Cómo implementar un programa exitoso y sostenible de administración de costos

El éxito de cualquier organización se basa en una sólida base financiera. El aumento de los ingresos es parte de la ecuación; encontrar ahorros es otra forma de mejorar la rentabilidad. Muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) miran primero a los gastos generales para detectar oportunidades de ahorro, sin embargo, este enfoque "rápido ganador" enfocado en resultados a corto plazo podría ser riesgoso.

 Por ejemplo, decidir arbitrariamente reducir los costos en general en un cierto porcentaje en comparación con el ejercicio anterior, o congelar el gasto en algunas categorías de gastos, podría hacer más daño que bien. Asimismo, los ahorros reconocidos pueden no ser apropiados o relevantes para las necesidades de la empresa o las condiciones del mercado. Los ahorros podrían ser insostenibles, y su naturaleza arbitraria también podría generar resistencia de los miembros del personal.

Los esfuerzos exitosos y sostenibles de reducción de costos deben estar impulsados por una filosofía de gestión de costos integrada en la cultura de una empresa. Esto es más que cambiar los objetivos presupuestarios anualmente. Compartir la información sobre los costos en toda la organización y vincular ese conocimiento con la estrategia corporativa debería ser el primer paso para reducir los costos.

Involucrar a todos

 Desarrollar e implementar un plan de reducción de costos involucra la comunicación. Todos deben entender y apoyar la iniciativa de ahorro de costos: empleados, gerentes e interesados. Los líderes deben inspirar la propiedad de la nueva cultura de gasto. La comunicación clara en toda la organización conducirá a una mentalidad de conciencia de costos.

 Conocer los patrones de gasto

¿A dónde va el dinero? Los gastos generales deben ser reagrupados y escudriñados para crear una imagen bien definida de los patrones de gasto. Este análisis - generalmente no se realiza debido a la falta de tiempo y recursos - puede revelar las oportunidades de ahorro que se pasan por alto. Los errores pueden ser costosos cuando los descuentos no se aplican, hay errores de facturación, o los mismos bienes o servicios son pedidos por separado por diferentes departamentos. Una revisión de gastos también tendrá en cuenta otras inexactitudes tales como gastos innecesarios o acciones redundantes

Reconocer las necesidades reales y los patrones de consumo

La comprensión de los patrones de gasto - la identificación de lo que se ordena y lo que realmente se utiliza dentro de la empresa - puede exponer las fortalezas y debilidades del proceso actual. Esto hace posible reagrupar las solicitudes de diferentes servicios y / o ubicaciones para aprovechar el poder adquisitivo y lograr mejores precios. Este análisis también puede poner de manifiesto si los recursos proporcionados a los empleados (tecnología de la información, telecomunicaciones, equipo) se están utilizando correctamente ya su máximo potencial. Examinar los datos del gasto puede ayudar a los líderes empresariales a replantear y reorientar una cultura de gasto y dinamizar la eficiencia

Benchmark y desarrollar metas

Después de identificar los patrones de gasto, el benchmarking es el siguiente paso. El benchmarking, una herramienta de mejora de la calidad, es la comparación de las prácticas y el desempeño de una organización con las de otros. Busca identificar estándares, o "mejores prácticas", para aplicarlos en la medición y mejora del desempeño. Los resultados de la evaluación comparativa deben conducir al desarrollo de metas de ahorro. ¿Los objetivos son realistas y factibles?

Monitorear los resultados.

 ¿Alcanzó los objetivos que identificó? Los logros tendrán que ser monitoreados con el tiempo para documentar los ahorros reales, ajustarse a los cambios o nuevos requerimientos, y para asegurar que se apliquen los términos y condiciones negociados.

 Un programa eficaz y sostenible de gestión de costos requiere un enfoque estratégico, combinado con una filosofía de ahorro basada en la cultura de la empresa. Los esfuerzos de participación de los empleados, un análisis de los patrones de gasto y consumo, la evaluación comparativa y los resultados de la supervisión deben convertirse en las señales más importantes en el camino que conducen al ahorro.

Expense Reduction Analysts (ERA) ayuda a las organizaciones a poner flujo de caja adicional  mediante la Optimización de Gastos, manteniendo la calidad y servicio.

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