Cómo dirigir una pequeña PMO

i crees que tu empresa es demasiado pequeña para tener una Oficina de Gestión de Proyectos, piénsalo de nuevo. Soy la prueba de que los equipos pequeños se benefician de una PMO, incluso si esa PMO eres tú, que trabaja en cosas de PMO solo unas pocas horas a la semana.

Fui la PMO de un equipo de cuatro gerentes de proyecto. En ese momento estaba gestionando mis propios proyectos, pero los altos directivos decidieron que necesitaban una visión general de lo que estaba pasando. ¿En qué estaban trabajando esos gerentes de proyecto y a dónde iba el dinero? Era una pregunta sensata, así que me ofrecí como voluntario para asumir responsabilidades al estilo de la PMO para reunir esa información.

Hacer tiempo para ser la PMO Una de las razones por las que aún no teníamos una PMO es que parece una sobrecarga burocrática innecesaria para cuatro gerentes de proyecto. En un equipo tan pequeño, ¿por qué pagar por un servicio de PMO? Uno pensaría que todos podrían trabajar juntos de manera informal.

Bueno, eso es cierto hasta cierto punto, y nuestro equipo de gerentes de proyectos profesionales y autogestionados hizo un gran trabajo. Pero cuando te enfrentas a los plazos del proyecto y tu patrocinador te persigue por el último lanzamiento, es difícil tomarse el tiempo para preparar un informe de portafolio cuando no te va a ayudar a hacer avanzar tu proyecto.

No hay suficiente trabajo para que la PMO haga en un equipo pequeño para hacer de esto un trabajo de tiempo completo, y la mayoría de las pequeñas empresas tendrían dificultades para justificar la adición de alguien a la plantilla solo por eso. Mucho de lo que la PMO normalmente haría en una gran empresa, como organizar la capacitación en gestión de proyectos, apoyar a las personas a través de esquemas de credenciales y administrar gerentes de proyectos, lo hacen sus gerentes de línea. No hay necesidad de una PMO allí.

Sin embargo, alguien tiene que asumir la responsabilidad de esas funciones de PMO. Si quieres que se haga, asigna a alguien para que lo haga y ajusta su carga de trabajo: solo necesitan unas pocas horas a la semana, pero si esperas que se mantengan al 100% de los recursos para los proyectos, entonces las cosas de la PMO no sucederán. También tenía algunas de las tareas escritas en mis objetivos anuales, así que sabía que me evaluarían al final del año.

Manténgalo pequeño Las PMO son responsables de muchas cosas diferentes, y si le preguntas a dos gerentes de PMO qué hacen todo el día, obtendrás respuestas muy diferentes. Cuando diriges una pequeña PMO, es esencial centrar tus esfuerzos en lo que las partes interesadas van a encontrar útil. Las PMO más grandes pueden hacer la gestión de la realización de beneficios, la implementación de herramientas de gestión de proyectos y la contribución a la estrategia empresarial; pero si estás haciendo el trabajo de PMO para un equipo pequeño, probablemente no vas a dedicar mucho tiempo a ellos.

Mi PMO unipersonal fue responsable de:

• Elaboración de un informe semanal de portafolio para la la Gerencia
• Seguimiento de las métricas clave (la principal fue el porcentaje de proyectos que estaban programados para ejecutarse después de su fecha de finalización de referencia)
• Mantener actualizado el sitio de Sharepoint del equipo para que los gerentes de proyecto tuvieran acceso a los datos más recientes
• Preparación y distribución de plantillas de gestión de proyectos
• Ser responsable de las unidades de red compartidas donde se guardaron los documentos del proyecto
• Perseguir a los gestores de proyectos para obtener actualizaciones de estado
• Ayudar a los gestores de proyectos a hacer frente a las escaladas
• Intercambio de conocimientos, ya que estaba bien conectado y podía poner a la gente en contacto con otras personas que podían ayudar

Y yo hacía una auditoría del proyecto aquí o allá, en la que yo miraba informalmente los planes del proyecto, los registros de riesgos y otra documentación y señalaba lo que faltaba.

Hay bastantes cosas en esa lista, pero no tomó mucho tiempo. El informe de cartera era el que consumía más tiempo, pero era una herramienta de gestión realmente útil y hacía un seguimiento de todos los proyectos y las próximas solicitudes de trabajo que podrían convertirse en proyectos. Lo revisamos brevemente cada semana y en profundidad una vez al mes.

Si está asumiendo responsabilidades de PMO en un equipo pequeño, mantenga su lista de tareas lo más pequeña posible. Pregunte a sus partes interesadas qué creen que es lo más importante y concéntrese en eso. Es la única forma en que podrá administrar solo, y siempre puede agregar más tareas como el desarrollo de procesos y el soporte de gobernanza más adelante.

Las buenas relaciones lo hacen fácil El papel de la PMO es más que perseguir actualizaciones de estado, aunque a veces puede parecer que eso es lo que pasas la mayor parte de tu tiempo haciendo. Cuanto mejores sean tus relaciones con los gestores de proyectos y otros miembros del equipo, más fácil te resultará. Afortunadamente, trabajé en la misma oficina que la mayoría de mis compañeros gerentes de proyectos, por lo que fue fácil comunicarse con ellos. Aun así, a veces era difícil conseguir una posición definitiva sobre sus proyectos.

Trabaja en la construcción de relaciones sólidas con las partes interesadas clave, otros gerentes de proyectos y colegas de negocios para que cuando solicites una actualización (o cualquier otra cosa), sepan quién eres y por qué quieres la información. ¡Haz muchos favores! Cuando los gerentes de proyecto me daban una actualización verbal, a veces terminaba escribiendo informes para ellos, ya que esa era la única forma de obtener la información escrita cuando estaban muy ocupados. Pero recibí la actualización.

Se supone que este artículo no sugiere que mi experiencia como una pequeña PMO sea la única forma de hacerlo, y ciertamente no siento que haya hecho todo bien. No estoy seguro de que me ofrecería como voluntario para hacerlo de nuevo. Sin embargo, incluso cuando dedico unas horas a la semana a tareas que quedan fuera de las responsabilidades "tradicionales" de un gerente de proyecto, todo el equipo y la alta gerencia descubrieron que estábamos adoptando una visión mucho más profesional y estratégica de los proyectos.

Los beneficios de una PMO estaban ahí, y no importaba que fuera solo yo. Tomamos mejores decisiones y mantuvimos más proyectos en marcha (e incluso cancelamos algunos que no estaban funcionando) porque teníamos una función de PMO.

También puede ver los beneficios de una función de PMO, incluso si solo tiene unos pocos gerentes de proyecto y una pequeña cartera de proyectos. Simplemente averigua lo que quieres que hagan, elige a alguien (o a un par de personas) para que lo haga y luego ponte manos a la obra. Si no funciona, modifique su modelo hasta que lo haga: eventualmente encontrará un enfoque que agregue valor comercial real y funcione con el compromiso de tiempo que puede ofrecer.