¿Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento previo y posterior a una solicitud de trabajo?

Esta pregunta e inquietudes la escuchamos a menudo como Consultora de RR.HH. Si deseas postular a una oferta laboral debes leer con detención: objetivos, requisitos, beneficios, estudios del aviso. Si existe algún aspecto que no cumplas y se indica como (excluyente) no postule, puedes cerrar una puerta. Pero sino apareciera como "excluyente" y tienes el email de contacto podrías consultar amablemente con respecto al punto que no cumples.

¿Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento posterior a una solicitud de trabajo? y no sólo ¿Cómo? sino también ¿Cuándo?.

Una vez que postulas a un trabajo, te contactan y llevas a cabo una entrevista. Esperar la respuesta y preguntarte ¿cómo te fue? y ¿cuál fue su opinión de ti ? puede ser estresante y provocar una gran ansiedad. Comienzan las dudas de cómo lo hiciste, si respondiste adecuadamente, si tal vez no debiste decir "tal cosa" por eso es muy importante previo a tu búsqueda laboral, tener tu estrategia diseñada, un CV bien confeccionado y conocerte, eso te entregará mayor seguridad.

Que te sientas ansioso o nervioso después de una entrevista es totalmente legítimo aún más si te encuentras sin trabajo. Pero debes distinguirte de la forma adecuada de tu competencia, trabajar esa ansiedad y la paciencia. Muchas veces los procesos de selección y reclutamiento pueden durar más de lo que creemos, ya sea que lo realice la empresa directamente o sea a través de un empresa reclutadora. Existen varias variables además de las entrevistas con la persona que esté a cargo del proceso: entrevista psicológica, entrevista con supervisores o gerentes quién están a cargo del negocio, entrevista con quién será tu jefe directo, etc. Un correo electrónico de seguimiento es también una oportunidad para mostrarte interesado en el puesto y dar una buena impresión. Tu empleador apreciará tu correspondencia y tu entusiasmo por el puesto pero siempre y cuando seas profesional, no suenes agresivo, ni ansioso y respetes los plazos que te han mencionado.

Cuando vas a una entrevista lo que suele ocurrir, es que tu entrevistador te comenté que estarán en contacto contigo, que te avisarán de la próxima fase o bien que "x día" te contactarán. Por supuesto esa espera provoca bastante ansiedad. Pero es importante manejarla para no cometer el error de insistir en el momento inadecuado y esperar la respuesta del reclutador.

Algunas recomendaciones que dependen también del contexto en que te encuentres:

1- Es conveniente esperar unos días antes de enviar un correo, si te dieron una fecha o día "x" no envíes un correo antes de ese día. Espera y dale el tiempo que te comentaron que se tomarían para contactarte. Si lo haces antes demuestras ansiedad y es importante respetar los plazos establecidos. Puede ser que existan varias personas postulando al cargo y lucirás como "impaciente".

2- Si el tiempo ha pasado y no has tenido noticias. Sería ideal y apropiado escribir un email con la persona que te contacto para la entrevista, o bien si tienes el contacto de quién te entrevistó y te comentó que te contactarían. Sucede muchas veces que eres entrevistado por un supervisor o gerente o una psicóloga que realiza la evaluación psicolaboral pero no necesariamente están a cargo del proceso. Si no tienes su email puedes buscarlo en LinkedIn o tal vez lo encuentres en la página web de la empresa. Al escribir ese correo debes fijarte en la ortografía y redacción, ya que la forma más rápida de una mala impresión es escribir mal el nombre de la persona o alguna palabra con falta de ortografía.

3. Asunto del email: Si en un comienzo al enviar tu CV la ref. fue el cargo a postular puedes indicar en el asunto: Seguimiento - Proceso Coordinador Académico. ¿Porque la referencia del asunto? porque pueden estar con otros procesos y es importante ser lo más específico posible, así facilitarás al reclutador saber a que cargo te refieres.

4. Escribe un saludo adecuado. Tan solo debes escribir "Estimado/a" antes del nombre del reclutador. Evita ser demasiado informal escribiendo "Hola" tan solo porque sea un correo electrónico, ya que, por el momento, es importante que todo se mantenga formal y respetuoso. Ejemplo "Estimado Sr. Araya". "Buen día Sr. Araya". Por supuesto que existen excepciones dependiendo del contexto.

5. Menciona el puesto al cual hayas postulado y la fecha.  Si tu consulta es porque aún no te han contacto para una posible entrevista, menciona la fecha en la que hayas postulado a ese puesto, porque vía viste la oferta y tu intención de consultar sobre el estado del proceso. También puedes mencionar que quieres confirmar que hayan recibido tu CV.

"Estimado Sr. Suárez: la semana pasada, postulé al cargo de Coordinador Académico que se anunció a través de LinkedIn. Por el momento no he tenido noticias de la empresa sobre el cargo y quisiera confirmar que recibieron mi solicitud y mi CV".

Si tu consulta es posterior a tu entrevista, lo primero es respetar los días y luego puedes escribir un correo al reclutador o a la persona a cargo del proceso.

"Buen día Sr. Araya, la semana pasada estuve en entrevista por la postulación al cargo Coordinador Académico. Me gustaría si es posible conocer de los avances del proceso.

6. Usa un cierre corto y simple pero entusiasta. Para terminar el correo electrónico, usa una afirmación positiva sobre que esperas recibir una respuesta pronto. Asimismo, puedes ofrecerte a volver a enviar algún archivo si es que no se reenvió de la forma correcta y no olvides agradecerles por su tiempo.

• Por ejemplo, podrías decir "Por favor, no dude en comunicarse conmigo en caso de alguna consulta sobre mi CV o si se requiere información adicional. Quedo a la espera de su respuesta y le agradezco por su tiempo".
• Firma con "Atentamente, Tu Nombre" y coloca tu número telefónico en la siguiente línea.

7. Revisa el borrador antes de enviarlo. Debes revisar bien la gramática y la ortografía, así como también debes evaluar y afinar el flujo general del correo. Hacer que todo esto quede bien podría ser tan importante como tener tu reseña laboral o un CV bien confeccionado, por lo que debes dedicarle la atención que se merece. Cuando tengas confianza con todo, presiona el botón "Enviar".

• Podrías leer el borrador en voz alta de forma que te asegures de que se lea con fluidez y tenga sentido.

8. Esta es la parte más difícil, aún más sin estás sin trabajo: practica tener paciencia al esperar a que te respondan. Después de enviar el correo electrónico, dale un poco de espacio. Debes tener confianza en la solidez de tu CV por eso es muy importante la confección correcta y estratégica de tu currículum.

• En algunos casos, las personas sienten la tentación de hacer seguimiento por teléfono, pero debes tener cuidado de haber esperado con paciencia antes de considerar esta opción, ya que, si bien llamar por teléfono podría lograr que sobresalgas como candidato, también podría hacer que des la impresión de ser agresivo o ansioso. Frecuentemente los reclutadores se encuentran en entrevista durante todo el día, por lo que puede ser que no logres contactarlo.
• Existen procesos que pueden tardar meses por diferentes razones, cambios del perfil de búsqueda, el cliente solicitó a la consultora detener el proceso por temas internos de la empresa, la empresa ha decidido buscar un postulante interno, han decidido aplazar la búsqueda del profesional por restructuración, la persona que debe entrevistarte está de vacaciones o con licencia.

Muchas veces los reclutadores o empresas no dedican tiempo a responder a los candidatos el avance de su proceso o bien si ya no continúan. Lamentablemente es un política que deberían tener todas las empresas y consultoras. Algunas de las frases que hemos escuchado o leído en LinkedIn "hace un mes postulé a un cargo en "x" y fui a dos entrevista pero luego no tuve más noticias, envié un email y no tuve respuesta". También hemos visto casos en nuestro programa Career Support que están a la espera del feedback de la entrevistadora, y a los dos días quieren contactarla. Es importante manejar la ansiedad y junto a nuestro equipo los apoyamos en este proceso. No sólo en la semana, también estamos en contacto fin de semana porque para quién está sin trabajo todos los días son valorados en la búsqueda laboral. En un caso, cuando se presentó esta ansiedad, decidimos como equipo "coach y coachee" esperar unos días, y al contactar al reclutador, la respuesta fue de disculpas al candidato, por no avisarle, pero el gerente que debía entrevistarlo estaba de vacaciones por tanto una vez que regresará lo contactarían para avanzar en el proceso".

Como podemos ver los escenarios pueden ser diversos, por eso es muy importante detenerse a reflexionar antes de realizar un seguimiento, enviar un correo o hacer una llamada al reclutador. En nuestro Programa Career Support te acompañamos día a día desde la forma de postular a un cargo, como visualizarte frente a quiénes realizan la búsqueda y todo el proceso. "Buscar trabajo es trabajo" por tanto requiere de perseverancia, disciplina, paciencia, actitud y optimismo".

Si necesitas mayor información de nuestro Programa Career Support apoyo eficaz en la búsqueda laboral, contáctanos a daniela.lopez@hrgrowin.cl

Daniela López Ardiles | Marketing Advisor & Support HRGROWIN