourcing” el cual se base en la participación colectiva para llevar a cabo una resolución de problemas específicos, se aplicará el modelo de capacitación RPA.

5.Crear un Plan de Comunicación

Los Canales de comunicación son los puentes principales de atención y retroalimentación constante con las áreas de negocio que requieren cubrir sus necesidades con robots, para ello desarrollar un plan de comunicación que contemple por ejemplo la contactibilidad a través de correo electrónico, una cuenta representativa dentro de la red interna de comunicación de la compañía, permitirá acercarte con rapidez a las oportunidades de automatización que requieren ser atendidas, así como  promover a través de publicaciones internas (sesiones en vivo, mentoría, talleres y charlas acerca de la automatización de procesos) , pautas que permitirán evangelizar a las áreas de negocio que dentro de sus iniciativas contemplen como oportunidad la automatizacion de procesos con RPA.

En resumen, las pautas descritas potenciaran las automatizaciones a gran escala dentro de la organización, en donde deberás crear estrategias que contemplen la internalización de equipos con capacidad técnica y de proceso especializada para la tecnología RPA , gestionado a través de un CoE que guie y promueva iniciativas de automatización de rápida implementación por los propios usuarios de negocio (Citizen Developers – UiPath ) , permitiendo enfocarte en procesos de punta a punta en él cual son críticos y estratégicos para la compañia.